Integração de Leads e Oportunidades do Exact Spotter para TOTVS CRM em unidades TOTVS Corp   

Contexto

A integração entre o Exact Spotter e o TOTVS CRM por meio do TOTVS IPAAS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração entre as ferramentas você pode automatizar o processo de envio de lead/oportunidades geradas no Exact Spotter para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

• Exact Spotter
• TOTVS IPAAS
• TOTVS CRM

Unidades que usam este modelo de integração

• TOTVS Ibirapuera
• TOTVS SMB SP
• TOTVS SMB RJ
• TOTVS SMB BH
  
• TOTVS SMB RECIFE

O que esta integração faz?

O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

Diagrama da integração de Leads/Oportunidades com origem no Exact Spotter para o TOTVS CRM

Diagrama da integração TOTVS CRM → Exact Spotter

Quando um lead/oportunidade é enviado ao TOTVS CRM?

Quando o lead/oportunidade entra na etapa "Lead Qualificado" do funil, é acionado um gatilho para que o registro seja enviado ao IPAAS para realizar a integração com o TOTVS CRM:

Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

Sempre que um lead é qualificado no Exact Spotter um evento é disparado para o IPAAS que integra as informações de Lead/Cliente, Contato, Oportunidade, Equipe da oportunidade e Atividade com o TOTVS CRM.

JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

Lead/Cliente (Lead/Customer):

Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

Contato (Contact):

Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

Oportunidade (Opportunity):

Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

Equipe da oportunidade (Team Members):

Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

Atividade (Activity):

Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

Pré-requisitos Cliente

É necessário contratar o pacote Essential ou superior do Exact Spotter.

Pré-requisitos Exact Spotter

Para que os leads, contatos, oportunidades e atividades sejam integrados corretamente, é necessário cadastrar alguns eventos no Exact Spotter que chamarão os Webhooks, enviado a informação da forma correta ao IPAAS e posteriormente para o TOTVS CRM.

Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

Os eventos padrão e os corpos da requisições são:

OBSERVAÇÃO: caso o cliente queira que o lead/cliente seja disparado para o TOTVS CRM em outra etapa diferente de Agendados e Reagendados, basta alterar/remover os dois eventos abaixo com a sua respectiva etapa.

Segue documentação dos eventos possíveis: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

• • event.leadqualified

{
    "event": "event.leadqualified",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Pré-requisitos IPAAS:

Adicione uma conta no aplicativo TOTVS CRM:

• Acesse o aplicativo TOTVS CRM
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta"
• Você pode configurar de duas formas, via body ou via bearer token, conforme as imagens abaixo:

Adicione uma conta no aplicativo Exact Sales:

• Acesse o aplicativo Exact Sales
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta" e configure conforme a imagem abaixo:

O próximo passo é clonar o diagrama de uma unidade de negócio existente no projeto Standard - TOTVS CRM-SPOTTER-PRODUCAO no IPAAS. Como sugestão, clonar o diagrama TSE001 - TOTVS SAO PAULO.

Para isso, realize os seguintes procedimentos:

• Abra o seu navegador e acesse o site https://IPAAS.totvs.app/
• No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
• Acessar Projetos e Pacotes e entrar no projeto Standard - TOTVS CRM-SPOTTER-PRODUCAO
• Clicar no botão dos três pontinhos no diagrama TSE001 - TOTVS SAO PAULO e após isto, DUPLICAR.
• Este diagrama que fará a inclusão da nova unidade na integração do Spotter para o CRM.

Em caso de uma nova unidade, não será necessário configurar variáveis no Spotter. Porém, se for uma nova instalação, pode ser preciso configurar variáveis através dos passos:

• Abra o seu navegador e acesse o site https://IPAAS.totvs.app/
• No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela;
• Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção
• Procure o projeto Standard - TOTVS CRM-SPOTTER-PRODUCAO
• Agora, você deve preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável

Segue os valores a serem preenchidos:

*  É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o usuário responsável ao cadastrar um lead/oportunidade (SPOTTER DEFAULT USER, quadro abaixo). 

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o pré vendedor ao cadastrar um lead/oportunidade (variável SPOTTER DEFAULT PRE SELLER, quadro abaixo).

Cadastre um usuário no TOTVS CRM para a integração, este usuário deverá ser admin e ser marcado no banco como tal. Solicitar ao time de devOps da TOTVS CRM.

Crie os seguintes Workflows:

O fluxo de integração utiliza variáveis para que seja possível integrar mais unidades de negócio sem a necessidade de criar um projeto completo de integração.

As variáveis adotadas para cada unidade de negócio ficam armazenadas em um objeto personalizado do CRM, com o cadastro disponível em:

> Telas customizadas > Variáveis CRM x Spotter

Devem ser preenchidos os campos do formulário para cada unidade de negócio, abaixo:

Exemplo do fluxo

FAQ

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do IPAAS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do IPAAS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no IPAAS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o Exact Spotter