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Hablando de usuarios...

Usuario es la persona que ejerce funciones públicas o particulares dentro de la institución. Los usuarios pueden ser empleados, administradores, participantes, alumnos, profesores, monitores, tutores.

En el inicio de la pantalla se muestra el número total de usuarios registrados, activos y bloqueados en la empresa a la que se accede. Solo se contabilizan los usuarios activos en relación con la cantidad de licencias utilizadas.

En esta pantalla también se pueden agregar, editar y activar/desactivar usuarios. No se pueden eliminar usuarios de la plataforma, sin embargo, se pueden desactivar. Además, cada usuario puede pertenecer solamente a una empresa registrada, y no es posible transferirlo de empresa.


Añadir usuario

01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.

02. Pulse Agregar. 

En esta pestaña, todos los campos que contienen * son obligatorios.

03. Ingresar el e-mail. 

Es a este e-mail que se enviarán los e-mails de notificación para los usuarios en cuestión. Por ejemplo, en la configuración de temas obligatorios y de temas que el usuario sigue.

El propio usuario puede configurar las notificaciones que llegan por correo electrónico, a través de la pantalla de Configuración de las notificaciones.

Reglas de correo electrónico

  • Por razones de seguridad, el correo electrónico registrado debe ser único en la empresa: es decir, dos usuarios no pueden tener la misma dirección de correo electrónico registrada en la empresa en cuestión, incluso si uno de los usuarios estuviera inactivo.

  • En los casos en que la plataforma sea multiempresa, es decir, cuando tenga más de una empresa registrada, el registro de correo electrónico se puede repetir.

    Por ejemplo: En la empresa 1 y en la empresa 2 existe el usuario Paulo Dias registrado con el correo electrónico [email protected]. El mismo correo electrónico puede ser utilizado para cada usuario en las diferentes empresas, pero en este caso el usuario en cuestión no podrá acceder a la plataforma utilizando este correo electrónico; sólo podrá usar el nombre de inicio de sesión (nombre de usuario).

04. Insertar el login que el usuario utilizará para acceder a la plataforma.

Reglas de nombre de usuario e matrícula

Acerca de los campos de nombre de usuario e matrícula, es importante tener en cuenta:

  • Se recomienda que incluya un valor de identificación que no cambie con el tiempo, ya que no podrá cambiarlo más adelante. Tampoco se recomienda introducir datos personales, como un RCPF, por ejemplo, ya que este campo no se puede anonimizar.
  • Estos dos campos se pueden completar con los caracteres: punto (.), guión (-) y guión bajo (_). No se pueden ingresar otros caracteres especiales (como "$", "&" y "%").

05. Ingresar la matrícula. 

La matrícula es única y no se puede modificar. Con este campo se realizarán muchas validaciones en la plataforma, en especial en Procesos y Documentos. A modo de ejemplo, siempre que se inicia una solicitud, un documento aprobado, etc., este es el campo que valida el usuario.

06. Ingresar la contraseña.

07. Ingresar nuevamente la contraseña para confirmarla.

08. Insertar el identificador externo del usuario. 

El identificador externo es el identificador del usuario en un sistema que está integrado a la plataforma. 

Cuando hay integración con Identity, el identificador que corresponde al usuario en Identity se muestra en este campo, sin poder editarlo. 

Cuando hay integración con el sistema TOTVS RM Educativo, el identificador del usuario en ese sistema se muestra en este campo y tampoco se puede editarlo. 

Si existen las dos integraciones citadas anteriormente, el identificador presentado será el de Identity. 

Si no hay ninguna de las dos integraciones anteriores, el campo queda habilitado para completar y se puede utilizar para relacionar un identificador de cualquier otro sistema externo con el usuario.

09. Ingresar el nombre.

10. Ingresar el apellido.

11. Seleccionar el huso horario al que está conectado el usuario.

Puede obtener más información en Plataforma ❙ Locales.

12. Informar los grupos en los que el usuario participará. 

Activar Registrar grupos para ingresar los grupos de los que formará parte el usuario. En la pantalla grupos, activar Agregar.

Si hay muchos grupos registrados se puede filtrar la búsqueda utilizando la barra superior de la ventana Agregar grupo, sólo debe ingresar el nombre o una palabra que contenga el nombre del grupo. También se puede navegar por las páginas.

En la pantalla Agregar grupo, activar Guardar. Para eliminar sólo debe seleccionar el grupo deseado y activar Eliminar.

En la pantalla grupos activar nuevamente Guardar.

13. Para incluir alguna información más, usted debe activar Registrar datos adicionales.  

Se pueden agregar campos específicos para un grupo. Ej.: Sexo o el domicilio.

Si el dato adicional del usuario es un dato personal, su clave debe escribirse exactamente igual que el atributo del dato personal. Vea la imagen Obtenga más información sobre la configuración de privacidad en la ayuda de Plataforma ❙ Datos personales.

14. Incluir las nubes de relación en las que el usuario estará presente. 

Este campo sólo se muestra si el recurso de nube de relación está activo. 

La nube de relación sugerida para el usuario es la estándar, sin embargo, se puede modificar y definir más de una nube de relación para él. 

Puede obtener más información en Nubes de relación.

15. Informar los papeles en los que el usuario participará. 

Activar Registrar Papeles para ingresar los papeles de los que el usuario formará parte. Los papeles de Workflow se pueden configurar y cada usuario puede desempeñar más de un rol, según lo que se informó en el registro de usuarios.

En la pantalla de Papeles activar Agregar. Si hay muchos papeles registrados se pueden filtrar utilizando la barra superior de la ventana Agregar Papeles, sólo debe ingresar el nombre o una palabra que contenga el nombre del rol. También se puede navegar por las páginas. Todos los usuarios creados en la plataforma se vinculan automáticamente al papel "user", que no se puede eliminar ni editar.

Para eliminar sólo debe seleccionar el rol deseado y activar Eliminar.

En la pantalla Agregar Rol, activar Guardar. En la pantalla Rol activar nuevamente Guardar.

Puede obtener más información en Plataforma ❙ Papeles.

16. Seleccionar el idioma estándar de los documentos. 

El idioma estándar determina qué idioma se sugerirá en el momento de las publicaciones efectuadas por el usuario. El idioma estándar también se usa en las búsquedas realizadas por el usuario.

17. Seleccionar el volumen físico. 

Este volumen se refiere a los volúmenes registrados. En este volumen se almacenará la información relativa a la carpeta particular del usuario.

18. En Cuota para Mis documentos (MB) definir el tamaño máximo de almacenamiento – en megabytes – permitido para la carpeta particular del usuario. 

Este campo solamente es exhibido cuando el control de cuotas está activo en la plataforma. La información sobre este recurso puede ser obtenida en Plataforma ❙ Control de cuotas.

19. Ingresar los proyectos de los que participará el usuario .

20. Ingresar las especialidades del usuario.

21. Seleccionar el grupo de trabajo workflow. 

Grupo de trabajo es utilizado por el Mecanismo de asignación para grupos del usuario donde se pueden distribuir tareas workflow para usuarios relacionados al usuario en cuestión.

22. Activar Guardar.


Editar usuario

01. En la funcionalidad Panel de control, activar la guía Generales y hacer clic en Usuarios.

02. Seleccionar el usuario que desea modificar.

03. Accionar Editar.

04. Editar la información relativa al usuario. 

El sistema no permite modificar el campo Login.

05. Activar Guardar.


Activar/desactivar usuario

01. En la funcionalidad Panel de control, activar la guía Generales y hacer clic en usuarios.

02. Seleccionar el usuario que desea activar/desactivar.

03. Activar Activar/desactivar.

04. Activar Confirmar.

Al desactivar al usuario, la plataforma muestra una advertencia si el usuario está vinculado a grupos o papeles. Esto es solo una advertencia, cuando el administrador confirma la desactivación, el usuario será desvinculado de cualquier grupo o papel y luego bloqueado.

¡Importante!

Si el usuario está relacionado con el papel de Administrador o pertenece a un grupo que está relacionado con el papel de Administrador, no está permitido desactivarlo. En este caso, se debe quitar el usuario del papel Administrador, quitar el papel Administrador del grupo o quitar el usuario del grupo. Solo entonces será posible desactivarlo.

Si el usuario tiene solicitudes o documentos pendientes, para llevar a cabo su desactivación, deberá transferir las pendencias.


Eliminar usuario

No se pueden eliminar un usuario de la plataforma, solo desactivarlo. Si es necesario, se pueden anonimizar los datos personales relacionados con ese usuario; para ello, consulte la ayuda de Plataforma ❙ Anonimizar y exportar datos personales.


Permisos usuario

Los permisos se pueden asociar directamente con el usuario o con los papeles y grupos de ese usuario.


Acceder a permisos

Las opciones de permisos presentadas dependen del tipo de recurso. Para obtener más detalles, consulte la documentación sobre Plataforma ❙ Permisos.

01. En el menú principal, activar Panel de control, verificar el agrupador Personas y activar Usuarios.

02. Seleccionar el usuario que desea modificar.

03. Activar Editar.

04. En la sección Permisos, activar Administrar permisos.

Se abrirá una pantalla que contiene todos los recursos liberados al usuario, directamente o heredados de un grupo o papel. Se pueden agregar otros permisos, consultar detalles o administrarlos si son permisos directamente asignados al usuario en cuestión.


Agregar permiso

01. Acceder a la pantalla de permisos del usuario, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. Accionar el botón Adicionar.

Se presentarán las categorías de recursos disponibles, por orden de menú. Se puede utilizar la búsqueda o el filtro para facilitar la localización de la información.

03. Localizar la categoría que desea definir los permisos y activar el botón  para expandir los recursos.

04. Localizar el recurso deseado y activar el botón  para acceder a las opciones de permiso.

05. Marcar las opciones de permisos que se deben aplicar al usuario.

06. Activar Concluir para aplicar el permiso en el recurso.

07. Activar Concluir para finalizar la administración de permisos del usuario en cuestión.


Consultar detalles del permiso

01. Acceder a la pantalla de permisos del usuario, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea ver la descripción detallada.

03. Activar el botón  presente en la columna Acciones.


Administrar permisos

Se pueden modificar los permisos en esta pantalla solo si el permiso se asigna directamente al usuario. Si el permiso lo hereda el papel o grupo, no se lo podrá modificar por esta pantalla.

01. Acceder a la pantalla de permisos del usuario, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea modificar.

03. Activar el botón  presente en la columna Acciones.

04. Modificar las opciones de permisos según sea necesario.

05. Activar Concluir para guardar las modificaciones.


Eliminar permisos

Se pueden modificar los permisos en esta pantalla solo si el permiso se asigna directamente al usuario. Si el permiso lo hereda el papel o grupo, no se lo podrá eliminar por esta pantalla.

01. Acceder a la pantalla de permisos del usuario, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea eliminar.

03. Activar el botón  presente en la columna Acciones.

04. Activar Concluir para guardar las modificaciones.



¡Atención!

Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.7.1 - Crystal Lake. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.