O processo de admissão digital está baseado em um fluxo de processo e dentro deste processo criamos a possibilidade de customizar as etapas existentes e criar outras etapas. Estas etapas serão utilizadas no cadastro de Jornada de Admissão que veremos mais adiante.
É considerado uma etapa quando (exemplos abaixo):
Aceite de termos (Ex: LGPD)
Entrega de documentos (Ex: CNH, RG)
Respostas a perguntas (Ex: Deseja vale transporte?)
Incluir pontos de controle (Ex: RH valida documentos e informações antes de gerar contrato)
Personalizações possíveis:
Alterar títulos de campos;
Alterar mensagens enviadas por e-mail e SMS;
Criar mais etapas de envio de documentos;
Criar mais etapas com perguntas livres.
Siga os passos abaixo para acessar as Etapas:
01. Através do menu lateral, clique em “Admissão Digital by Digte”
02. Clique em "Etapas"
03. Clique em “Novo” para criar uma nova etapa.
Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.
Public Form: É necessário selecionar a opção "admissao_digital";
Etapa: Código da etapa. Este campo aceita somente números;
Descrição: Nome/Descrição daquela etapa;
Instrução que será apresentada para usuário: Neste campo é informado o texto que o candidato visualiza quando estiver fazendo a etapa.
Funciona como um editor de texto e pode ser utilizado para orientar ou dar dicas de como tirar uma foto ou dar boas vindas.
Link Ação: Este é o link que será utilizado pela solução no envio de e-mails e SMS. Ele é gerado automaticamente no cadastro. Em caso de mudança de DNS (url) do servidor é importante alterar este campo;
Habilita botão de Ação?: Existem etapas que simbolizam o término do processo e com este recurso o botão de enviar poderá ser eliminado;
Posição do botão de Ação: Os botões podem ser posicionados Topo (Acima) da tela ou na base da tela (Abaixo);
Nome do botão de Ação: O nome do botão enviar pode ser personalizado, como "próximo documento" ou "avançar";
Cor do botão na Ação: A cor da borda do botão pode ser personalizada;
Habilita download de anexo: Permite que o candidato baixe um arquivo previamente anexado pelo recrutador naquela solicitação;
Habilita upload de anexo: Permite que o candidato envie um documento naquela etapa. Ex: Enviar o RG, enviar a CNH.
Existem etapas que disparam e-mails e mensagens de texto para o candidato.
As notificações por e-mail para a equipe de RH ocorrem via configuração do processo e no momento do setup do projeto serão configurados, podendo ser alterados a qualquer momento pelo time de RH no modelo on-premisses ou via chamado (suporte@digte.com.br) no modelo SaaS.
O assunto e o conteúdo pode ser personalizado utilizando os campos abaixo:
Conteúdo do SMS: Conteúdo da mensagem enviada ao candidato;
Assunto do E-mail: Assunto/Título do E-mail. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}};
Conteúdo do E-mail: Corpo do E-mail enviado ao candidato. É possível usar variáveis do processo.. No caso do link para acessar o processo a variável é "{{linkInsert}}".
Etapas que tem disparo de e-mail/SMS para o Candidato no processo de Admissão Digital
As etapas pré-cadastradas abaixo já estão preparadas para disparo de e-mail/SMS para o candidato:
010 - Início e aceite do Termo LGPD;
910 - Notificar Atraso Envio de Documentos;
800 - Assinar Contrato (indicar a necessidade de assinar os contratos);
810 - Aceitar Contrato (mensagem depois da assinatura dos contratos com os contratos anexos);
820 - Aceitar Contrato (mensagem depois da rejeição dos contratos);
920 - Notificar Atraso Assinatura de Contrato;
Atividades do Processo Ligadas na Etapa
Uma etapa está ligada a atividades de processo que controlam todo o fluxo da admissão.
Aqui é efetuada a ligação, bem como será a atividade destino desta etapa.
Tipo de Etapa:
- Pública: Etapas visíveis para o colaborador admitido;
- Privada: Etapas visíveis pela equipe de recrutamento, RH e folha de pagamento.
Código da Atividade: Tipo de atividade realizada naquela etapa;
Código da Atividade Destino: Tipo de movimentação que deve ocorrer ao finalizar a etapa;
Configuração dos Campos do Formulário na Etapa
Uma etapa controla o acesso de campos e objetivos do formulário de processo.
Campo do Formulário: Permite que o usuário selecione o campo do formulário que será tratado;
Adicionar Todos os Campos dos Formulário: Adicionará todos os campos existentes no formulário.
Ao criar uma nova etapa, é importante utilizar esse botão. Isso fará com que os campos existentes fiquem ocultos de forma mais rápida.
Adicionar Campos: Permite que usuário adicione uma nova linha pra seleção de campos do formulário;
Visível no Formulário Público:
- Iniciar - Modificar: permite que o campo seja alterado pelo usuário;
- Iniciar - Leitura: permite que o campo seja apresentado somente como leitura para o usuário;
- Consultar: o campo será apresentado somente na tela de consulta pública de processo;
- Ambos: o campo estará disponível para alteração e consulta;
- Não visível: o campo será retirado da tela.
Obrigatoriedade:
- Conforme regra do processo: O campo seguirá a configuração padrão do produto e não será obrigatório;
- Diferente de vazio: O campo deverá ser preenchido;
- Diferente de zero: O campo deverá ser preenchido com um valor maior que zero (para campos numéricos).
Anexos solicitados na Etapa
Define os anexos que serão solicitados na etapa, caso a opção de upload de anexo esteja ativa.
Permite escolha de grupo de anexo: Indica que os anexos podem ser agrupados por tema (ex: grupo "CHN", anexos frente e verso).
É possível definir a descrição do campo de escolha para melhor orientar o usuário;
Grupo Anexo: Nome do agrupador;
Ordem do Anexo: Número sequência que será utilizado para ordenar os anexos;
Descrição do Anexo: É nome do anexo que será apresentado para o usuário;
Tipo de Anexo: Código do tipo de anexo que define tratamentos de OCR ou compactação da imagem;
Pasta Raiz do Anexo: Pasta da gestão eletrônica de documentos que receberá o anexo;
Campo para nome da Pasta do Anexo: Campo do formulário de admissão que será utilizado para criar a pasta dentro da pasta raiz;
Criar pasta exclusiva: Se estiver marcado como sim, será criada uma subpasta dentro da pasta relacionada ao campo com o nome definido na descrição do anexo;
Obrigatório:
- Sim: O anexo será apresentado em vermelho e a etapa não será completada sem ele;
- Não e Vermelho: O anexo será apresentado em vermelho mas não será obrigatório;
- Não e Cinza: O anexo será apresentado em Cinza mas não será obrigatório;
- Formulário: Ele pode ser incluído via customização do formulário;
Com a configuração da etapa, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:
Depois de salvo, é possível editar todas as Etapas já existentes.
Ao selecionar uma etapa e clicar em "Editar", a tela de edição irá se abrir com todas as informações já salvas. Não será possível alterar o código.
É possível remover uma etapa selecionando-o e usando a opção "Excluir".
A opção "Copiar" cria uma nova etapa com todas as informações da etapa selecionada, com a possibilidade de editar o código.
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