Existem Clientes que exigem uma formalização da liberação do faturamento, muitas vezes associando-o a um pedido de compra ou contrato relacionado. Caso não haja essa exigência, o faturamento do projeto deve seguir as datas programadas no planejamento e fechamento da Proposta Comercial.

Entrada(s):

• Termo de Validação, com o aceite de um Marco ou etapa Projeto no PSA

Atores:

• Gerente ou Coordenador do
• Comitê do Projeto
• PMO
• CST Faturamento

Ações:

• Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações que evidenciam a conclusão / entrega de um Marco acordado e alinha a liberação de faturamento com o Comitê.
• Comitê avalia o cenário e as condições apresentadas e aprova o Termo de Liberação, permitindo que a TOTVS realize a emissão de Nota Fiscal de acordo com as condições comerciais previamente acordadas.
  • NOTA 1: Este documento deve ser definido como opcional ou obrigatório no início do projeto junto ao Cliente.
    Para projetos com órgãos públicos, o uso obrigatório deste documento / artefato é bastante comum.
• Com o Marco aprovado, o PMO emite o faturamento definido no projeto, sempre avaliando se o cliente não tem nenhuma restrição de datas para recebimento de nota ou mensagens específicas na nota fiscal.
  
  • NOTA 2: para os projetos em que não foi acordado a pré liberação do faturamento, o PMO segue o cronograma de faturamento programado no projeto, emitindo as notas fiscais avaliando as restrições de datas e mensagens específicas na nota fiscal.
  • NOTA 3: para os projetos de Hora e Material, é necessário que o PMO avalie quais atendimentos (Ordens de Serviço) estão aprovadas pelo cliente para faturamento, para emitir a parcela do mês. Para os atendimentos reprovados, é necessário que o PMO confirme com o Gerente ou Coordenador do Projeto ou ainda, com o RMO da Unidade se o atendimento não é passível de cobrança. Caso o faturamento seja devido, o Gerente ou Coordenador do Projeto deverá encaminhar ao PMO a liberação das Oss para novo faturamento validada com o cliente.

Saída(s):

• Termo de Liberação de Faturamento
• Faturamento programado/planejado emitido e nota fiscal enviada ao cliente.

Fluxo do Processo:

FACTURACIÓN

Existen Clientes que requieren una formalización de la facturación, muchas veces asociándola con un pedido de compra o contrato relacionado. Si no existe ese requisito, la facturación del proyecto debe seguir las fechas programadas en la planificación y cierre de la Propuesta Comercial.

Entrada(s):

• Acuerdo de Validación, con la aceptación de un Hito o etapa Proyecto en el PSA

Actores:

• Gerente o coordinador del
• Comité de Proyecto
• PMO
• CST Facturación

Acciones:

• El gerente o coordinador del Proyecto organiza la información que evidencia la finalización/entrega de un Hito acordado y alinea la liberación de facturación con el Comité.
• El Comité evalúa el escenario y las condiciones presentadas y aprueba el Acuerdo de Liberación, permitiendo a TOTVS emitir la Factura de acuerdo con las condiciones comerciales previamente acordadas.

• • Este documento debe definirse como opcional u obligatorio al inicio del proyecto con el Cliente. Para proyectos con organismos públicos, el uso obligatorio de este documento/artefacto es bastante común.
• Con el Hito aprobado, la PMO emite la facturación definida en el proyecto, siempre evaluando si el cliente no tiene ninguna restricción de fechas para la recepción de nota o mensajes específicos en la factura.
  
  • NOTA 2: para los proyectos en los que no se acordó la liberación previa de la facturación, PMO sigue el cronograma de facturación programado en el proyecto, emitiendo las facturas, evaluando las restricciones de fechas y mensajes específicos en la factura.
  • NOTA 3: para los proyectos de Hora y Material, es necesario que PMO evalúe qué servicios (Órdenes de Servicio) están aprobadas por el cliente para la facturación, para emitir la cuota mensual. Para las atenciones reprobadas, es necesario que PMO confirme con el gerente o coordinador del Proyecto o con RMO de la Unidad si la atención no es cobrable. Si la facturación es exigible, el gerente o coordinador del Proyecto deberá enviar a PMO la liberación de las OS para la nueva facturación validada con el cliente.

Salida(s):

• Acuerdo de Liberación de Facturación
• Facturación programada/planificada emitida y factura enviada al cliente.

Flujo del Proceso:

INVOICING

There are Customers who require the invoicing to be formalized, often by associating it with a purchase order or related contract. If there is no such requirement, project billing must follow the dates scheduled in the planning and closing of the Business Proposal.

Input(s):

• Validation Term, with the acceptance of a Milestone or Project stage in the PSA

Actors:

• Manager or Coordinator of
• Project Committee
• PMO
• CST Billing

Actions:

• Project Manager or Coordinator organizes the information evidencing the completion / delivery of an agreed Milestone and aligns the billing release with the Committee.
• The Committee evaluates the scenario and the conditions presented and approves the Release Agreement, allowing TOTVS to issue the Invoice in accordance with the business conditions previously agreed.
  
  • NOTE 1: This document should be set as optional or required at the start of the project with the Customer. For projects with government agencies, it is quite common to have this document / artifact be required.
• Once the Milestone has been approved, the PMO issues the invoice as stipulated in the project, always making sure that the client does not have any date restrictions for receiving the invoice or specific messages on the invoice.
  
  • NOTE 2: for projects where pre-release invoicing has not been agreed, the PMO follows the invoicing schedule programmed in the project, issuing the invoices by evaluating the date restrictions and specific messages on the invoice.
  • NOTE 3: for Time and Material projects, the PMO needs to assess which services (Work Orders) have been approved by the customer for invoicing, in order to issue the installment for the month. For failed services, the PMO must confirm with the Project Manager or Coordinator or with the Unit's RMO that the service is not chargeable. If invoices are due, the Project Manager or Coordinator must send the PMO the release of the SO for new invoicing, as validated with the customer.

Output(s):

• Invoicing Release Form
• Scheduled/planned billing issued and invoice sent to customer.

Process Flow: