ÍNDICE

Introdução

• Público Alvo
• Acesso a Plataforma

Home Page

• Ajuda
• Menu de Acessos Rápidos
• Widget "Meus Projetos"
• Widget "Aprovações"
• Calendário
• Visualização de Agendas
• Busca de Aceleradores
• Apontamento de Horas

Workarea do Projeto

• Projeto | Riscos e Problemas
• Viu Algo Incomum
• Visualização de Agendas
• Marcos do Projeto
• Indicadores de Gestão
• Apontamento de horas a partir do projeto
• Solicitação de Mudança
• Assinatura Eletrônica
• Histórico do Projeto
• Pendências e Lições Aprendidas
• Equipe do Projeto
• Submeter Termo de Aceite
• Acessar Página do Cliente no Empodera

TOTVS Assinatura Eletrônica

TOTVS Collab

Central de Projetos (Visão do Cliente)

Público Alvo

O público alvo da MIT Digital Workplace é o time de entrega das unidades de serviços que utilizam o PSA como ferramenta de gestão de projetos.

A plataforma visa trazer mais agilidade e produtividades para os times de GP, CP e analistas no dia a dia dos projetos.

Acesso a plataforma

O Acesso a MIT Digital Workplace está liberado a todo o ecossistema de serviços (usuários @totvs e @totvspartners).

Os dados do PSA que são apresentados na plataforma são determinados de acordo com o perfil de acesso do usuário vinculado ao PSA.

Home Page

Principais funcionalidades disponíveis na home page da plataforma:

Ajuda

A opção Ajuda está localizada no canto superior direito da homepage (imagem abaixo) e nela você encontrará todas as orientações de uso da plataforma, tais como:

Menu de acessos rápidos

O menu de acessos rápidos está localizado na parte superior da página, conforme figura abaixo, e reúne as principais ferramentas, como:

• MIT: Acesso a One Page da MIT que reúne as principais orientações e guia de templates da Metodologia.
• Ferramentas:
  • collab: Acesso ao TOTVS collab a ferramenta de gestão de tarefas no modelo Kanban da TOTVS. O collab é um componente do Fluig No-code.
  • Reserve: Acesso à ferramenta Reserve para prestação de contas de viagens e despesas de projetos.
  • Assinatura Eletrônica: Acesso a ferramenta de Assinatura Eletrônica da TOTVS.
  • Busca no Drive: Utiliza o Google Cloud Search para encontrar informações de trabalho em qualquer lugar. Ele pesquisa todo o conteúdo da organização nos serviços do Google Workspace.
• Aceleradores:
  • Implantação: Acesso ao Portal de Aceleradores, um canal com formato simples e dinâmico para pesquisar, navegar, consumir e, principalmente, compartilhar aceleradores de Implantação.
    
  • Boas Práticas (MITs): Acesso ao Repositório de Boas Práticas de Projetos, encontre documentos de projetos já entregues e modelos da MIT já preenchidos

• Indicadores: Acesso ao GoodData Analytics para os Dashboards de Projetos do PSA.
• TDW de Serviços: Acesso a página de Serviços no TDW.
• Comunidade de Serviços: Acesso a comunidade de Serviços no FLUIG.

Obs: Os acessos às ferramentas do menu não possuem single-sign-on, ou seja, algumas ferramentas vão exigir novamente a digitação de usuário e senha e para alguns perfis nem estarão acessíveis.

Widget “Meus projetos”

A lista de meus projetos relaciona todos os projetos onde o usuário logado está atrelado no PSA. Aos perfis de gestão será possível visualizar todos os projetos vinculados, mas com acesso efetivo somente se for membro de equipe.

Busca e Filtro

É possível fazer busca na lista de projetos por: Nome do projeto, código do projeto, Nome do Cliente e Código do Cliente. A busca permite a utilização de parte do texto a ser buscado.

No campo Status é possível filtrar os projetos por Status. Este filtro permite a seleção de múltiplos status para filtro.

A opção de Filtros do Sistema permite filtrar algumas visões já pré-estabelecidas no PSA.

Para utilizar a opção Exibir somente favoritos, clique na estrela ao lado esquerdo do projeto desejado e torne-o favorito.

Para filtrar, é sempre preciso clicar no botão “Filtrar”.

Acesso a Workarea do Projeto

Para acessar a workarea do projeto basta clicar sobre o nome do projeto na lista de projetos.

Widget “Aprovações”

A lista de aprovações relaciona todas as ações de aprovação pendentes em nome do usuário logado. As aprovações são oriundas dos projetos no PSA.

Acesso à aprovação no PSA

Para acessar a aprovação diretamente no PSA basta clicar sobre o registro na lista de aprovações.

Calendário

O calendário de Serviços apresenta os principais eventos e datas importantes para os times de serviços, como exemplo: Datas de fechamento, eventos internos, auditorias, etc.

Além das datas de serviços, o calendário mostra a agenda de alocação dos projetos no PSA (de cada usuário logado)

É apresentado Data, horário, cliente, projeto e local de atendimento. Basta clicar sobre evento do calendário para visualizar mais informações sobre o mesmo.

Acesso aos detalhes do evento

Para acessar os detalhes do evento, quando existir, basta clicar no evento no calendário.

Visualização de Agendas

A visualização de agendas dos recursos está disponível em dois locais diferentes da plataforma, com os seguintes critérios:

• Na Home: Visualização de todas as suas agendas nos diversos projetos. Caso você seja CP, visualizará a agenda de todos os recursos alocados em seus projetos.
• Na Workarea do projeto: Visualização das suas agendas no projeto em questão. Caso você seja CP, visualizará a agenda de todos os recursos alocados no projeto em questão.

Na agenda é possível selecionar a visualização por dia e mês.

É possível fazer busca por nome na relação de recursos apresentada.

O Campo período permite selecionar o período que se deseja visualizar na tela.

Busca de Aceleradores

Possibilidade de realizar busca unificada de aceleradores de forma prática e rápida nos diversos repositórios de aceleradores. Como exemplo abaixo na pesquisa de "CNAB":

Apontamento de horas

Esta widget permite o envio de apontamento de horas pendentes (rascunho) para o PSA.

Nesta visão são apresentados todos os apontamentos do recurso logado.

Através da opção de filtro por "Status do apontamento" é possível mudar a visualização. Por default o sistema sempre apresentará os apontamentos com status de rascunho. 

Também é possível definir através do filtro de "Período" qual o período será apresentado no grid.

Editando e enviando apontamentos:

Ao selecionar um apontamento clicar no botão "Editar" a tela do apontamento no PSA será aberta.

Ao selecionar um apontamento e clicar o botão "Enviar" o mesmo será enviado para aprovação saindo do status "Rascunho."

Workarea do projeto

Ao clicar no código no projeto na widget de Projetos o usuário é redirecionado para a “Workarea do Projeto”. Esta é a página do projeto que reúne as principais informações sobre o mesmo e as funcionalidades específicas para o projeto.

Informações do projeto

As informações apresentadas na workarea do projeto são carregadas do PSA, os campos Objetivos e Premissas podem ser editados e preenchidos pelo CP do projeto para armazenamento de informações acessíveis a todo público do projeto.

Nesta tela é possível encontrar as seguintes abas com informações específicas:

1. Informações do Projeto
2. Projeto | Riscos e Problemas
3. Viu Algo Incomum
4. Visualização de Agendas
5. Marcos do Projeto
6. Indicadores de Gestão
7. Apontamento de horas a partir do projeto
8. Solicitação de Mudança
9. Assinatura Eletrônica
10. Histórico do Projeto
11. Pendências e Lições Aprendidas
12. Equipe do Projeto
13. Acessar Página do Cliente no Empodera

Acesso direto ao repositório (Fluig) do projeto

Para acessar diretamente o repositório de cada projeto, basta clicar no botão Repositório Fluig que se encontra na workarea de cada projeto. Será aberta uma nova página redirecionando o usuário ao repositório do projeto no fluig.

O endereço de cada repositório é obtido do campo “TDN do Projeto” que se encontra no cabeçalho do projeto no PSA.

 

Gestão de riscos e problemas

Na aba “Projeto | Riscos e Problemas”, é possível registrar, através do botão “Novo registro” riscos e problemas mapeados no projeto.

Através destes registros é possível relacionar e controlar os status e planos de ações designados para cada ocorrência.

É possível copiar a relação para a área de transferência através do botão “Copiar tabela” ou exportar os dados para uma planilha através do botão “Exportar para Excel”

Foi criada também uma aba para verificar a Matriz de Riscos.

Viu Algo Incomum?

Na funcionalidade de “Viu Algo Incomum?” é possível registrar ocorrências anônimas para que sejam tratadas pelo CP do projeto, convertendo-as em riscos, problemas ou ocorrências.

Controle de Pendências e Registro de lições aprendidas por projeto

Na aba “Pendências”, é possível registrar, através do botão “Incluir Pendência” as pendências mapeados no projeto.

Através destes registros é possível relacionar e controlar os status e criticidade designados para cada ocorrência.

É possível copiar a relação para a área de transferência através do botão “Copiar tabela” ou exportar os dados para uma planilha através do botão “Exportar para Excel”.

Também existe uma aba com gráficos representando os Status e Criticidade.

Na funcionalidade de “Lições Aprendidas” é possível registrar novas lições aprendidas, classificar a "Fase do projeto" e "Fluxo de Trabalho", informar as oportunidades que contribuíram para o sucesso do projeto ou informar as ameaças que contribuíram para o insucesso do projeto.

As lições aprendidas pode ser registradas a qualquer momento/fase do projeto e por qualquer integrando do projeto, pela tela inicial do projeto ou pela opção "Retrospectiva" dentro de "Pendências".

Apontamento de horas a partir do projeto

Esta widget permite o envio de apontamento de horas pendentes (rascunho) para o PSA.

Nesta visão são apresentados todos os apontamentos do recurso logado limitado ao projeto selecionado.

Através da opção de filtro por "Status do apontamento" é possível mudar a visualização. Por default o sistema sempre apresentará os apontamentos com status de rascunho. 

Também é possível definir através do filtro de "Período" qual o período será apresentado no grid.

Editando e enviando apontamentos:

Ao selecionar um apontamento clicar no botão "Editar" a tela do apontamento no PSA será aberta.

Ao selecionar um apontamento e clicar o botão "Enviar" o mesmo será enviado para aprovação saindo do status "Rascunho."

Acesso direto ao projeto no PSA

Para acessar o projeto diretamente no PSA basta clicar sobre o nome do projeto na workarea do projeto.

Marcos do Projeto

Na aba de “Marcos do Projeto” são apresentados os marcos que foram definidos na WBS do projeto no PSA como marcos de entrega.

Através desta visão o responsável pelo projeto (CP/GP) consegue acompanhar o status e progresso de cada marco e ainda conta com as seguintes opções:

Anexo

Através desta opção o CP/GP do projeto pode anexar os termos de aceite de cada marco, à medida que eles forem sendo concluídos. Para isso, selecione o marco e acione o botão “Anexo”.

O documento anexado será salvo automaticamente no repositório do projeto no Fluig.

Caso seja necessário remover o anexo vinculado ao marco, basta acessar o botão “Anexo” e clicar no botão de remover anexo (Lixeira). Somente marcos não aprovados podem ter o anexo removido.

Enviar para aprovação

Através desta opção o CP/GP do projeto pode enviar o marco para aprovação.

Pré-aprovar

Através desta opção o CP/GP do projeto, após anexar o termo de aceite ao marco, pode pré-aprovar o marco.

Acessar o Marco

Clicando sobre o nome de cada marco é possível acessar os detalhes no marco diretamente no PSA.

Obs: Marcos definidos com Tipo de Aprovação “Portal do Cliente” são enviados para que o cliente aprove via portal e Marcos definidos como “Termo Físico” devem possuir um termo de aceite assinado pelo cliente para que possa ser encerrado.

Histórico do Projeto

Na aba de "Histórico do Projeto" é apresentado todo o histórico do projeto com possibilidade de filtrar o tipo de mudança que ocorreu como por exemplo quando foi criado o Repositório do projeto.

Equipe do Projeto

Na aba de "Equipe do Projeto" é apresentado todo o time do projeto, integrando a funcionalidade do PSA "Membros de Equipe".

Submeter Termo de Aceite

Na aba de "Informações do Projeto" é possível gerar a MIT062 e Submeter o Termo para Aceite do Cliente.

Você pode gerar a MIT062 e enviar para assinatura via TAE,
Gerar a MIT062 para impressão e assinatura manual, ou
Anexar a MIT062 já assinada em PDF.

Indicadores de Gestão

Na aba de “Indicadores de Gestão” são apresentados indicadores e métricas financeiras e de qualidade específicas do projeto.

As informações são carregadas através da integração com o GoodData Analytics que é sincronizado com os dados do PSA em momentos específicos.

Observação: Para que esta visão seja apresentada, o usuário logado precisa ter acesso as visões de serviços no Analytics.

Os indicadores estão divididos nos seguintes agrupadores:

Indicadores Financeiros

Aqui são demonstrados Indicadores financeiros do projeto tais como:

• Dados da Venda
  • Valor do Projeto: Valor líquido vendido do projeto
  • % Margem Vendida: % da margem vendida no projeto
  • Horas Vendidas: Quantidade de horas totais vendidas no projeto
  • Valor Hora Médio (Venda): Valor do Projeto / Horas Vendidas
  • Margem Esperada: Valor de Margem esperada no projeto (baseado na margem de venda)
  • Custo Total Orçado: Custo total orçado no projeto (vendido)
  • Valor Hora Médio (Orçado): Custo Total Vendido / Horas Vendidas

• Planejamento do Projeto

• • Custo Total Planejado (BAC): Custo total planejado no projeto (Horas + Despesas)
    • Despesa Planejada: Valor total de despesas planejadas no projeto
    • Horas Planejada: Valor total de custo de horas planejadas no projeto
  • Horas: Quantidade de horas planejadas no projeto
  • Custo Médio: Custo médio planejado no projeto (Custo Total Planejado / Horas)
    

• Realizado do Projeto
  • Custo Total Realizado (AC): Custo total realizado no projeto (Custo Horas + Custo Despesas)
    • Custo Horas: Valor total de custo de horas realizadas no projeto
    • Custo Despesas: Valor total de despesas realizadas no projeto
  • Custo Total Restante (ETC): Custo Total Planejado - Custo Total Realizado
  • % Margem do Projeto: % de margem realizado (EAC) no projeto
  • Margem Realizada: Valor da margem realizada no projeto
  • Horas Apontadas: Quantidade de horas totais apontadas no projeto
  • Custo Médio Realizado: Custo médio realizado no projeto (Custo Total Realizado (AC) / Horas apontadas)
  • Receita Projeto: Receita total reconhecida no projeto
  • Receita Represada: Total de receita represada no projeto

• Diferenças
  • Diferença de % Margem: % Margem Vendida - % Margem do Projeto
  • Diferença de Margem: Margem Esperada - Margem Realizada
  • Dif. Horas: Horas Vendidas - Horas Apontadas
  • Receita (Estoque): Saldo de receita a ser reconhecido no projeto

Qualidade

Aqui são demonstrados os resultados referente a auditorias de serviços realizadas no projeto e também resultados de pesquisas de satisfação com o cliente do projeto.

Status Report

Na funcionalidade de “Status Report” é possível ter acesso ao status completo do projeto e conferir as principais informações como: Fase do projeto, principais entregas, riscos, pontos de atenção, solicitações de mudança

É possível gerar um print instantâneo através do botão "Gerar instantâneo" para ser facilmente anexado e enviado ao cliente.

Solicitação de Mudança

Na aba de “Solicitação de Mudança” é possível incluir novas solicitações de mudanças, assinar via Assinatura Eletrônica, consultar e visualizar os status de cada solicitação.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Assine documentos de forma ágil com a ferramenta de assinatura eletrônica da TOTVS e tudo através da workarea do projeto. 

Todo documento encaminhado para assinatura será salvo automaticamente no repositório do projeto, facilitando o acesso e consulta do mesmo.

Selecione documentos diretamente do Fluig - ECM ou faça upload do seu próprio computador.

Insira destinatários e defina ações como "Assinar", "Validar", "Testemunhar" e "Observar".

Também é possível incluir assunto e escrever uma mensagem ao enviar o documento para assinatura.

Acessar Empodera

Através da MDW você pode acessar a página do seu Cliente no Empodera, não se faz necessário ter acesso no Empodera para visualizar esta página.

Mais informações sobre o produto? Confira nos links presentes abaixo:

• TDN do Produto
• Vídeos HOW TO

Problemas com a ferramenta? 

Abra um ticket para o time de Produto através do página suporte da TOTVS: suporte.totvs.com.br
Saiba como abrir ticket através deste How-to.

TOTVS COLLAB

O collab é simples, objetivo e flexível para o usuário. Permite a visualização das tarefas a serem executadas e interação com marcações para priorização e status. Crie equipes e projetos para uma melhor gestão de atividades.

• TDN do Produto
• Vídeos HOW TO

Caso o usuário esteja sem acesso ao Collab, o mesmo deverá ser solicitado a: [email protected]

Central de Projetos (Visão do Cliente)

Através da Central de Projetos, o cliente pode visualizar seus projetos ativos e aprovar os Marcos de Entrega (definidos com Tipo de Aprovação = “Portal do Cliente”) e aprovar apontamento de horas (OSs) dos projetos de hora e material.

O manual de uso da visão do cliente pode ser encontrado no link abaixo:

Central de Projetos