Os sistemas de informação deverão criar um campo denominado "NOME SOCIAL" em todos as rotinas de identificação da pessoa, isto inclui cadastros administrativos, de professores, de alunos, de cobrança, internos, de atendimento, etc...

A previsão de reconhecimento do nome social, está em vigor desde 2017, onde temos:

Art. 3º Os registros dos sistemas de informação, de cadastros, de programas, de serviços, de fichas, de formulários, de prontuários e congêneres dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverão conter o campo “nome social” em destaque, acompanhado do nome civil, que será utilizado apenas para fins administrativos internos. (Vigência)

Art. 4º Constará nos documentos oficiais o nome social da pessoa travesti ou transexual, se requerido expressamente pelo interessado, acompanhado do nome civil.

O nome civil não poderá ser substituído, pelo contrário, deverá ser mantido junto com o nome social.  A regra é válida para todos os cadastros relacionados ao indivíduo e controlados por sistemas de gestão que deverão ter além do nome civil (para controle interno), um nome social, quando o empregado apresentar decisão de processo judicial transitado em julgado. 

Vale salientar, que a norma é exemplificativa, ou seja, não é válida apenas para relatórios e cadastros públicos, mas em todo tipo de cadastro que leva o nome do indivíduo e que possa de alguma forma leva-lo ao constrangimento, fato que se comprova na leitura do processo judicial, que teve reconhecida a repercussão geral pelo STF ao julgar recurso extraordinário (RE 845779) cujo  fato que originou a ação ocorreu em um shopping center (empresa privada). 

A norma é federal e válida para todo e qualquer tipo de formulário, seja ele educacional, financeiro, fiscal ou trabalhista e previdenciário. O rol de documentos elencados no art. 3º do Decreto nº 8727 de 2016 é exemplificativo, ou seja, tem cabimento para quaisquer documentos. Se a pessoa passou por um processo judicial, transitado em julgado e adquiriu um nome social, tem o direito de ter adotado este nome em todo e qualquer documento em que o seu nome de registro original esteja presente. 

Á saber: recentemente, outro julgado do STF também de repercussão geral, reconhece a transgêneros possibilidade de alteração de registro civil sem mudança de sexo através da Ação Direta de Inconstitucionalidade (ADI) 4275 de 01/03/2018.