Integração de Leads, Contatos, Oportunidades e Atividades do Exact Spotter para o TOTVS CRM

Contexto

Sistemas Envolvidos

• Exact Spotter
• iPaaS
• TOTVS CRM

O que esta integração faz?

O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

Escopo

Fluxo de dados do RD Station para o CRM

Fluxo de dados do CRM para o RD Station 

Quando um lead/cliente é enviado ao TOTVS CRM?

Quando a reunião for agendada, ou seja, o lead/cliente entra na seção "Agendados" do funil, conforme imagem abaixo:

Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

Sempre que um lead é agendado ou reagendado no Exact Spotter um evento é disparado para o iPaaS que integra as informações de Lead/Customer, Contact, Opportunity, Team Members, Activity-Default com o TOTVS CRM.

JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

Lead/Customer:

Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

Contact:

Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

Opportunity:

Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

Team Members:

Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

Activity (criada a partir do agendamento):

Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

Activity (criada a qualquer momento após agendamento):

Toda vez que uma atividade é manipulada no Exact Spotter, um evento é disparado para o iPaaS que integra a mesma com o TOTVS CRM.

Quando a atividade for de origem Exact Spotter e a mesma for concluída ou cancelada no TOTVS CRM, essa atualização é enviada ao Exact Spotter.

JSON de exemplo: json_activity.txt

Pré-requisitos Cliente

Pré-requisitos Exact Spotter

Para que os leads, contatos, oportunidades e atividades sejam integrados corretamente, é necessário cadastrar alguns eventos no Exact Spotter que chamarão os Webhooks, enviado a informação da forma correta ao IpaaS e posteriormente para o TOTVS CRM.

Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

Os eventos padrão e os corpos da requisições são:

OBSERVAÇÃO: caso o cliente queira que o lead/cliente seja disparado para o TOTVS CRM em outra etapa diferente de Agendados e Reagendados, basta alterar/remover os dois eventos abaixo com a sua respectiva etapa.

Segue documentação dos eventos possíveis: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

• • event.schedule

{
    "event": "event.schedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.reschedule

{
    "event": "event.reschedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Para o serviço iPaaS Activity Exact Spotter to TOTVS CRM:

• • event.activitycreated

{
    "event": "event.activitycreated",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
} 

• • event.activitydeleted

{
    "event": "event.activitydeleted",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.activitydone

{
    "event": "event.activitydone",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.activityedited

{
    "event": "event.activityedited",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Pré-requisitos iPaaS:

Adicione uma conta no aplicativo TOTVS CRM:

• Acesse o aplicativo TOTVS CRM
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta"
• Você pode configurar de duas formas, via body ou via bearer token, conforme as imagens abaixo:

Adicione uma conta no aplicativo Exact Sales:

• Acesse o aplicativo Exact Sales
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta" e configure conforme a imagem abaixo:

O próximo passo é clonar do projeto padrão para a sua respectiva empresa no iPaaS.

Para isso, realize os seguintes procedimentos:

• Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
• No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
• Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção
• Procure o projeto clonado Standard - TOTVS CRM-SPOTTER
• Agora, você deve preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável

Segue os valores a serem preenchidos:

Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o usuário responsável ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_default_user)

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o pré vendedor ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_preseller_default)

Crie os seguintes Workflows:

Exemplo do fluxo

FAQ

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do iPaaS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o Exact Spotter