A partir das versões 12.1.2205.102 e superiores foi disponibilizada a opção "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa" (para habilitar o recurso será necessário executar o RM Atualizador).
Na inscrição do candidato, se a opção "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa" estiver marcada o sistema aplicará internamente a busca de candidatos nos cadastros de usuário do TOTVS Processo Seletivo e também no cadastro de Pessoa.
A pesquisa utilizará o mesmo critério de unicidade parametrizado no processo seletivo (para saber mais sobre critério de unicidade clique aqui).
Esta funcionalidade tem como objetivo agilizar o processo de inscrição, uma vez que os dados do candidato já fazem parte da base de dados do RM, e também manter os dados atualizados conforme o cadastro de Pessoas.
Para utilizar a opção "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa” será obrigatório marcar no critério de unicidade a opção "CPF, passaporte ou registro geral" e não será permitido utilizar o critério "Ou".
Esta obrigatoriedade tem como objetivo trazer uma maior segurança e robustez no processo de aproveitamento dos dados.
Por exemplo
Um funcionário ou aluno da instituição que já está cadastrado como Pessoas e não possui registro no cadastro de usuário no TOTVS Processo Seletivo realiza a inscrição em um determinado processo seletivo. Neste exemplo, se a opção "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa" estiver marcada, o sistema identificará seu registro no cadastro de Pessoas e apresentará no portal a tela abaixo:
A mensagem acima sempre será apresentada se um candidato já possuir cadastro no TOTVS Processo Seletivo (se estiver parametrizado para utilizar critério de unicidade), mesmo que o usuário não seja encontrado no cadastro de pessoa.
No momento em que esta mensagem é apresentada, o TOTVS Processo Seletivo realiza a importação do cadastro de Pessoas para o cadastro de usuários.
Regras da opção "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa":
- Se não for localizado nenhum registro no cadastro de usuário do TOTVS Processo Seletivo será aplicada a mesma busca no cadastro de Pessoas, caso seja localizado um registro, o cadastro da Pessoa será importado para o cadastro de usuário do TOTVS Processo Seletivo.
- Quando recuperados os dados do cadastro de Pessoas, caso existam Filiações associadas a esta pessoa, os dados das Filiações existentes também serão recuperados e aproveitados no cadastro de usuários do TOTVS Processo Seletivo mantendo os relacionamentos existentes. (Por exemplo: Se no cadastro de Pessoas uma determinada pessoa possui uma Filiação do Tipo Pai, esta filiação será importada para o cadastro de usuários do Processo Seletivo como uma Filiação/Responsável do candidato do Tipo Pai).
- Se o candidato já possuir um cadastro no TOTVS Processo Seletivo, ainda assim o sistema realizará a busca das informações no cadastro de Pessoas. Caso seja localizado um registro no cadastro de Pessoas iremos copiar os dados do cadastro de Pessoa sobrescrevendo os dados no Cadastro do Usuário.
Validação adicional
Em alguns casos observamos que os clientes estavam via rotinas customizadas atualizando o campo CODPESSOA com um código de uma pessoa com os dados totalmente divergentes dos dados do candidato, e com isso os dados estavam sendo aproveitados de forma incorreta.
Com objetivo de evitar esse cenário, foi implementada a partir da versão 12.1.2410 uma nova camada de validação, que baseado no critério de unicidade verifica se os dados do cadastro da pessoa vinculada (CODPESSOA) corresponde aos dados cadastrados para o candidato, caso os dados estejam divergentes o sistema limpa o campo CODPESSOA para que a matricula ou inscrição seja concluída considerando os dados do candidato de forma correta.
A regra acima será aplicada somente se o processo seletivo estiver com a opção "CPF, passaporte ou registro geral" marcada no critério de unicidade.
Atenção
Caso uma informação esteja preenchida no Cadastro de Usuário e essa informação não esteja preenchida no Cadastro de Pessoa ela não será sobrescrita, mantendo a informação cadastrada no Usuário.
Exemplo:
Cadastro de Pessoa → Campo E-mail = Vazio
Cadastro de Usuário → Campo E-mail = [email protected]
Considerando o exemplo acima, o campo e-mail do Cadastro de Usuário será mantido com o valor "[email protected]"
Atenção
Ao recuperar os dados da pessoa, podem ocorrer não conformidades relacionadas à inconsistências no cadastro, por exemplo, podem existir cadastros antigos com informações incompletas, dados inválidos, e quando isto ocorrer será apresentada a mensagem de alerta conforme a imagem abaixo, sendo permitido ao candidato prosseguir com a inscrição.
É possível visualizar a mensagem original reportada pelo TOTVS Processo Seletivo ao solicitar o recurso de inspeção de código do navegador.
Filiação
Esta mesma regra será aplicada ao copiar os dados do cadastro de Filiações da Pessoa, caso as Filiações já estejam cadastradas como usuários no TOTVS Processo Seletivo.
Observação: O sistema não irá recuperar as informações de Responsável Acadêmico e Responsável Financeiro vinculado ao Aluno, tendo em vista que somente as informação do Cadastro de Pessoas e as suas Filiações que serão recuperadas.
É possível manter atualizado o cadastro de Pessoa do RM conforme a informações preenchidas na inscrição do processo seletivo, para isso é necessário habilitar uma parametrização no processo seletivo.
Para saber mais informações clique aqui.
A partir da criação do parâmetro "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa” os usuários que forem aproveitados do cadastro de Pessoa (TOTVS RH) passarão a possuir vínculo com o cadastro de usuário do TOTVS Processo Seletivo.
Além desta evolução, mesmo que o processo seletivo não esteja com o parâmetro "Aproveitar dados do cadastro de Pessoa” habilitado, realizamos uma melhoria na funcionalidade de matricula do TOTVS Processo Seletivo para que ao matricular o aluno o TOTVS Educacional também realize o vínculo lógico do cadastro da Pessoa com o cadastro do usuário do processo seletivo (criamos o campo CODPESSOA na tabela SPSUSUARIO).
Portanto, não será possível realizar alterações nos dados pessoais ou de filiações de um candidato que seja um funcionário da instituição (que esteja cadastrado no TOTVS RH, estando ativo ou não), pois o cadastro de usuário do TOTVS Processo Seletivo é totalmente integrado com o cadastro de Pessoa do TOTVS RH e qualquer alteração poderá afetar o eSocial.
Quando este cenário ocorrer, ao realizar a inscrição será apresentado a informação abaixo:
Atenção
Se um dos responsáveis do candidato for um funcionário da instituição, a mensagem a acima será apresentada para o responsável em questão e seus dados não poderão ser alterados.
Por exemplo,
Candidato: João
Filiação 1 (Pai): José (é um funcionário)
Filiação 2(Mãe): Maria
Será permitido alterar os dado do candidato, filiação 2 (Mãe) e não será permitido alterar os dados da filiação 1(Pai), pois é um funcionário.
Quando na inscrição alguma informação não estiver preenchida e estiver bloqueada para alteração em função de ser um funcionário, e esta informação for obrigatória, será permitido dar prosseguimento na inscrição, ou seja, não será apresentado nenhum alerta informando que o campo não foi preenchido.
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