Integração de Leads e Oportunidades do Exact Spotter para TOTVS CRM em unidades TOTVS Corp   

Contexto

A integração entre o Exact Spotter e o TOTVS CRM por meio do TOTVS IPAAS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração entre as ferramentas você pode automatizar o processo de envio de lead/oportunidades geradas no Exact Spotter para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

• EXACT SPOTTER
• TOTVS IPAAS
• TOTVS CRM

Unidades que usam este modelo de integração

• TOTVS Ibirapuera
• TOTVS SMB SP
• TOTVS SMB RJ
• TOTVS SMB BH
  
• TOTVS SMB RECIFE

O que esta integração faz?

O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM para que o profissional de vendas continue o processo de evolução no TOTVS CRM de uma oportunidade inicialmente gerada com o uso do Spotter por um assistente de vendas ou pré-vendedor.

Diagrama da integração de Leads/Oportunidades com origem no Exact Spotter para o TOTVS CRM

Diagrama da integração TOTVS CRM → Exact Spotter

Quando um lead/oportunidade é enviado ao TOTVS CRM?

Quando o lead/oportunidade entra na etapa "Lead Qualificado" do funil, é acionado um gatilho para que o registro seja enviado ao IPAAS para realizar a integração com o TOTVS CRM:

Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

Sempre que um lead é qualificado no Exact Spotter um evento é disparado para o IPAAS que integra as informações de Lead/Cliente, Contato, Oportunidade, Equipe da oportunidade e Atividade com o TOTVS CRM.

JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

Lead/Cliente (Lead/Customer):

Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

Contato (Contact):

Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

Oportunidade (Opportunity):

Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

Equipe da oportunidade (Team Members):

Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

Atividade (Activity):

Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

Pré-requisitos Cliente

É necessário contratar o pacote Essential ou superior do Exact Spotter.

Pré-requisitos IPAAS:

Clone o diagrama de uma unidade de negócio existente no projeto Standard-CRM-Spotter-PRODUCAO, no IPAAS. Como sugestão, clonar o diagrama TSE001 - TOTVS SAO PAULO

Para isso, realize os seguintes procedimentos:

• Abra o seu navegador e acesse o site https://IPAAS.totvs.app/
• No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
• Acessar Projetos e Pacotes e entrar no projeto Standard-CRM-Spotter-PRODUCAO,
• Clicar no botão dos três pontinhos no diagrama TSE001 - TOTVS SAO PAULO e após isto, DUPLICAR.

• No canto superior do diagrama clonado, altere o nome conforme a unidade a ser adicionada

• Configurar o diagrama conforme as imagens abaixo:

• Depois disso clique em publicar diagrama;

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Cadastre um usuário no TOTVS CRM para a integração, este usuário deverá ser admin e ser marcado no banco como tal. Solicitar ao time de devOps da TOTVS CRM.

O fluxo de integração utiliza variáveis para que seja possível integrar mais unidades de negócio sem a necessidade de criar um projeto completo de integração.

As variáveis adotadas para cada unidade de negócio ficam armazenadas em um objeto personalizado do CRM, com o cadastro disponível em:

> Telas customizadas > Variáveis CRM x Spotter

Devem ser preenchidos os campos do formulário para cada unidade de negócio, abaixo:

Após configurado as variáveis específicas da unidade, é necessário criar os Workflows que dispara a volta da atualização da oportunidade para o Spotter

Pré-requisitos Exact Spotter

Para que o lead/cliente seja integrado corretamente com o TOTVS CRM, é necessário cadastrar o evento leadqualified no Exact Spotter que chamará o diagrama TSE000 - TOTVS TESTE que criamos acima como exemplo.

Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir o evento.

Segue documentação para auxilio: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

O evento que vamos adicionar é:

• • event.leadqualified

Com o seguinte body:

{
    "event": "event.leadqualified",
    "url": "URL do Webhook do diagrama TSE000 - TOTVS TESTE"
}

Após isso, todo lead qualificado no Exact Spotter será integrado com o TOTVS CRM.

Exemplo do fluxo

FAQ

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do IPAAS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do IPAAS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no IPAAS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o Exact Spotter