Speaking of process editor...

For a process to be used in the mobile application, it is necessary to activate the Available for mobile option in the Security tab of your general settings. By default, this option is disabled.

You can locate the process using the Search field – located at the top.

In the process diagram, you can see the complete flow that the request can follow, as well as the settings for each component.

More details about the options available for the diagram can be found in Process diagram.

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More details about the available options for scripts can be found in Process scripts.

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When you click this option, the Form Editor is displayed, where you can create the form, configure all its fields, and the rules for each field.

When the process already has a linked form that was created by the Form Editor, this option is displayed as Edit process form .

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This option is only displayed when there is already a form created by the Form Editor linked to the process. When clicked, the Form Editor is displayed, where you can edit the form, its fields, and the rules for each field.

When the process does not yet have a linked form, this option is displayed as Create process form .

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The process code will be copied to the clipboard.

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Title
Name for identifying the process. This is the name that will be displayed when opening requests for the process in the Start request feature. You can edit the process name at any time.

Icon
Graphic element to facilitate the visual identification of the process. To change the icon, simply click on the arrow next to the current icon and click on the desired icon. You can locate a specific icon using the Search icon  field – located at the top. If no other icon is selected, the default icon will be assigned to the process.

Instructions
Instructions aimed at facilitating the understanding of those who will use the process, such as the purpose of this process, what can be requested from this process, who can use this process, among others. The instructions are displayed in the Request information tab.

Tags
Rótulos atribuídos ao processo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o processo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar um processo a partir da navegação ou pela busca, que considera as tags para encontrá-lo.

Categoria
Categoria à qual o processo pertence e na qual ele será exibido no recurso Iniciar solicitação. As categorias e subcategorias servem para organizar os processos e facilitar sua localização, visto que eles são agrupados por elas. Para incluir uma subcategoria, basta inserir a categoria, um ponto (.) e a subcategoria.

Complementar solicitações
Quem pode adicionar comentários e anexos nas solicitações em andamento mesmo quando elas não estão sob sua responsabilidade, garantindo assim, que toda comunicação seja registrada no histórico na solicitação ao invés de ser feita por outros meios. As opções disponíveis são:

• Responsável e solicitante: quando selecionada, determina que apenas o solicitante – no momento da abertura da solicitação – e o responsável pela etapa na qual a solicitação se encontra podem adicionar comentários e anexos.

• Responsável, solicitante e gestores: quando selecionada, determina que apenas o solicitante e os gestores do processo – a qualquer momento – e o responsável pela etapa na qual a solicitação se encontra podem adicionar comentários e anexos.

• Participantes e gestores: quando selecionada, determina que todos os envolvidos na solicitação em algum momento e os gestores do processo podem adicionar comentários e anexos a qualquer momento.
  

  → A pessoa A, que era responsável por uma determinada etapa da solicitação, transferiu ela para a pessoa B. → Mesmo não sendo mais responsável por nenhuma etapa da solicitação, a pessoa A ainda pode incluir comentários e anexos a qualquer momento, pois em um determinado momento ela foi uma participante do processo.

• Qualquer usuário: quando selecionada, determina que qualquer pessoa com cadastro ativo pode adicionar comentários e anexos na solicitação a qualquer momento.
  

  Essa opção é válida somente para processos públicos. Para definir um processo como público, é necessário ativar a opção Tornar público na aba Segurança.

Acompanhar complementos
Quem deve receber notificações quando um comentário ou um anexo for adicionado na solicitação. Esse campo não é habilitado quando a opção selecionada em Complementar solicitações for Responsável e solicitante. As opções disponíveis são:

• Notificar responsável: quando assinalada, determina que os responsáveis pelas etapas do processo serão notificados quando um comentário ou um anexo for adicionado na solicitação.

• Notificar solicitante: quando assinalada, determina que o solicitante – quem abriu a solicitação – será notificado quando um comentário ou um anexo for adicionado na solicitação.

• Notificar gestor: quando assinalada, determina que os gestores do processo serão notificados quando um comentário ou um anexo for adicionado na solicitação.

Volume de anexo
Local onde serão armazenados os anexos adicionados nas solicitações do processo. São exibidos apenas volumes do tipo Dafault e Anexo workflow. A gestão de volumes é feita no recurso Volumes do Painel de controle do usuário WCMADMIN.

Expediente
Expediente que será relacionado ao processo e considerado na execução das suas etapas. O expediente selecionado para o processo é utilizado nos cálculos de prazo final e atraso das etapas que não possuem expediente próprio configurado. São exibidos para seleção os expedientes que existem no recurso Expediente.

Prazo de expiração
Tempo máximo, em horas, dentro do qual a solicitação precisa ser finalizada para não ser considerada expirada. O preenchimento dever ser no formato 000:00. Ao atingir o tempo máximo, uma notificação é emitida a todos os envolvidos informando que a solicitação expirou. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser menor que o prazo de aviso.

Prazo de aviso
Tempo, em horas, antes do prazo de expiração da solicitação no qual será enviada uma notificação informando que a solicitação está para expirar. O preenchimento dever ser no formato 000:00. Ao ser configurado, o tempo é calculado levando em conta o expediente padrão cadastrado na plataforma. Esse prazo não pode ser maior que o prazo de expiração.

As ações e opções disponíveis nas demais abas das configurações do processo são detalhados abaixo, no passo a passo correspondente a cada ação.

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Tipo de atribuição
Como deve ser feita a definição das pessoas gestoras do processo, ou seja, quais pessoas terão o poder de representar qualquer outra pessoa envolvida no processo, bem como receber notificações de acompanhamento das solicitações. As opções disponíveis são:

• Nenhuma pessoa: quando selecionada, determina que nenhuma pessoa será gestora do processo, ou seja, o processo não terá gestores.
  

  Quando não é definido nenhum gestor, na ausência de qualquer pessoa envolvida no processo, ninguém poderá substituí-la.

• Grupo específico: quando selecionada, determina que apenas as pessoas de um grupo específico serão as gestoras do processo.

• Papel específico: quando selecionada, determina que apenas as pessoas que exercem um papel específico serão as gestoras do processo.

• Pessoa específica: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica será a gestora do processo.

Grupo específico
Grupo específico de pessoas que serão as gestoras do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Grupo específico em Tipo de atribuição. Para ver as pessoas que fazem parte do grupo selecionado, basta clicar em Visualizar e, para remover o grupo selecionado, basta clicar em Remover – ambos localizados no lado direito do nome do grupo.

Papel específico
Papel específico exercido pelas pessoas que serão as gestoras do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Papel específico em Tipo de atribuição. Para ver as pessoas que exercem o papel selecionado, basta clicar em Visualizar e, para remover o papel selecionado, basta clicar em Remover – ambos localizados no lado direito do nome do papel.

Pessoa específica
Pessoa específica que será a gestora do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Pessoa específica em Tipo de atribuição. Para remover a pessoa selecionada, basta clicar em Remover – localizados no lado direito do nome da pessoa.

Grupo específico
Grupo específico de pessoas que serão as gestoras do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Grupo específico em Tipo de atribuição. Para ver as pessoas que fazem parte do grupo selecionado, basta clicar em Visualizar e, para remover o grupo selecionado, basta clicar em Remover – ambos localizados no lado direito do nome do grupo.

Papel específico
Papel específico exercido pelas pessoas que serão as gestoras do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Papel específico em Tipo de atribuição. Para ver as pessoas que exercem o papel selecionado, basta clicar em Visualizar e, para remover o papel selecionado, basta clicar em Remover – ambos localizados no lado direito do nome do papel.

Pessoa específica
Pessoa específica que será a gestora do processo. Esse campo somente é exibido ao selecionar a opção Pessoa específica em Tipo de atribuição. Para remover a pessoa selecionada, basta clicar em Remover – localizados no lado direito do nome da pessoa.

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Os formulários são utilizados para que os envolvidos no processo possam, durante o andamento das solicitações, informar ou consultar dados de uma maneira simples e estruturada.

São exibidos formulários já existentes no recurso Documentos ou no Editor de formulário. Eles são identificados como:

• Formulário do ECM: são formulários que já existem e foram criados a partir do recurso Documentos. Eles podem ser vinculados e utilizados no processo normalmente, porém, não podem ser abertos e editados no Editor de formulário, pois não são compatíveis.

• Formulário do novo editor: são formulários que já existem e foram criados a partir do Editor de formulário, podendo ser abertos e editados a partir dele.

Essas opções são habilitadas apenas para formulários vindos do recurso Documentos, pois não são compatíveis com formulários do novo editor.

Registro único de formulário
Quando ativada, determina que os dados do registro do formulário serão sobrescritos a cada alteração na solicitação, mantendo um único registro de formulário para cada solicitação.
Se não for ativado, a cada alteração nos dados da solicitação, uma nova versão do registro do formulário é criada, permitindo assim, manter um histórico com todas as alterações feitas no formulário da solicitação ao longo do processo.

Registros de formulário herdam segurança
Quando ativada, determina que os registros do formulário criados a partir do processo podem ser vistos por todos que tenham permissão no formulário, mesmo não tendo participado do processo.

É possível assinalar até 15 campos.

Também é possível editar a descrição de cada campo, clicando sobre ele e alterando para a descrição desejada.

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Ao desvincular um formulário do processo, todas as configurações atreladas aos campos do formulário, tais como mecanismo de atribuição, segurança de anexos e filtros para a Central de tarefas são perdidas.

Depois de desvincular o formulário, é possível:

• selecionar outro formulário que já existe para que seja vinculado ao processo, podendo ser um formulário criado a partir do recurso Documentos – e que não é compatível com o Editor de formulário – ou um formulário que foi criado no Editor de formulário e também pode ser editado por ele posteriormente;

• criar um novo formulário pelo Editor de formulário clicando em Criar novo – exibido no lugar de Desvincular. Ao salvar o formulário criado, ele é automaticamente vinculado ao processo, podendo ser editado posteriormente pelo Editor de formulário. Depois que o formulário é criado, a opção Criar novo volta a ser exibida como Desvincular.

Também é possível deixar para criar um novo formulário futuramente a partir da opção Criar formulário do processo – localizada no lado direito da barra superior. Neste caso, não deve ser selecionado nenhum formulário já existente.

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As versões são exibidas da mais recente para a mais antiga. Em cada uma são exibidos detalhes como o número da versão, quem publicou a versão, o comentário inserido no momento da publicação e a data e a hora de publicação.

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Controlar segurança de anexo
Quando configurada, determina que haverá controle na visualização e manipulação dos documentos anexados nas solicitações do processo, ou seja, é possível definir quais grupos, papéis e pessoas terão determinadas permissões nos anexos. Para configurar, basta clicar em Configurar segurança de anexos. Veja o passo a passo clicando aqui.

Atualizar anexo
Quando ativada, determina que os anexos da solicitação que estão publicados no recurso Documentos serão atualizados na solicitação sempre que forem atualizados em Documentos.
Se não for ativada, mesmo que o anexo seja atualizado em Documentos, na solicitação ele permanecerá na versão que estava quando foi adicionado. Isso é válido para anexos adicionados na solicitação a partir do recurso Documentos e para anexos adicionados na solicitação e publicados em Documentos por meio de desenvolvimento sobre a plataforma.

Ativar processo
Quando ativada, determina que o processo está disponível para uso no recurso Iniciar solicitação, ou seja, já é possível abrir solicitações desse processo. A versão disponibilizada para uso é a última que foi publicada. Por padrão, essa opção está ativada. Mas, se for desativada, enquanto não for ativada novamente, o processo não fica disponível para uso.

Tornar público
Quando ativada, determina que qualquer pessoa pode consultar as solicitações desse processo. Se não for ativado, as solicitações podem ser consultadas apenas pelo solicitante, pelas pessoas que participaram do processo ou pelos gestores do processo.

Disponível para mobile
Quando ativada, determina que o processo está disponível para uso no aplicativo móvel da plataforma, ou seja, é possível abrir e movimentar solicitações desse processo pelo aplicativo.

Confirmar senha
Quando ativada, determina que todas as etapas do processo solicitarão a senha da pessoa que está executando, visando reafirmar a presença de cada pessoa na execução da etapa.

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As opções disponíveis são:

• Por campo de formulário: quando selecionada, determina que apenas a pessoa informando em um campo do formulário da solicitação receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados ao processo.

• Por grupo: quando selecionada, determina que apenas as pessoas de um grupo específico receberão as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por papel: quando selecionada, determina que apenas as pessoas que exercem um papel específico receberão as permissões assinadas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por pessoa: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

As opções disponíveis são:

• Publicar anexos: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem anexar documentos nas solicitações do processo.

• Editar próprios: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem editar os documentos que elas mesmas anexaram nas solicitações do processo.

• Remover próprios: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem remover os documentos que elas mesmas anexaram nas solicitações do processo.

• Ver de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem ver os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

• Editar de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem editar os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

• Remover de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem remover os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

Para ver os integrantes de um grupo ou de um papel adicionado, basta clicar em Visualizar participantes – localizado no seu lado direito. E, para remover um item adicionado – campo de formulário, grupo, papel ou pessoa – basta clicar em Excluir– localizado no seu lado direito – e clicar em Excluir novamente na mensagem de confirmação.

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Nesta aba, é possível criar propriedades específicas para esse processo. Essas propriedades avançadas são utilizadas para prover dados que podem ser requisitados durante os eventos do processo, por meio do dataset advancedProcessProperties ou por meio de codificação.

Atributo
Nome para identificação da propriedade.

Valor
Valor que será definido para a propriedade.

Para cancelar a inclusão da propriedade, basta clicar em Cancelar.

É possível editar a propriedade adicionada clicando em Editar , alterando as informações e clicando novamente em Salvar.

Para remover uma propriedade adicionada, basta clicar em Remover.

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Para cancelar as alterações feitas, basta clicar em Cancelar ao invés de salvar.

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Ao salvar o rascunho, as últimas alterações feitas no processo e que ainda não foram publicadas são salvas na versão que está em edição, mas ela ainda não fica disponível para uso ao abrir solicitações. É necessário publicar o processo com as alterações feitas para que elas sejam consideradas nas próximas solicitações que forem abertas.

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São permitidos até duzentos (200) caracteres na descrição.

Se for a primeira versão, é interessante inserir uma visão geral sobre o processo, com informações tais como qual o seu objetivo, o que ele permite solicitar, qual seu público alvo, dentre outras.

Se for uma nova versão, é interessante detalhar quais foram as alterações feitas, pois elas serão listadas no histórico do processo posteriormente.

Ao clicar nessa opção, é efetuada automaticamente uma análise de consistência das configurações do processo. Se todas as informações e configurações necessárias estiverem corretas, o processo é publicado. Caso contrário, é exibida uma mensagem informando as inconsistências existentes e que precisam ser ajustadas para que o processo seja publicado. Para voltar ao processo e corrigir as inconsistências, basta clicar em Voltar ao processo e corrigir.

Ao ser publicado, a nova versão do processo contendo as últimas alterações feitas é liberada para uso. As solicitações que estão em andamento continuam com as configurações da versão antiga. Apenas as novas solicitações abertas terão as configurações da nova versão do processo.

Depois que o processo é publicado, na mensagem de confirmação exibida, é possível clicar em Voltar à edição – para voltar para o processo e continuar editando-o – ou Iniciar solicitação – para abrir uma solicitação em uma nova aba.

Ao clicar na opção Salvar rascunho e voltar, todas as alterações feitas no processo são salvas e o recurso Configurar processos é exibido.

Para voltar sem salvar as alterações, basta clicar em Voltar sem salvar rascunho. Nesse caso, todas as alterações que ainda não tinham sido salvas são descartadas.

Esta documentação é válida a partir da atualização Voyager (2.0). Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

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