Esta documentación se refiere al nuevo editor de procesos de la plataforma. Si está utilizando el editor de procesos actual, acceda a Configuración del proceso.

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Hablando del editor de proceso...

El editor de proceso se muestra al crear y editar un proceso. En este, es posible definir todas las configuraciones disponibles para un proceso, tales como sus características generales, modelar su diagrama configurando todos sus componentes – actividades y flujos, vincular un formulario que ya existe al proceso, guardar las modificaciones realizadas y publicar el proceso, dejándolo disponible en el recurso Iniciar solicitudes para que se puedan abrir solicitudes.

La versión en la que se encuentra el proceso y su situación, si está publicado o no, se muestran al lado izquierdo de la barra superior, al lado de su nombre . Las situaciones posibles para un proceso son:

En las configuraciones generales, es posible definir una categoría y una subcategoría para cada proceso. De esta forma, los procesos que pertenecen a la misma categoría y/o subcategoría se muestran agrupados en el recurso Iniciar solicitudes, mejorando la visualización de los procesos disponibles para uso, facilitando la apertura de solicitudes.

También es posible configurar el proceso para permitir agregar complementos, comentarios y archivos adjuntos. Esto significa que una persona puede agregar comentarios o archivos adjuntos en una solicitud abierta incluso si no es la responsable de la etapa en la que se encuentra la solicitud. De esta forma, la comunicación queda centralizada y registrada en el historial de la solicitud, evitando así que se pierda alguna información o no haya registro sobre esta.

Para que un proceso pueda ser utilizado en la aplicación para dispositivos móviles, es necesario activar la opción Disponible para mobile en la pestaña Seguridad de sus configuraciones generales. Por estándar, esta opción está desactivada.


Vea el diagrama del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso del cual desea ver el diagrama.

Es posible encontrar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. En la pestaña  Diagrama, vea el diagrama completo del proceso.

En el diagrama del proceso, es posible ver el flujo completo que la solicitud puede seguir, así como las configuraciones de cada componente.

Más detalles sobre las opciones disponibles para el diagrama pueden obtenerse en Diagrama del proceso.


Vea scripts del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso del cual desea ver los scripts existentes.

Es posible encontrar el proceso a partir del campo Buscar ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado al lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en la pestaña  Script.

08. Al lado izquierdo, vea todos los scripts que han sido incluidos en el proceso.

Más detalles sobre las opciones disponibles para scripts pueden obtenerse en Scripts del proceso.


Crear formulario para el proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso para el cual desea crear un formulario.

Es posible encontrar el proceso a partir del campo Buscar ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado al lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Crear formulario del proceso  ubicado al lado derecho de la barra superior.

Al hacer clic en esta opción, se muestra el Editor de formulario, en el cual es posible crear el formulario, configurar todos sus campos y las reglas para cada campo.

Cuando el proceso ya tiene un formulario vinculado que fue creado por el Editor de formulario, esta opción se muestra como Editar formulario del proceso.

Cuando el proceso ya tiene un formulario vinculado que fue creado a partir del recurso Documentos, esta opción se muestra como Editar formulario del proceso  y estará bloqueada, no siendo posible abrirlo, ya que esos formularios no son compatibles con el Editor de formulario. En este caso, para crear un nuevo formulario, es necesario primero desvincular el actual en la pestaña Formulario de las Configuraciones del proceso.

Haga clic aquí y descubra cómo desvincular el formulario.

Después de desvincular el formulario, la opción Editar formulario del proceso se modifica a Crear formulario del proceso . Al hacer clic en esta, es posible crear un nuevo formulario a partir del Editor de formulario y, posteriormente, también será posible editarlo.

Además, después de desvincular el formulario en la pestaña Formulario de las Configuraciones del proceso, en la misma pestaña también es posible seleccionar otro formulario que ya existe o hacer clic en Crear nuevo, que antes era la opción Desvincular, para crear el formulario en el Editor de formulario.


Editar formulario del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso para el cual desea editar el formulario.

Es posible encontrar el proceso a partir del campo Buscar ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado al lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Editar formulario del proceso  ubicado zl lado derecho de la barra superior.

Esta opción solo se muestra cuando ya existe un formulario creado por el Editor de formulario vinculado al proceso. Al hacer clic, se muestra el Editor de formulario, en el cual es posible editar el formulario, sus campos y las reglas de cada campo.

Cuando el proceso aún no tiene un formulario vinculado, esta opción se muestra como Crear formulario del proceso .

Cuando el proceso tiene un formulario vinculado que fue creado a partir del recurso Documentos, esta opción se muestra como Editar formulario del proceso  y estará bloqueada, no siendo posible abrirlo, ya que esos formularios no son compatibles con el Editor de formulario. En este caso, para editar el formulario a partir de esta opción, es necesario primero desvincular el actual en la pestaña Formulario de las Configuraciones del proceso y crear uno nuevo.

Haga clic aquí y descubra cómo desvincular el formulario.

Después de desvincular el formulario, la opción Editar formulario del proceso se modifica a Crear formulario del proceso . Al hacer clic en esta, es posible crear un nuevo formulario a partir del Editor de formulario y, posteriormente, será posible editarlo a partir de esta opción en cualquier momento.

Además, después de desvincular el formulario en la pestaña Formulario de las Configuraciones del proceso, en la misma pestaña también es posible seleccionar otro formulario que ya existe o hacer clic en Crear nuevo, que antes era la opción Desvincular, para crear el formulario en el Editor de formulario.


Copiar código del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso del cual desea copiar el código.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado al lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  ubicado al lado derecho de la barra superior.

08. En la pestaña General, haga clic en Copiar código  ubicado en la parte superior.

El código del proceso será copiado al área de transferencia.


Definir información general del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Busque el proceso para el cual desea definir la información general.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más accionesubicado al lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  ubicado al lado derecho de la barra superior.

08. En la pestaña General, defina las características generales del proceso.

Título
Nombre para identificación del proceso. Este es el nombre que se mostrará al abrir solicitudes del proceso en el recurso Iniciar solicitud. Es posible editar el nombre del proceso en cualquier momento.


En un proceso de solicitud de recursos para un viaje, tales como transporte, hospedaje, alimentación, el título podría ser Aprobación de viaje.

Ícono
Elemento gráfico para facilitar la identificación visual del proceso. Para cambiar el ícono, simplemente haga clic en la flecha existente al lado del ícono actual y haga clic sobre el ícono deseado. Es posible encontrar un ícono específico a partir del campo Buscar ícono  ubicado en la parte superior. Si no se selecciona otro ícono, se asignará el ícono estándar al proceso.


En un proceso de Aprobación de viaje, por ejemplo, el ícono podría ser el avión. .

Instrucciones
Instrucciones que buscan facilitar la comprensión de quien va a utilizar el proceso, tales como cuál es el objetivo de este proceso, qué es posible solicitar a partir de este proceso, quién puede utilizar este proceso, etc. Las instrucciones se muestran en la pestaña Información de la solicitud.

Al preparar las instrucciones de un proceso, es usual necesitar buscar información de otros documentos o sitios. La plataforma tiene el concepto de hipervínculo, que permite incluir un documento de instrucciones y también direcciones de Internet por medio de documentos externos, ambos almacenados en el recurso Documentos, evitando la copia de información y facilitando la navegación. Para ello, simplemente utilice el formato [WD:codigodoc], reemplazando codigodoc por el código numérico del documento.

Tags
Etiquetas asignadas al proceso para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el proceso de manera más informal y personal. Es posible encontrar un proceso a partir de la navegación o mediante la búsqueda, que considera las tags para encontrarlo.

Categoría
Categoría a la pertenece el se mostrará en el recurso Iniciar solicitud. Las categorías y subcategorías sirven para organizar los procesos y facilitar su localización, ya que están agrupados por ellas. Para incluir una subcategoría, basta con insertar la categoría, un punto (.) y la subcategoría.


RH.Beneficios: significa categoría RH y subcategoría Beneficios.

Complementar solicitudes
Quién puede agregar comentarios y anexos en las solicitudes en curso, incluso cuando no están bajo su responsabilidad, garantizando así que toda comunicación se registre en el historial de la solicitud en lugar de realizarse por otros medios. Las opciones disponibles son:

  • Responsable y solicitante: cuando se selecciona, determina que solo el solicitante – en el momento de la apertura de la solicitud – y el responsable de la etapa en la que se encuentra la solicitud pueden agregar comentarios y anexos.
  • Responsable, solicitante y gestores: cuando se selecciona, determina que solo el solicitante y los gestores del proceso – en cualquier momento – y el responsable de la etapa en la que se encuentra la solicitud pueden agregar comentarios y anexos.

  • Participantes y gestores: cuando se selecciona, determina que todos los involucrados en la solicitud en algún momento y los gestores del proceso pueden agregar comentarios y anexos en cualquier momento.


    → La persona A, que era responsable de una determinada etapa de la solicitud, la transfirió a la persona B.
    → A pesar de no ser más responsable de ninguna etapa de la solicitud, la persona A aún puede incluir comentarios y anexos en cualquier momento, ya que en un determinado momento fue un participante del proceso.

  • Cualquier usuario: cuando se selecciona, determina que cualquier persona con registro activo puede agregar comentarios y anexos en la solicitud en cualquier momento.

    Esta opción es válida solo para procesos públicos. Para definir un proceso como público, es necesario activar la opción Hacer público en la pestaña Seguridad.

Acompañar complementos
Quién debe recibir notificaciones cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud. Este campo no está habilitado cuando la opción seleccionada en Complementar solicitudes es Responsable y solicitante. Las opciones disponibles son:

  • Notificar responsable: cuando está marcada, determina que los responsables de las etapas del proceso serán notificados cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.
  • Notificar solicitante: cuando está marcada, determina que el solicitante – quien abrió la solicitud – será notificado cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.
  • Notificar gestor: cuando está marcada, determina que los gestores del proceso serán notificados cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.

Independientemente de las opciones marcadas, la notificación no se envía a quien realizó la acción.


Uno de los gestores del proceso agregó un comentario en la solicitud. A pesar de que la opción Notificar gestor esté marcada, él no recibirá la notificación, ya que la acción fue realizada por él mismo.

Las notificaciones pueden enviarse en la Central de notificaciones o por correo electrónico, dependiendo de cómo se configuraron las opciones de envío en el perfil personal, así como qué opciones están disponibles para uso en la empresa, que pueden haber sido configuradas de forma global – para todas las empresas – o por empresa.

Volumen de anexo
Lugar donde se almacenarán los anexos agregados en las solicitudes del proceso. Solo se muestran volúmenes del tipo Default y Anexo workflow. La gestión de volúmenes se realiza en el recurso Volúmenes del Panel de control del usuario WCMADMIN.

Expediente
Expediente que estará relacionado con el proceso y considerado en la ejecución de sus etapas. El expediente seleccionado para el proceso se utiliza en los cálculos de plazo final y retraso de las etapas que no tienen expediente propio configurado. Se muestran para selección los expedientes que existen en el recurso Expediente.


→ El expediente seleccionado para el proceso está configurado como: de Lunes a Viernes de 8:00 a 18:00.
→ El tiempo para la conclusión de una etapa que no tiene expediente propio es de 1 hora.
→ La solicitud llegó a esta etapa a las 17:30 de un Martes.
→ Por lo tanto, el plazo final de conclusión de la etapa será el Miércoles a las 8:30. Después de las 08:30, la etapa será considerada retrasada.

Plazo de expiración
Tiempo máximo, en horas, dentro del cual la solicitud debe ser finalizada para no ser considerada expirada. El llenado debe ser en el formato 000:00. Al alcanzar el tiempo máximo, se emite una notificación a todos los involucrados informando que la solicitud ha expirado. Al ser configurado, el tiempo se calcula teniendo en cuenta el expediente estándar registrado en la plataforma. Este plazo no puede ser menor que el plazo de aviso.

Plazo de aviso
Tiempo, en horas, antes del plazo de expiración de la solicitud en el cual se enviará una notificación informando que la solicitud está a punto de expirar. El llenado debe ser en el formato 000:00. Al ser configurado, el tiempo se calcula teniendo en cuenta el expediente estándar registrado en la plataforma. Este plazo no puede ser mayor que el plazo de expiración.


→ El plazo de expiración de un proceso está configurado como: 5 horas.
→ El plazo de aviso está configurado como: 10 minutos.
→ Una solicitud del proceso se abrió a las 13:00. Es decir, debe cerrarse hasta las 18:00. Si no se cierra, después de las 18:00 se considera expirada.
→ Sin embargo, a las 17:50, se emitirá una notificación sobre la expiración de la solicitud a los involucrados, informando que está a punto de expirar. La frecuencia de esta notificación durante esos 10 minutos – de 17:50 a 18:00 – es la que se configuró en el Agendador de tareas, pudiendo ser cada minuto, por ejemplo.
→ Al alcanzar 5 horas abierta, es decir, a las 18:00, se emitirá una única notificación informando que la solicitud ha expirado y su situación pasa a ser Expirada.

09. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar las características generales definidas para el proceso.

Las acciones y opciones disponibles en las demás pestañas de las configuraciones del proceso se detallan a continuación, en el paso a paso correspondiente a cada acción


Definir gestor para el proceso

01. En el menú principal, haga clic en Processos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso para el cual desea definir los gestores.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Gestor y seleccione cómo será la definición de quién gestionará el proceso.

Tipo de asignación
Cómo debe hacerse la definición de las personas gestoras del proceso, es decir, qué personas tendrán el poder de representar a cualquier otra persona involucrada en el proceso, así como recibir notificaciones de seguimiento de las solicitudes. Las opciones disponibles son:

  • Ninguna persona: cuando se selecciona, determina que ninguna persona será gestora del proceso, es decir, el proceso no tendrá gestores.

    Cuando no se define ningún gestor, en ausencia de cualquier persona involucrada en el proceso, nadie podrá sustituirla.

  • Grupo específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas de un grupo específico serán las gestoras del proceso.

  • Papel específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas que ejercen un papel específico serán las gestoras del proceso.
  • Persona específica: cuando se selecciona, determina que solo una persona específica será la gestora del proceso.

Grupo específico
Grupo específico de personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Grupo específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que forman parte del grupo seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar  y, para eliminar el grupo seleccionado, haga clic en Remover  – ambos ubicados en el lado derecho del nombre del grupo.

Papel específico
Papel específico ejercido por las personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Papel específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que ejercen el papel seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar  y, para eliminar el papel seleccionado, haga clic en Remover – ambos ubicados en el lado derecho del nombre del papel.

Persona específica
Persona específica que será la gestora del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Persona específica en Tipo de atribución. Para eliminar a la persona seleccionada, simplemente haga clic en Remover – ubicados a la derecha del nombre de la persona.

09. Informe quién debe ser el gestor del proceso de acuerdo con el tipo de atribución seleccionado.

Grupo específico
Grupo específico de personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Grupo específico en Tipo de atribución. Para ver las personas que forman parte del grupo seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar y, para eliminar el grupo seleccionado, simplemente haga clic en Remover – ambos ubicados a la derecha del nombre del grupo.

Papel específico
Papel específico ejercido por las personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Papel específico en Tipo de atribución. Para ver las personas que ejercen el papel seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar y, para eliminar el papel seleccionado, simplemente haga clic en Remover – ambos ubicados a la derecha del nombre del papel.

Persona específica
Persona específica que será la gestora del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Persona específica en Tipo de atribución. Para eliminar a la persona seleccionada, simplemente haga clic en Remover – ubicados a la derecha del nombre de la persona.

10. Haga clic en Salvar – ubicado en la parte inferior – para guardar la definición de gestor del proceso.


Vincular formulario existente al proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso al que desea vincular un formulario existente.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Formulario.

09. En Formulario, seleccione un formulario ya existente para ser vinculado al proceso y ser utilizado en las solicitudes.

Los formularios se utilizan para que los involucrados en el proceso puedan, durante el desarrollo de las solicitudes, informar o consultar datos de una manera simple y estructurada.

Se muestran formularios ya existentes en el recurso Documentos o en el Editor de formulario. Se identifican como:

  • Formulario del ECM: son formularios que ya existen y fueron creados a partir del recurso Documentos. Pueden ser vinculados y utilizados en el proceso normalmente, sin embargo, no pueden ser abiertos y editados en el Editor de formulario, ya que no son compatibles.
  • Formulario del nuevo editor: son formularios que ya existen y fueron creados a partir del Editor de formulario, pudiendo ser abiertos y editados a partir de él.

Para crear un formulario específico para este proceso, simplemente no seleccione ningún formulario existente y haga clic en Crear nuevo – ubicado al lado del campo – para construir el formulario en el Editor de formulario. Al guardar el formulario creado, se vincula automáticamente al proceso.

También es posible crear un formulario a partir de la opción Crear formulario del proceso – ubicado en el lado derecho de la barra superior. En este caso, tampoco debe seleccionarse ningún formulario existente en este campo para que se pueda crear uno nuevo a partir de esta opción en el futuro.

10. Si el formulario seleccionado es del recurso Documentos, defina las demás características deseadas para él.

Estas opciones están habilitadas solo para formularios provenientes del recurso Documentos, ya que no son compatibles con formularios del nuevo editor.

Registro único de formulario
Cuando se activa, determina que los datos del registro del formulario se sobrescribirán con cada modificación en la solicitud, manteniendo un único registro de formulario para cada solicitud.
Si no se activa, con cada modificación en los datos de la solicitud, se crea una nueva versión del registro del formulario, permitiendo así mantener un historial con todas las modificaciones realizadas en el formulario de la solicitud a lo largo del proceso.

Registros de formulario heredan seguridad
Cuando se activa, determina que los registros del formulario creados a partir del proceso pueden ser vistos por todos los que tengan permiso en el formulario, incluso si no han participado en el proceso.

11. En Selección de campos, marque los campos del formulario que se utilizarán como filtros en el Centro de tareas y en las búsquedas por solicitudes.

Es posible marcar hasta 15 campos.

También es posible editar la descripción de cada campo, haciendo clic en él y cambiando a la descripción deseada.

El cambio de la descripción no se refleja en el formulario original, es decir, el campo continúa con la descripción original en el formulario. La descripción alterada será visible solo en este lugar con el objetivo de facilitar la identificación del campo.

12. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar el vínculo del formulario con el proceso.


Desvincular formulario del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso del cual desea desvincular el formulario que está vinculado.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Formulario.

09. En Formulario, haga clic en Desvincular.

Al desvincular un formulario del proceso, se pierden todas las configuraciones asociadas a los campos del formulario, tales como mecanismo de asignación, seguridad de anexos y filtros para la Central de tareas.

Después de desvincular el formulario, es posible:

  • seleccionar otro formulario que ya existe para que sea vinculado pudiendo ser un formulario creado a partir del recurso Documentos – y que no es compatible con el Editor de formulario – o un formulario que fue creado en el Editor de formulario y que también puede ser editado por él posteriormente;
  • crear un nuevo formulario a través del Editor de formulario haciendo clic en Crear nuevo – mostrado en lugar de Desvincular. Al guardar el formulario creado, se vincula automáticamente al proceso, pudiendo ser editado posteriormente por el Editor de formulario. Después de que el formulario es creado, la opción Crear nuevo vuelve a mostrarse como Desvincular.

También es posible dejar para crear un nuevo formulario en el futuro a partir de la opción Crear formulario del proceso – ubicada en el lado derecho de la barra superior. En este caso, no debe seleccionarse ningún formulario ya existente.

10. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar los cambios realizados en el vínculo del formulario con el proceso.


Ver historial del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso del cual desea ver su historial.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic en Editar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – localizado no lado direito da barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Historial y vea los detalles de cada versión publicada del proceso.

Las versiones se muestran de la más reciente a la más antigua. En cada una se muestran detalles como el número de versión, quién publicó la versión, el comentario insertado en el momento de la publicación y la fecha y hora de publicación.

09. Después de ver la información deseada, haga clic en Cerrar– ubicado en la esquina superior izquierda – para salir de las configuraciones del proceso.


Definir opciones de seguridad para el proceso

01. En el menú principal, haga clic Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso para el cual desea definir opciones de seguridad.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Seguridad y defina algunas características de seguridad y permiso para el proceso.

Controlar seguridad de anexos
Cuando se configura, determina que habrá control en la visualización y manipulación de los documentos anexados en las solicitudes del proceso, es decir, es posible definir qué grupos, roles y personas tendrán determinados permisos en los anexos. Para configurar, simplemente haga clic en Configurar seguridad de anexos. Vea el paso a paso haciendo clic aquí.

Actualizar anexo
Cuando se activa, determina que los anexos de la solicitud que están publicados en el recurso Documentos serán actualizados en la solicitud siempre que sean actualizados en Documentos.
Si no se activa, incluso si el anexo se actualiza en Documentos, en la solicitud permanecerá en la versión que estaba cuando fue agregado. Esto es válido para anexos añadidos en la solicitud a partir del recurso Documentos y para anexos añadidos en la solicitud y publicados en Documentos a través de desarrollo sobre la plataforma.

Activar proceso
Cuando se activa, determina que el proceso está disponible para uso en el recurso Iniciar solicitud, es decir, ya es posible abrir solicitudes de este proceso. La versión disponible para uso es la última que fue publicada. Por defecto, esta opción está activada. Pero, si se desactiva, mientras no se active nuevamente, el proceso no estará disponible para uso.

Hacer público
Cuando se activa, determina que cualquier persona puede consultar las solicitudes de este proceso. Si no se activa, las solicitudes solo pueden ser consultadas por el solicitante, por las personas que participaron en el proceso o por los gestores del proceso.

Disponible para móvil
Cuando se activa, determina que el proceso está disponible para su uso en la aplicación móvil de la plataforma, es decir, es posible abrir y mover solicitudes de este proceso a través de la aplicación.

Confirmar contraseña
Cuando se activa, determina que todas las etapas del proceso solicitarán la contraseña de la persona que está ejecutando, con el objetivo de reafirmar la presencia de cada persona en la ejecución de la etapa.

09. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar las definiciones de seguridad para el proceso.


Configurar seguridad de anexos para el proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso para el cual desea configurar opciones de seguridad para los anexos de las solicitudes.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Seguridad.

09. Haga clic en Configurar seguridad de anexos.

10. Seleccione el mecanismo deseado para definir cómo se aplicarán los permisos de visualización y manipulación de los documentos anexados en las solicitudes del proceso.

Las opciones disponibles son:

  • Por campo de formulario: cuando se selecciona, determina que solo la persona que informa en un campo del formulario de la solicitud recibirá los permisos asignados en los documentos anexados al proceso.

  • Por grupo: cuando se selecciona, determina que solo las personas de un grupo específico recibirán los permisos asignados en los documentos anexados en las solicitudes del proceso.

  • Por papel: cuando se selecciona, determina que solo las personas que ejercen un papel específico recibirán los permisos asignados en los documentos anexados en las solicitudes del proceso.
  • Por persona: cuando se selecciona, determina que solo una persona específica recibirá los permisos asignados en los documentos anexados en las solicitudes del proceso.
  • Por cualquier persona: cuando se selecciona, determina que cualquier persona recibirá los permisos asignados en los documentos anexados en las solicitudes del proceso.

11. En la búsqueda, localice el ítem deseado de acuerdo con el mecanismo seleccionado – campo de formulario, grupo, papel o persona – y haga clic sobre él.

12. En la línea del ítem agregado, marque las opciones que determinan qué permisos las personas correspondientes pueden tener sobre los documentos anexados en las solicitudes del proceso.

Las opciones disponibles son:

  • Publicar anexos: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden adjuntar documentos en las solicitudes del proceso.
  • Editar propios: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden editar los documentos que ellas mismas han adjuntado en las solicitudes del proceso.
  • Remover propios: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden eliminar los documentos que ellas mismas han adjuntado en las solicitudes del proceso.
  • Ver de otros: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden ver los documentos que otras personas han adjuntado en las solicitudes del proceso.
  • Editar de otros: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden editar los documentos que otras personas han adjuntado en las solicitudes del proceso.
  • Remover de otros: cuando está marcada, determina que las personas definidas por el mecanismo de asignación configurado pueden eliminar los documentos que otras personas han adjuntado en las solicitudes del proceso.

Para ver los integrantes de un grupo o de un rol agregado, basta con hacer clic en Visualizar participantes – ubicado a su derecha. Y, para eliminar un elemento agregado – campo de formulario, grupo, rol o persona – basta con hacer clic en Excluir– ubicado a su derecha – y hacer clic en Excluir nuevamente en el mensaje de confirmación.

13. Después de finalizar todas las configuraciones deseadas, haga clic en Cerrar.

14. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar la configuración de seguridad de anexos realizada para el proceso.


Excluir seguridad de anexos del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso del cual desea excluir las opciones de seguridad de anexos existentes.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Seguridad.

09. Haga clic en Configurar seguridad de anexos.

10. Localice a la persona, grupo, rol o campo de formulario que desea excluir de los permisos.

11. Haga clic en Excluir– ubicado en el lado derecho.

12. En el mensaje de confirmación, haga clic en Excluir nuevamente para confirmar la eliminación de los permisos.

13. Haga clic en Cerrar.

14. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar el cambio realizado en el proceso.


Agregar propiedad avanzada al proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso al que desea agregar propiedades avanzadas.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Avanzado.

En esta pestaña, es posible crear propiedades específicas para este proceso. Estas propiedades avanzadas se utilizan para proporcionar datos que pueden ser solicitados durante los eventos del proceso, a través del dataset advancedProcessProperties o mediante codificación.

09. Haga clic en Agregar propiedad.

10. Ingrese la información solicitada para la propiedad.

Atributo
Nombre para identificación de la propiedad.


Una propiedad que será utilizada en algún evento de integración podría llamarse id-integracion.

Valor
Valor que será definido para la propiedad.


Una propiedad que será utilizada en algún evento de integración podría tener un código 58796 como valor.

11. Haga clic en Guardarpara guardar la propiedad agregada.

Para cancelar la inclusión de la propiedad, simplemente haga clic en Cancelar.

Es posible editar la propiedad agregada haciendo clic en Editar , modificando la información y haciendo clic nuevamente en Guardar.

Para eliminar una propiedad agregada, simplemente haga clic en Remover.

12. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar las propiedades avanzadas agregadas al proceso.


Editar propiedad avanzada del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso del cual desea editar las propiedades avanzadas existentes.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Avanzado.

09. Localice la propiedad que desea editar.

10. Haga clic en Editar– ubicado en el lado derecho de la propiedad.

11. Cambie la información deseada.

12. Haga clic en Guardarpara guardar los cambios realizados en la propiedad.

Para cancelar los cambios realizados, simplemente haga clic en Cancelar en lugar de guardar.

13. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar el cambio realizado en el proceso.


Remover propiedad avanzada del proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localice el proceso del cual desea remover propiedades avanzadas existentes.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. Haga clic en Configuraciones del proceso  – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

08. Haga clic en la pestaña Avanzado.

09. Localice la propiedad que desea remover.

10. Haga clic en Remover– ubicado en el lado derecho de la propiedad.

11. Haga clic en Guardar – ubicado en la parte inferior – para guardar el cambio realizado en el proceso.


Guardar borrador del proceso

01. Con el proceso en modo de edición, revisa los cambios realizados que serán guardados.

02. Haz clic en Guardar borrador – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

03. En el mensaje mostrado, haz clic en Ok, entendí.

Al guardar el borrador, los últimos cambios realizados en el proceso que aún no han sido publicados se guardan en la versión que está en edición, pero aún no estará disponible para su uso al abrir solicitudes. Es necesario publicar el proceso con los cambios realizados para que sean considerados en las próximas solicitudes que se abran.


Publicar proceso

01. En el menú principal, haga clic en Procesos.

02. Haga clic en Configurar procesos.

03. Localiza el proceso que deseas publicar.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

04. Haga clic en Más acciones– ubicado en el lado derecho de la línea del proceso.

05. Haga clic enEditar proceso.

06. En el mensaje mostrado, haga clic en Abrir en el nuevo editor.

07. En el diagrama del proceso, revisa los cambios realizados que serán publicados.

08. Haz clic en Publicar – ubicado en el lado derecho de la barra superior.

09. Ingresa una breve descripción para la versión del proceso.

Se permiten hasta doscientos (200) caracteres en la descripción.

Si es la primera versión, es interesante incluir una visión general sobre el proceso, con información como cuál es su objetivo, qué permite solicitar, cuál es su público objetivo, entre otros.

Si es una nueva versión, es interesante detallar cuáles fueron los cambios realizados, ya que serán listados en el historial del proceso posteriormente.

10. Haga clic en Publicar.

Al hacer clic en esta opción, se realiza automáticamente un análisis de consistencia de las configuraciones del proceso. Si toda la información y configuraciones necesarias son correctas, el proceso se publica. De lo contrario, se muestra un mensaje informando las inconsistencias existentes que deben ser ajustadas para que el proceso sea publicado. Para volver al proceso y corregir las inconsistencias, simplemente haga clic en Volver al proceso y corregir.

Al ser publicado, la nueva versión del proceso que contiene los últimos cambios realizados se libera para su uso. Las solicitudes que están en curso continúan con las configuraciones de la versión anterior. Solo las nuevas solicitudes abiertas tendrán las configuraciones de la nueva versión del proceso.

Después de que el proceso es publicado, en el mensaje de confirmación mostrado, es posible hacer clic en Volver a la edición – para regresar al proceso y continuar editándolo – o Iniciar solicitud – para abrir una solicitud en una nueva pestaña.


Volver a Configurar procesos

01. Con el proceso en modo de edición, haga clic en la flechaubicada en la esquina izquierda de la barra superior, antes del nombre del proceso.

02. En el mensaje de confirmación, haga clic en Guardar borrador y volver.

03. Haga clic en Ok, volver a configurar procesos.

Al hacer clic en la opción Guardar borrador y volver, todos los cambios realizados en el proceso se guardan y se muestra el recurso Configurar procesos.

Para volver sin guardar los cambios, simplemente haga clic en Volver sin guardar borrador. En este caso, todos los cambios que aún no se habían guardado se descartan.

Esta documentación es válida a partir de la actualización Voyager (2.0). Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que ve en su plataforma.

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