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Hablando del mecanismos de atribución...

Los mecanismos de atribución son instrumentos que permiten definir las posibles personas que pueden ser responsables en un proceso, de acuerdo con los criterios establecidos por el propio mecanismo elegido.

Los mecanismos pueden ser utilizados para:

definir los gestores del proceso: configurado en el propio proceso, permite definir quiénes son las personas que tendrán el poder de representar a cualquier otra persona involucrada en el proceso, así como recibir notificaciones de seguimiento de las solicitudes;

definir quién puede abrir solicitudes del proceso: configurado en la etapa inicial del proceso – componente Inicio, permite definir quiénes son las personas que pueden abrir solicitudes del proceso;

definir los responsables por cada etapa del proceso: configurado en cada etapa del proceso – componente Actividad, permite definir quiénes son las personas que pueden ser responsables de recibir la solicitud cuando llegue a cada una de las etapas del proceso.

Cuando no hay un mecanismo de atribución configurado en una etapa del proceso:

si es la etapa inicial: cualquier persona con registro activo en la plataforma puede abrir solicitudes de este proceso;

si es una etapa común: al mover la solicitud a esta etapa, es necesario seleccionar a una persona para recibirla, siendo permitido seleccionar a cualquier persona con registro activo en la plataforma.

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Objetivo de los mecanismos

Los mecanismos de asignación tienen como principal objetivo dirigir las solicitudes de procesos de forma automatizada, facilitando la asignación de responsabilidades.

Buscan agilizar el avance de las solicitudes, asignando cada etapa a los respectivos responsables, evitando cuellos de botella, distribuyendo las etapas entre grupos de personas y definiendo responsabilidades claras.

Tipos de mecanismos

Por defecto, existen cinco tipos de mecanismos de asignación disponibles para uso actualmente: Cualquier persona, Grupo específico, Rol específico, Por campo de formulario y Persona específica.

A continuación, se detalla el funcionamiento de cada uno de los mecanismos.

Cualquier persona

Este mecanismo permite definir que cualquier persona con registro activo en la plataforma puede ser la responsable de la etapa en la que fue configurado, es decir, cualquier persona puede recibir la solicitud cuando sea enviada a esa etapa o cualquier persona puede abrir solicitudes del proceso, en caso de ser la etapa inicial.

Cuando la solicitud sea movida de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo configurado, es necesario seleccionar a una persona para recibirla.

Este mecanismo no puede ser utilizado en la definición de gestor del proceso.

Ofrece flexibilidad para procesos simples o de bajo impacto, donde el propio solicitante sabe a quién debe enviar la solicitud.

No se recomienda para etapas críticas o de alta prioridad, debido a la falta de responsabilidad clara, o para etapas que involucran datos confidenciales.

En un proceso de Soporte técnico para el área de TI, se permite que cualquier persona que encuentre dificultades o tenga algún problema con cualquier herramienta utilizada en la empresa abra un ticket, que puede ser de error, de permiso, de duda, solicitando ayuda, etc.

En este caso, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Inicio del proceso – como:

Etapa	Tipo de mecanismo
Abrir ticket	Cualquier persona

→ Significa que cualquier persona de la empresa puede abrir un ticket para solicitar soporte.

Grupo específico

Este mecanismo permite definir:

en la gestión del proceso: que solo un grupo específico de personas son los gestores del proceso, es decir, pueden representar a cualquier otra persona involucrada en el proceso, así como recibir notificaciones de seguimiento de las solicitudes;

en las etapas del proceso: que solo un grupo específico de personas son los responsables de la etapa en la que se ha configurado, es decir, solo esas personas pueden recibir la solicitud cuando se envíe a esa etapa o solo esas personas pueden abrir solicitudes del proceso, en caso de que sea la etapa inicial.

Al seleccionar este mecanismo en la gestión del proceso o en la configuración de una etapa, es necesario informar cuál es el grupo específico de personas.

A continuación, para la etapa, también es necesario definir cómo debe ser su ejecución – si individual o conjunta.

La forma de ejecución – individual o conjunta – no está disponible para definición en la etapa inicial del proceso, ya que la solicitud solo puede ser abierta por una única persona, ni para la definición de gestor del proceso.

Individual

La etapa debe ser ejecutada por una única persona, es decir, solo una persona del grupo específico debe ejecutar esta etapa. En este caso, también es necesario definir si solo una persona del grupo debe recibir la solicitud cuando sea movida o si la solicitud debe ser enviada a todas las personas del grupo y la primera que la asuma se convierte en la responsable de ejecutar la etapa:

Selección de una persona del grupo: cuando la solicitud sea movida de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, es necesario seleccionar una persona del grupo para recibirla;

Envío a todos del grupo (pool): cuando la solicitud sea movida de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, será enviada automáticamente a todas las personas del grupo y la primera que la asuma se convierte en la responsable de ejecutar esta etapa.

Conjunta

La etapa debe ser ejecutada por varias personas, es decir, más de una persona del grupo específico debe ejecutar la etapa. En este caso, es necesario definir, también, si varias personas del grupo deben recibir la solicitud cuando se mueva o si la solicitud debe ser enviada a todas las personas del grupo para que pueda ser ejecutada por cualquiera hasta que se alcance el porcentaje de consenso:

Selección de múltiples personas: cuando la solicitud se mueva de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, es necesario seleccionar más de una persona del grupo para recibirla;

Asignación para todos del grupo: cuando la solicitud se mueva de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, se enviará automáticamente a todas las personas del grupo para que la etapa pueda ser ejecutada por cualquiera hasta que se alcance el porcentaje de consenso.

Al definir esta forma de ejecución para la etapa, es necesario definir, también, el porcentaje de consenso para la conclusión:

Consenso para conclusión: porcentaje de consenso que es necesario alcanzar para que la etapa sea considerada concluida, es decir, porcentaje de personas que deben asumir la etapa y tomar la misma decisión para que la solicitud pueda ser movida a la siguiente. Por defecto, el consenso se define en 100%.

Indicado para procesos que involucran varios departamentos, garantizando que cualquier integrante de los equipos pueda asumir las solicitudes y evitar cuellos de botella.

Cuando exige consenso, puede hacer que el avance del proceso sea un poco más lento.

En un proceso de Pago a proveedores, la última etapa es ejecutada por el área de Cuentas a pagar de la empresa, que está formada por 5 colaboradores. Todos ellos son aptos para asumir esta etapa y realizar el pago propiamente dicho, pero la solicitud debe ser asumida por solo una persona.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de asignación de esta etapa – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables de la etapa	Forma de ejecución de la etapa	Forma de envío de la solicitud
Realizar pago	Grupo específico	Integrantes del grupo Cuentas a pagar	Actividad individual	Envío a todos del grupo (pool)

→ Significa que, cuando la solicitud se envíe a la etapa Efectuar pago, todas las personas del grupo Cuentas a pagar verán la solicitud como pendiente y podrá ser asumida por cualquiera de las personas. Tan pronto como una persona asuma la solicitud, se convierte en responsable de efectuar el pago y la solicitud deja de ser exhibida como una pendiente para el resto de las personas del grupo. Por lo tanto, el mecanismo de asignación facilita la distribución de las actividades entre el grupo, permitiendo que, cuando una persona finalice su actividad actual, pueda asumir la siguiente pendiente, dando flujo constante a las solicitudes.

Papel específico

Este mecanismo permite definir:

en la gestión del proceso: que solo las personas que ejercen un papel específico son las gestoras del proceso, es decir, pueden representar a cualquier otra persona involucrada en el proceso, así como recibir notificaciones de seguimiento de las solicitudes;

en las etapas del proceso: que solo las personas que ejercen un papel específico son las responsables de la etapa en la que fue configurado, es decir, solo esas personas pueden recibir la solicitud cuando se envíe a esa etapa o solo esas personas pueden abrir solicitudes del proceso, en caso de que sea la etapa inicial.

Al seleccionar este mecanismo en la gestión del proceso o en la configuración de una etapa, es necesario informar cuál es el papel específico.

A continuación, para la etapa, también es necesario definir cómo debe ser su ejecución – si individual o conjunta.

La forma de ejecución – individual o conjunta – no está disponible para definición en la etapa inicial del proceso, ya que la solicitud solo puede ser abierta por una única persona, ni para la definición de gestor del proceso.

Individual

La etapa debe ser ejecutada por una única persona, es decir, solo una persona que ejerce el papel específico debe ejecutar esta etapa. En este caso, es necesario definir, también, si solo una persona que ejerce el papel debe recibir la solicitud cuando sea movida o si la solicitud debe ser enviada a todas las personas que ejercen el papel y la primera que la asuma se convierte en la responsable de ejecutar la etapa:

Selección de una persona del papel: cuando la solicitud sea movida de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, es necesario seleccionar una persona que ejerce el papel para recibirla;

Envío a todos del papel (pool): cuando la solicitud sea movida de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, será enviada automáticamente a todas las personas que ejercen el papel y la primera que la asuma se convierte en la responsable de ejecutar esta etapa.

Conjunta

La etapa debe ser ejecutada por varias personas, es decir, más de una persona que ejerce el rol específico debe ejecutar la etapa. En este caso, también es necesario definir si varias personas que ejercen el rol deben recibir la solicitud cuando se mueva o si la solicitud debe ser enviada a todas las personas que ejercen el rol para que pueda ser ejecutada por cualquiera hasta que se alcance el porcentaje de consenso:

Selección de múltiples personas: cuando la solicitud se mueva de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, es necesario seleccionar a más de una persona que ejerza el rol para recibirla;

Asignación para todos del rol: cuando la solicitud se mueva de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo y esta forma de ejecución configurados, se enviará automáticamente a todas las personas que ejercen el rol para que la etapa pueda ser ejecutada por cualquiera hasta que se alcance el porcentaje de consenso.

Al definir esta forma de ejecución para la etapa, también es necesario definir el porcentaje de consenso para la conclusión:

Consenso para la conclusión: porcentaje de consenso que es necesario alcanzar para que la etapa sea considerada concluida, es decir, porcentaje de personas que deben asumir la etapa y tomar la misma decisión para que la solicitud pueda ser movida a la siguiente. Por defecto, el consenso se define en 100%.

Indicado para etapas que requieren determinadas competencias o experiencia para ejecutar la acción necesaria, haciendo que las responsabilidades sean claras y aprovechando la experiencia y las habilidades de cada función dentro de la empresa.

Se recomienda revisar y actualizar regularmente los roles para que no queden obsoletos, haciendo que las solicitudes se pierdan o sean dirigidas a personas que ya no ejercen el rol definido.

En un proceso de Lanzamiento de campaña de marketing, es necesario que los vicepresidentes de la empresa estén de acuerdo con el contenido y con el enfoque de la campaña para que sea lanzada al mercado. Así, una de las etapas del proceso es la Aprobación de los vicepresidentes.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de asignación de esta etapa – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables de la etapa	Forma de ejecución de la etapa	Forma de envío de la solicitud	Consenso
Aprobación VPs	Grupo específico	Integrantes del grupo Vicepresidentes	Actividad conjunta	Envío para todos del grupo (pool)	80%

→ Significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación VPs, todas las personas del grupo Vicepresidentes verán la solicitud como pendiente y podrá ser asumida por cualquiera de las personas. Es necesario que el 80% de las personas del grupo asuman la etapa y tomen la misma acción (aprobar) para que se alcance el consenso y la solicitud continúe adelante. Así, el mecanismo de asignación garantiza que la mayoría de los vicepresidentes estén al tanto y de acuerdo con la campaña para que sea lanzada al mercado, evitando cualquier tipo de descoordinación de información o malentendidos.

Por campo de formulario

Este mecanismo permite definir que solo la persona informada en un campo del formulario de la solicitud en alguna etapa anterior es la responsable de la etapa en la que fue configurado, es decir, solo esa persona recibe la solicitud cuando se envía a esa etapa.

Al seleccionar este mecanismo en la configuración de una etapa, es necesario informar cuál es el campo del formulario de donde se obtendrá a esta persona.

Es posible utilizar algunos tipos de campo – abierto para escritura, combo, búsqueda – en la configuración del mecanismo. Sin embargo, algunos quizás no tengan sentido para quien va a responder el formulario, debido a que el mecanismo interpreta solo códigos o IDs (código del usuario, código del rol, código del grupo, etc.), es decir, el mecanismo necesita recibir un código como respuesta del formulario.

El campo Gestor es del tipo Texto simple (abierto para escritura) y será utilizado en el mecanismo de asignación. Para que el mecanismo pueda interpretar a la persona que será informada en el campo para dirigir la solicitud, la respuesta en el campo tendría que ser el código de matrícula del gestor, en lugar de su nombre, lo que dificulta bastante el llenado.

Por eso, la forma más simple de configurar este mecanismo es utilizando un campo de selección – combo o búsqueda – configurando un dataset para él – estándar o desarrollado sobre la plataforma – y seleccionando siempre un código (ID) como Valor. Así, quien responda el formulario seleccionará un nombre, pero el mecanismo automáticamente considerará el código de matrícula de ese nombre seleccionado para dirigir la solicitud.

Si el formulario vinculado al proceso no fue creado en el nuevo editor de formularios y el campo es del tipo Búsqueda, al configurar un dataset para él, automáticamente se crea una copia oculta del campo con el prefijo hidden_ en el nombre y en el código. Por lo tanto, es este campo copia el que debe ser seleccionado en el mecanismo de asignación.

El campo de búsqueda que será utilizado en el mecanismo de asignación es el Gestor directo, con el código gestor. Al configurar el dataset para el campo, automáticamente se creará un campo oculto con nombre y código hidden_gestor, siendo este el campo que debe ser seleccionado al configurar el mecanismo de asignación.

Esto no ocurre cuando el formulario vinculado al proceso fue creado en el nuevo editor de formularios.

Cuando la solicitud se mueve de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo configurado, se envía automáticamente a la persona que figura en el campo del formulario que se ha definido en el mecanismo.

Este mecanismo no puede ser utilizado en la etapa inicial del proceso, ya que depende de una definición proveniente de una etapa anterior a la etapa en la que está configurado, ni para la definición de gestor del proceso.

Al permitir la asignación dinámica de responsabilidad, se recomienda para etapas donde la responsabilidad varía de acuerdo con la información proporcionada a lo largo del proceso.

Al depender de la información que figura en un campo, el formulario debe estar bien construido, debe solicitar la información de manera objetiva e instruir al solicitante a completar la información correcta para que sea útil en la dirección de la etapa.

En un proceso de Solicitud de acceso al sistema, el solicitante debe informar quién es su gestor y por qué motivo necesita el acceso a la herramienta para la cual está solicitando. Antes de ser enviada al área de TI, responsable de liberar los accesos, la solicitud será enviada al gestor del solicitante para que apruebe o no la liberación del acceso. El gestor responsable de la aprobación varía de acuerdo con el solicitante.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de asignación de la aprobación del acceso – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Responsable de la etapa
Aprobación del gestor	Por campo de formulario	Persona informada en el campo Gestor

→ Significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación del gestor, la persona responsable de ella y que recibirá la solicitud será la que fue informada en el campo Gestor del formulario del proceso. Así, el mecanismo de atribución garantiza que cada solicitud sea dirigida directamente a la persona responsable, facilitando la gestión y la aprobación de las solicitudes de acceso.

Persona específica

Este mecanismo permite definir que solo una persona específica es la responsable de la etapa en la que fue configurado, es decir, solo esa persona recibe la solicitud cuando se envía a esa etapa o solo esa persona puede abrir solicitudes del proceso, en caso de que sea la etapa inicial.

Al seleccionar este mecanismo en la configuración de una etapa, es necesario informar quién es la persona específica.

Cuando la solicitud se mueva de la etapa anterior a la etapa que tiene este mecanismo configurado, se envía automáticamente a la persona específica que fue definida en el mecanismo.

Si la persona específica definida en este mecanismo está inactiva cuando la solicitud se mueva a la etapa, la solicitud se envía al gestor del proceso.

Al dirigir a una persona específica, se recomienda para etapas que manejan información confidencial, datos críticos o secretos, o para aprobaciones que solo una persona está autorizada a realizar.

Si la etapa no es crítica ni secreta, definir solo una persona responsable puede generar cuellos de botella y hacer que la solicitud se quede parada por mucho tiempo, puede sobrecargar a la persona responsable con tareas que podrían ser distribuidas entre varias personas, además del riesgo de retrasos en el proceso si la persona no está disponible en algún período o día.

En un proceso de Aprobación de contrato, la persona responsable de aprobar y liberar la firma del contrato es el director del área de Contratos de la empresa. Solo este director puede tener acceso a la información necesaria para aprobar o no la firma de los contratos.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de la aprobación del contrato – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Responsable de la etapa
Aprobación del director	Persona específica	Maria da Cunha

→ Significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación del director, la persona responsable de ella y que recibirá la solicitud es Maria da Cunha, solo ella puede decidir esa aprobación. Así, el mecanismo de asignación garantiza que la responsabilidad por la aprobación del contrato esté claramente definida y que solo la persona configurada pueda ejecutar esta etapa, asegurando eficiencia, responsabilidad y confidencialidad de la información en el proceso.

Ejemplos de uso

Reunimos aquí varios escenarios en los cuales pueden aplicarse los diferentes mecanismos de atribución. Los ejemplos incluyen el mecanismo, el escenario donde se aplicará y lo que sucede cuando la solicitud se mueve a la etapa en la que fue configurada.

Se demuestran ejemplos con algunos tipos de mecanismos de atribución. Haz clic en cada escenario para ver sus detalles.

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el) {
                var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                var $content = $(el).find('span.cloak');
                if (isExpand) {
                    $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
                    $content.show();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose');
                    $content.hide();
                }
            });
        }

        $(document).on('click', '#toggleAll-1', function(ev) {
            ev.preventDefault();
            var isExpand = $(this).data('expand');
            var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
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Solo las personas que forman parte de un grupo pueden solicitar la compra de un equipo.

→ Grupo específico

En un proceso de Compra de equipo electrónico, como laptops, monitores, ratones, teclados, auriculares, entre otros, solo algunas personas del área de Infraestructura tienen autorización para solicitar la compra para el área de Compras de la empresa. Es decir, el colaborador que tiene alguna necesidad de equipo debe, en primer lugar, ponerse en contacto con el área de infraestructura para notificarles sobre su necesidad. Ellos analizarán si ya poseen el equipo solicitado o si será necesario comprarlo. Si es necesario comprarlo, las personas que ejercen la función de gestionar los equipos – compra, cambio, control de inventario, descarte, etc. – del área de Infraestructura pueden abrir una solicitud de compra del equipo necesario.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Inicio del proceso – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables pela etapa
Solicitar compra de equipo	Papel específico	Integrantes del grupo Gestión de equipos

→ Significa que solo las personas que ejercen la función de gestionar los equipos electrónicos de la empresa pueden abrir solicitudes para el área de Compras. Así, el mecanismo de atribución garantiza que solo las personas autorizadas y que poseen la información necesaria para decidir si se debe solicitar una compra abran solicitudes, evitando así compras innecesarias, información desactualizada, inventario desactualizado, entre otras cuestiones.

La aprobación de gastos debe ser realizada por el responsable de acuerdo con su categoría.

→ Por campo de formulario

En un proceso de Aprobación de gastos, el solicitante completa algunas informaciones, tales como el valor, la justificación y la categoría del gasto. La aprobación de este gasto varía de acuerdo con su categoría (viaje, equipo, marketing, contratación, etc.), es decir, dependiendo de la categoría, la aprobación debe ser enviada al gestor responsable de ella. Cuando el solicitante elige la categoría, el campo Gestor responsable se completa automáticamente.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possíveis responsáveis pela etapa
Aprobación del gestor	Por campo de formulario	Persona informada en el campo Gestor responsable

→ Esto significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación del gestor, la persona responsable por ella y que recibirá la solicitud será la que fue informada en el campo Gestor responsable del formulario, que fue completado automáticamente al seleccionar la categoría del gasto. Así, el mecanismo de atribución garantiza que cada solicitud sea dirigida directamente a la persona responsable, facilitando la gestión y la aprobación de los gastos y, también, evitando inconvenientes de tener que transferir la solicitud a otra persona, por ejemplo.

Solo las personas que forman parte de la gestión pueden solicitar la apertura de vacantes para el RH.

→ Rol específico

En un proceso de Solicitud de apertura de vacante, solo los gestores de las áreas pueden abrir solicitudes cuando identifican la necesidad debido al aumento de demanda, salida de un colaborador o una nueva posición estratégica en el equipo. Esta solicitud debe pasar por algunas aprobaciones, como el RH, directores y gestores ejecutivos.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Inicio del proceso – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables pela etapa
Solicitar apertura de vacante	Rol específico	Personas que ejercen el rol Gestores

→ Significa que solo quienes ejercen el rol de gestión de personas dentro de las áreas de la empresa pueden abrir una solicitud de apertura de vacante. Así, el mecanismo de atribución garantiza que solo las personas autorizadas y que poseen la información necesaria para la apertura de una vacante abran solicitudes.

La recompra de acciones necesita ser aprobada por el 90% de los consejeros de la empresa.

→ Grupo específico

En un proceso de Recompra de acciones, es necesario que los miembros del consejo de la empresa estén de acuerdo con la estrategia presentada por el equipo ejecutivo, así como con el precio que se pagará por cada acción y con la propuesta de valor que esta decisión traerá para la compañía. Así, una de las etapas del proceso es la Aprobación del consejo.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables pela etapa	Forma de ejecución de la etapa	Forma de envío de la solicitud	Consenso
Aprobación del consejo	Grupo específico	Integrantes del grupo Consejeros	Actividad conjunta	Envío para todos del grupo (pool)	90%

→ Significa que, cuando la solicitud sea enviada para la etapa Aprobación del consejo, todas las personas del grupo Consejeros verán la solicitud como pendiente y podrá ser asumida por cualquiera de las personas. Es necesario que el 90% de las personas del grupo asuman la etapa y tomen la misma acción (aprobar) para que se alcance el consenso y la solicitud continúe adelante. Así, el mecanismo de atribución garantiza que la mayoría de los consejeros esté al tanto y de acuerdo con la propuesta de recompra para que esta se aplique en el mercado, evitando cualquier tipo de descoordinación de información o malentendidos.

El responsable de aprobar un presupuesto varía de acuerdo con el valor.

→ Por campo de formulário

En un proceso de Aprobación de presupuesto, es necesario informar algunos datos, entre ellos, el valor total del presupuesto a ser aprobado. El responsable de aprobar este presupuesto varía de acuerdo con el valor, dado que existen niveles de aprobación para el gestor, para el gestor ejecutivo y para el director. Al informarse el valor en el formulario, el campo Responsable de la aprobación se completa automáticamente y la etapa Aprobación debe ser enviada a esta persona.

De esta forma, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente Actividad – como:

Etapa	Tipo de mecanismo	Possibles responsables pela etapa
Aprobación	Por campo de formulario	Persona informada en el campo Responsable de la aprobación

→ Esto significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación, la persona responsable de ella y que recibirá la solicitud será la que fue informada en el campo Responsable de la aprobación del formulario, que fue completado automáticamente al informar el valor del presupuesto a ser aprobado. Así, el mecanismo de atribución garantiza que cada solicitud sea dirigida directamente a la persona responsable, facilitando la gestión y la aprobación de los presupuestos y, además, evitando que los gestores reciban solicitudes fuera de su nivel de aprobación y tengan que transferirlas a otro responsable.

Dudas frecuentes

Consulte aquí algunas dudas frecuentes sobre los mecanismos de atribución.

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el) {
                var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                var $content = $(el).find('span.cloak');
                if (isExpand) {
                    $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
                    $content.show();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose');
                    $content.hide();
                }
            });
        }

        $(document).on('click', '#toggleAll-2', function(ev) {
            ev.preventDefault();
            var isExpand = $(this).data('expand');
            var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-2" href="#" data-expand="true">Abrir/cerrar todas las dudas</a>

¿Qué sucede si la persona específica configurada en el mecanismo no está disponible?

La solicitud quedará detenida en la etapa. Si el proceso tiene gestores, solo ellos podrán realizar alguna acción en lugar de la persona específica.

¿Puedo atribuir una etapa del proceso a más de un grupo simultáneamente?

No. En este momento no es posible definir más de un grupo como responsable de una etapa o de la gestión de un proceso.

¿Qué sucede si la etapa es atribuida a un rol y ninguna persona ejerce ese rol en este momento?

La solicitud quedará detenida en esa etapa y nadie podrá asumirla, a menos que el proceso tenga gestores, ya que ellos pueden asumir la solicitud. Por esta razón, es muy importante siempre revisar y actualizar los roles para que representen la actual organización de las funciones dentro de la empresa.

¿Es posible alterar el mecanismo de atribución después de que la actividad/etapa ha sido creada y configurada?

Sí, es posible. Sin embargo, si el proceso ya tiene una versión publicada, este cambio implicará en una nueva versión del proceso. Y, para que el cambio se aplique en las próximas solicitudes abiertas, es necesario publicar el proceso nuevamente.

Las solicitudes que ya estaban abiertas y en curso antes del cambio, permanecen con las configuraciones de la versión antigua. Solo las nuevas solicitudes que se abran después de la publicación de la nueva versión del proceso tendrán las modificaciones.

¿Cómo garantizar que la solicitud no quede detenida por mucho tiempo en una etapa sin ser asumida?

No hay forma de garantizar esto. Sin embargo, existen recursos y buenas prácticas que pueden contribuir a que esto no suceda, tales como:

configurar la etapa para notificar al responsable: así, cuando la solicitud llegue a la etapa, el responsable es notificado y se entera de que existe una pendiente bajo su responsabilidad;

definir al menos un gestor para el proceso: así, en caso de que el solicitante no esté disponible en el momento en que la solicitud llegue a la etapa (esté ausente, por ejemplo), el gestor puede asumir o transferir la solicitud a otra persona;

siempre revisar grupos y roles: así, se garantiza que siempre reflejen la actual organización de la empresa, evitando que las solicitudes se pierdan a lo largo del proceso.

¿Es posible utilizar el mecanismo Cualquier persona en etapas que involucran datos confidenciales?

Sí, es posible utilizarlo, pero no se recomienda. Las etapas que manejan datos confidenciales o críticos deben ser dirigidas a las personas autorizadas a tener acceso y a tomar alguna decisión con base en ellos.

¿Qué sucede si el campo utilizado para la asignación es eliminado del formulario?

Existen dos situaciones que pueden ocurrir en este escenario:

Cuando el formulario pertenece al proceso en cuestión, es decir, fue creado para ese proceso: aparecerá un mensaje informando que el mecanismo de asignación de determinada etapa no tiene el campo de formulario indicado y no será posible publicar el proceso que contenga esta modificación en el formulario, a menos que el mecanismo sea cambiado. Esto ocurre porque, al editar el formulario del proceso, automáticamente se genera una nueva versión, tanto del formulario como del proceso, siendo necesario publicarlas para que los cambios se apliquen en las próximas solicitudes que se abrirán.

Cuando el formulario ya existía y solo fue relacionado al proceso en cuestión: ocurrirá una inconsistencia cuando el responsable intente mover la solicitud de la etapa anterior a la etapa que tiene el mecanismo por campo de formulario configurado, informando que no fue posible encontrar al responsable de la próxima etapa y la solicitud no será movida.

Esta documentación es válida a partir de la actualización Voyager (2.0). Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que ve en su plataforma.

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