As ações serão utilizadas para realizar a comunicação com o Cliente/Fornecedor, será possível cadastrar vários tipos de ações de cobrança.
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As ações de cobranças.
As ações para cobranças , são as seguintes:
Card
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Envio de e-mail |
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E-mail
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No tipo de ação Envio de E-mail deverá ser parametrizado as informações:
Para a ação de envio de Email, será possível definir o Assunto, informar um relatório para o corpo do E-mail e enviar o boleto(Para que o boleto seja enviado, o lançamento em atraso precisa possuir um boleto gerado e oconvênioutilizado precisa de um relatório de boleto associado).
Assunto:Define o texto que será incluído no campo Assunto. Será o mesmo texto para todos os e-mails. Relatório do Corpo:Deverá ser informado um relatório(global) que será utilizado para a criação do corpo do e-mail. Para orientações de como criar um relatório, acesse: RM Reports. Nome do Remetente: Nome que irá ser exibido como o Remetente que está enviando o e-mail. E-mail do Remetente:Endereço de e-mail que irá ser exibido como do Remetente que está enviando o e-mail. Enviar Boleto:Flag que indica ser será enviado ou não o boleto emanexono e-mail da cobrança. Somente lançamentos comboletogerado e com o CNABSTATUS igual a RegistradoouRegistro On-line, terão o boleto enviado no e-mail.
OBS:Na mesma régua pode ser criado mais de uma ação do tipo envio de e-mail, sendo assim as informações acima poderão ser diferentes para cada ação, como por exemplo o relatório do corpo do e-mail.
Esta tela possui parâmetros da coligada atual (define as configurações que serão utilizadas na coligada que o usuário está logado no momento) e da coligada global (define as configurações que serão usadas pela coligada global). Geralmente configuramos as mesmas informações para a coligada global e a atual, dependendo da necessidade da empresa estes dados poderão ser separados.
Testando envio de E-mail , Clicar no : Image Added
Inserir E-mail destino e em seguida : Enviar.
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Sistema avisa do envio da mensagem de teste.
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E-mail enviado com sucesso.
Card
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Ação Manual ( SEM BOLETO ) |
Card
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Ação Manual ( COM BOLETO )
No tipo de ação Envio de E-mail deverá ser parametrizado as informações:
Para a ação de envio de Email, será possível definir o Assunto, informar um relatório para o corpo do E-mail e enviar o boleto(Para que o boleto seja enviado, o lançamento em atraso precisa possuir um boleto gerado e oconvênioutilizado precisa de um relatório de boleto associado).
Assunto:Define o texto que será incluído no campo Assunto. Será o mesmo texto para todos os e-mails. Relatório do Corpo:Deverá ser informado um relatório(global) que será utilizado para a criação do corpo do e-mail. Para orientações de como criar um relatório, acesse: RM Reports. Nome do Remetente: Nome que irá ser exibido como o Remetente que está enviando o e-mail. E-mail do Remetente:Endereço de e-mail que irá ser exibido como do Remetente que está enviando o e-mail. Enviar Boleto:Flag que indica ser será enviado ou não o boleto emanexono e-mail da cobrança. Somente lançamentos comboletogerado e com o CNABSTATUS igual a RegistradoouRegistro On-line, terão o boleto enviado no e-mail.
OBS:Na mesma régua pode ser criado mais de uma ação do tipo envio de e-mail, sendo assim as informações acima poderão ser diferentes para cada ação, como por exemplo o relatório do corpo do e-mail.
Importante Esta tela possui parâmetros da coligada atual (define as configurações que serão utilizadas na coligada que o usuário está logado no momento) e da coligada global (define as configurações que serão usadas pela coligada global). Geralmente configuramos as mesmas informações para a coligada global e a atual, dependendo da necessidade da empresa estes dados poderão ser separados.
Igual do Assistente , usuário não vai gerenciar o assistente para quem será enviada a cobrança, usuário que define para quem será enviada a cobrança - muito parecido com do Assistente de cobrança que já existe no sistema
Filtro é definido pelo usuário, Pegando lançamentos já vencidos ou por vencer.
Após filtrar o(s) lançamento(s) desejado(s) - Executar.
OBS: Cadastro do Cli/For tem que estar com campo E-mail preenchido.
Executado o processo - Ação Manual de Cobrança.
E-mail enviado para o Cliente.
Exemplo com Boleto Registrado
Status Remessa : Registrado
Filtro para buscar o Lançamento com Boleto gerado e Registrado - Executar
E-mail enviado com Boleto em anexo.
Card
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Envio de SMS |
Para envio de SMS :
Para a ação de envio de SMS, será possível definir o texto do SMS com auxílio de mnemônicos (utilizar os existentes no assistente de cobrança).
Informações
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Atenção!
Para utilizar esta funcionalidade é necessário contratar um plano de serviço de SMS. Para maiores informações, acesse SMS Corporativo Via Mashup.
Deck of Cards
id
Envio de SMS - Configurações.
Card
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Utilizando Mashups |
Processo de Envio de SMS via Mashups.
Importante teste incialmente no Mashups para verificar se o Serviço de SMS encontra-se ativo e configurado corretamente com usuário / senha por exemplo.
Configurar o Processo de Ação de Cobrança de SMS no RM primeiramente.
Cobrança | Ações de Cobrança.
Incluídos os Mnemônicos para envio do SMS
Configuração necesária para envio do SMS para o Cliente.
Selecionar a Ação Cadastrada | Gerar Ação Manual de Cobrança
Selecionar a Parcela para Ação da Cobrança.
OBS : Verificar o cadastro do Cliente / Fornecedor se tem Telefone cadastrado.
FCFO.TELEX - SMS busca o Numero de Telefone - Tem que estar preenchido corretamente com DDD mais Número de Telefone.
Depois de conferir dados do Cliente , selecionar a Parcela -EXECUTAR
SMS enviado para o Celular do Cliente.
Card
label
Abertura de Atendimento de Cobrança para contato com Cliente
No tipo de ação abertura de atendimento deverá ser parametrizado as seguintes informações:
Para a ação de abertura de atendimento é preciso informar os parâmetros do atendimento(Coligada do Atendimento, Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento).
Coligada do Atendimento:Coligada de origem onde o atendimento será criado. Grupo de Atendimento:Grupo de atendimento para qual o atendimento será enviado. O grupo é utilizado para facilitar a abertura e gerenciamento dos atendimentos. Tipo de Atendimento:O tipo de atendimento é utilizado para classificar o atendimento.
Importante
As informações acima deverão estar cadastradas previamente no Totvs Aprovações e Atendimento.
Gerar Ação Manual da Cobrança:
É possível executar manualmente as ações de cobranças cadastradas, ao selecionar a ação e executar o processo será apresentado uma tela para seleção de lançamentos, os lançamentos que serão listados na visão não estão necessariamente vinculados a uma cobrança, com isso é possível realizar uma campanha informando sobre as parcelas vincendas.
Na tela de seleção de lançamentos, o usuário irá definir o filtro a ser usado para buscar os lançamentos desejados. Os lançamentos que estiverem de acordo com o filtro selecionado serão exibidos na tela. Será enviado e-mail, SMS ou realizado a abertura do atendimento para o Cliente/Fornecedor de cada lançamento retornado pelo filtro. Não será realizado nenhuma forma de agrupamento de e-mails, SMSs ou lançamentos, sendo processado individualmente cada lançamento.
Card
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2
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Régua de Cobrança |
Cobrança| Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança permite uma automação da cobrança. Neste cadastro são vinculados as ações de cobrança e é definido os dias para cada ação e a partir disso o sistema consegue de forma automática realizar alguma ação na cobrança, por exemplo, enviar SMS.
Durante o cadastro da Régua de Cobrança será apresentado um menu Anexo para que seja possível realizar a vinculação da Régua de Cobrança com as ações. Nesta associação será definido os dias em atraso, ao definir os dias em atraso o sistema irá sempre considerar o vencimento do lançamento, por exemplo, ao cadastrar a régua é informando que após 3 dias será enviado um SMS, o lançamento venceu em no dia a régua esta apta a enviar o SMS.
Para cada uma das ações de cobrança, será definido o número de dias de atraso de pagamento para a execução da determinada ação.
Para a ação de envio de e-mail, será possível possível definir o assunto e o relatório a ser anexado no corpo do e-mail . ( GLOBAL – Coligada 0 apenas ).
Para cada régua de cobrança serão definidas várias ações de envio de e-mail ou SMS. Porém só poderá ser definida uma ação de abertura de atendimento.
Cada ação que é executada com sucesso irá gerar efeito apenas 1 vez no dia.
Cadastro da Régua de Cobrança no TCGI.
Card
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3
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Carteira de Cobrança |
Cobrança| Carteira de Cobrança
Com a carteira de cobrança será possível criar perfis de cobrança. O perfil é criado considerando a régua definida e o filtro utilizado.
A régua será utilizada para automação da carteira de cobrança, caso a carteira não seja automatizada o campo deve ficar sem preenchimento.
Criando o Filtro:
Para criar um novo filtro é necessário inserir/editar uma carteira, é clicar na opção Selecionar o Filtro da carteira(...), neste momento o sistema irá abrir uma visão de Filtro de Carteira, primeiramente será necessário criar/selecionar o filtro no menu superior da visão, após selecionar o filtro e executar é necessário clicar na opção Selecionar Filtro no rodapé da visão. Em seguida basta salvar a carteira que o filtro está aplicado.
Será possível criar os filtros utilizando campos das tabelas FCFO ou XCOBRANCA.
Ao utilizar mais de 1 carteira é importante que os filtros estejam alinhados para que a cobrança seja gerada na carteira correta, por exemplo, na carteira 2 existe um filtro CODCFO = "A123", na carteira 1 deve ter um filtro CODCFO <> "A123". Caso não exista essa combinação ao executar o processo de gerar a cobrança a carteira 1 irá gerar a cobrança para o cliente/fornecedor "A123".
Para validar o retorno dos filtros criados é preciso possuir registros na tabela XCOBRANCA, sendo assim pode ser executado o processo de Gerar Cobrança para que as cobranças sejam criadas, com isso ao criar e executar o filtro será possível ver exatamente quais registros o filtro irá contemplar, ao concluir a criação dos filtros basta ir na Visão de Cobrança e executar o processo de Alterar a Carteira de Cobrança. Após isso as novas cobranças serão automaticamente criadas para a carteira correta.
É possível criar filtros usando consulta SQL:
O exemplo a seguir retorna os contratos de Venda vinculados ao Empreendimento com o código 2007.
SELECT XCOBRANCA.CONTRATO FROM XCOBRANCA JOIN XVENDA ON XCOBRANCA.CONTRATO = XVENDA.NUM_VENDA AND XCOBRANCA.CODCOLIGADA = XVENDA.CODCOLIGADA WHERE XVENDA.COD_PESS_EMPR = 2007 AND XVENDA.CODCOLIGADA = 1
A Visão de cobrança apresenta as cobranças existentes para cada cliente/fornecedor, é possível visualizar informações simplificadas da cobrança(Data de Abertura, Contrato, Origem da Cobrança e etc). Essa visão também contempla o Anexo Lançamentos da Cobrança, que apresenta informações do lançamento(s) que está associado a cobrança, além de possuir uma opção para visualizar as ações de cobrança que foram aplicadas no(s) lançamento(s) e Log para acompanhar todo o histórico no lançamento nesta cobrança.
Menu Processos
Gerar Cobrança: Será possível executar a geração de cobrança diretamente da visão de Cobrança.
Alteração da Carteira de Cobrança: Será possível alterar a carteira de uma ou varias cobranças, será necessário selecionar a(s) cobrança(s) e executar a rotina informando a nova carteira.
Gerar Ação Manual de Cobrança: Será possível manualmente executar as ações de cobrança que já estão cadastradas. É necessário selecionar uma ou mais cobranças e executar a rotina informando qual será a ação aplicada.
Tela de Cobrança
Para visualizar os dados consolidados de um cobrança é necessário abrir uma cobrança na visão de cobrança, posicione o cursor do mouse sobre a cobrança que deseja visualizar e de um duplo click, após essa ação será feito a abertura da tela de cobrança.
A tela de cobrança irá apresentar de forma organizada todas as informações da cobrança, como dados do cliente, informações do contrato(Venda e Aluguel), lançamentos que pertencem a cobrança.
Identificação:
Dados do Cliente: Será apresentado informações para contato do cliente em forma de hiperlink, que possibilita um rápido acesso ao cadastro do cliente.
Dados do Contrato: Apresentado informações básicas do contrato(Venda ou Aluguel), e com acesso rápido para o contrato de venda/aluguel ou empreendimento/imóvel através de hiperlink.
Lançamentos em Atraso: ♦ Lançamentos: Apresenta todos os lançamentos que compõem a cobrança. Foi incluído no menu Processos a opção Inclusão de Borderô de Negativação, com isso é possível selecionar o lançamento(s) e incluir diretamente ao Borderô para negativação.
Informações
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Importante:
A opção Inclusão de Borderô de Negativação ficará disponível apenas na edição da Cobrança/Atendimento.
♦ Valores: Ao selecionar os lançamentos e utilizar a opção Calcular será retornado o valor liquido do lançamento considerando a Data do Liquido informado, os lançamentos ficam desabilitados até que seja utilizado a opção 'Limpar'. ♦ Boleto: Após calcular o valor, será possível incluir o boleto para os lançamentos que foram selecionados.
Atendimento:
O menu de atendimentos estará disponível apenas ao acessar a tela de cobrança através da visão de atendimentos, com isso o atendente irá visualizar apenas os atendimentos que é responsável.
Historio de Cobrança:
Ao se gerar uma Ação Manual de Cobrança , a mesma ficará guardada no Histórico de cobrança .
Anexos | Histórico de Cobrança
Histórico Financeiro:
Retorna todo o histórico financeiro do cliente/financeiro que está vinculado a cobrança. Ao acessar a visão, é exibido na tela do cockpit um resumo de informações referentes à:
Cadastro do cliente/fornecedor
Saldo devedor Atual
Gráfico de quitação do contrato
Solicitações de atendimento
Últimos Vencimentos
Quantidade de contratos
Quantidade de parcelas atrasadas
As vendas do cliente
Cliente/Fornecedor:
Cliente/Fornecedor: Apresenta o cliente/fornecedor da cobrança, sendo possível atualizar o seu cadastro.
Fiadores/Outros Clientes: Nesta visão serão apresentados os fiadores que estiverem associados aos contratos de vendas/locação. Para contratos que possuem mais de um comprador/locatário ativos, esses também serão apresentados nesta tela.
Os registros desta tela serão apresentados em forma de Card, ao dar um duplo clic será aberto o cadastro do cliente/fornecedor associado ao mesmo.
Aviso
Somente fiadores associados a um cliente/fornecedor serão apresentados nesta tela.
Contratos de Venda/Locação:
Contrato: Apresenta o contrato da cobrança.
Card
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5
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Gerar Cobrança |
Cobrança| Gerar Cobrança
O processo de cobrança percorre a base de dados em busca de lançamentos vencidos, ao identificar os registros em atraso será feito a criação de uma nova cobrança para o cliente/fornecedor, essa cobrança é criada por contrato e origem(Venda ou Aluguel), caso já exista uma cobrança para o contrato e for identificado um novo lançamento em atraso essa cobrança é atualizada. O cliente/fornecedor pode possuir mais de uma cobrança, caso ele possua lançamentos em contratos distintos.
Quando todos os lançamentos da cobrança são quitados ou renegociados caso exista um atendimento em aberto para essa cobrança o mesmo é encerrado automaticamente quando o processo de Gerar Cobrança for executado. Neste momento o Status da cobrança é alterado para concluída e mesma é desassociada na carteira, em caso de futuros atraso o processo de Gerar Cobrança irá reabrir a cobrança inserindo a mesma em uma carteira respeitando os filtros estabelecidos no cadastro de Carteira de Cobrança.
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6
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Visão de Atendimentos
Cobrança| Visão de Atendimentos
Nesta visão o atendente irá visualizar os atendimentos que estão sobre sua responsabilidade. Os atendimentos são tarefas que seguem um determinado fluxo com várias etapas, com instruções sobre cada etapa, até sua conclusão.
As regras para criação/gerenciamento do atendimento seguirão os padrões que devem primeiro ser definidos no TOTVS Aprovações e Atendimento. Consulte a documentação abaixo para maiores detalhes da rotina de acordo:
Grupo de Atendentes - É importante que neste cadastro a opção Tipo de Repasse fique como Por um rodízio entre os atendentes do grupo, com isso o sistema automaticamente faz a distribuição para todos os atendentes deste grupo.
Etapas - Sugerimos que seja utilizados 3 etapas(Em Atendimento, Atendimento concluído e Atendimento cancelado), caso exista necessidade podem ser criadas quantas etapas forem necessárias.
Ao editar um atendimento será feito a abertura da tela de cobrança, será possível visualizar todos os dados da cobrança que está vinculada ao atendimento e através do menu atendimento será possível atualizar o atendimento.
Atendimento:
Atendimento: ♦ Dados do Cliente: Será apresentado informações para contato do cliente em forma de hiperlink, que possibilita um rápido acesso ao cadastro do cliente. ♦ Dados da Cobrança: Data de abertura da Cobrança e quantidade de dias em atraso do lançamento com maior vencimento. ♦ Dados do Contrato: Apresenta informações básicas do contrato(Venda ou Aluguel), e com acesso rápido para o contrato de venda/aluguel ou empreendimento/imóvel através de hiperlink. ♦ Iniciar Atendimento: Informações do atendimento. ♦ Agendar: Realiza o agendamento do atendimento, para o correto funcionamento é importante verificar o Link a seguir Despertar Atendimento. ♦ Iniciar/ConcluirApontamento: Irá iniciar e finalizar o apontamento no atendimento. Caso a opção Gerar apontamento automático para este atendente esteja habilitado no cadastro do atendente não será possível inserir uma Descrição sem iniciar o apontamento. Com a opção desmarcada o apontamento não é obrigatório para inserir uma descrição. ♦ Histórico da Descrição: Apresenta todo o Histórico de descrição do atendimento. ♦ Descrição: Ao preencher a descrição desejada a opção de 'Salvar' ficara habilitada.
Apontamento: Será apresentado os apontamentos realizados no atendimento.
Arquivos anexos ao atendimento: Exibe os arquivos anexos ao atendimento, na própria visão é possível realizar a inclusão de novos arquivos.
Histórico de Status: Demonstra o histórico dos status que o atendimento foi percorrendo.
Informações
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Importante:
Caso todos os lançamentos da cobrança sejam quitados ou renegociados o processo de Gerar Cobrança irá finalizar o atendimento.
Card
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7
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| Indicadores
Com os indicadores é possível um melhor gerenciamento da cobrança, através de cubos e gráficos será possível realizar uma tomada de decisão precisa.
Informações
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Importações:
Para importar o cubo é necessário acessar o módulo Inteligência de Negócios | Cadastro |Cubo clicar em processo "Importação de Cubos". Após a importação o cubo estará disponível na visão. Para executá-lo selecione o mesmo, clique duas vezes e preencha os parâmetros.
Para importar o gráfico é necessário acessar o módulo Inteligência de Negócios | Gestão |Gráfico clicar em processo "Importação de Gráficos". Após a importação o Gráfico estará disponível na visão. Para executá-lo selecione o mesmo, clique duas vezes para alterar o parâmetro(filtro) após abrir o gráfico no cabeçalho da visão clique em Parâmetros.
Os indicadores possuem os seguinte parâmetros que são utilizados em sua geração:
Campos:
Valor:
COLIGADA
-1
CLIENTE
-1
CONTRATO
-1
IMOVEL_EMPREEND
-1
DATA_INICIO_VENCIMENTO
-1
DATA_FINAL_VENCIMENTO
-1
CALCULAR_VALOR_LIQUIDO
-1
O valor informado como '-1' indica que ira retornar todos os registros, por exemplo, Coligada = -1(Todas as Coligadas)
Caso seja preciso filtrar apenas um registro de determinado campo é necessário informar o mesmo, por exemplo, Coligada = 2(Apenas registros da coligada 2)
Caso seja preciso filtrar registros específicos é necessário informar o valores separados por virgula, por exemplo, Coligada = 2,4,5(Retorna registros das coligada 2, 4 e 5)
Caso não deseje que seja calculado o Valor liquido o deve ser informada 0 como valor.
Deck of Cards
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Indicadores
Card
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1
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Inadimplência Financeira
Com o Cubo Inadimplência Financeira será possível acompanhar a inadimplência de seus clientes, com informações das parcelas vencidas que compõem a cobrança.
O cubo possui 5 cenários(Layouts) que são eles Visão Padrão - Analítico, Cliente, Empreendimento, Coligada e Por Mês. É importante ressaltar que o cubo possibilita a criação de novos cenários(Layouts) ou adequação dos cenários já existentes.
O cubo possui colunas que irão facilitar a consolidação dos dados, para isso é necessário pegar a coluna e arrastar ela para a o "local" desejado, a seguir um exemplo:
Primeiramente deve ser selecionado o Cenário(Layout):
Em seguida o campo que deseja adicionar na visão:
O campo deve ser arrastado para o local desejado:
Card
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2
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| Análise dos recebimentos por Empreendimento/Coligada
Será possível visualizar todo o recebimento(Pagamentos, Inadimplência e Vincendas) do Empreendimento/Coligada. Este indicador conta com o cubo Recebimentos X Inadimplência Financeira e o gráfico Análise dos Recebimentos por Empreendimento/Coligada. O cubo ira retornar uma visão detalhada com todos registros que retornam no filtro e o gráfico irá retornar uma informação consolidada(Percentual e Valor).
Card
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3
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| Recebimentos Previstos x Realizados
Será possível acompanhar através do cubo Recebimentos X Inadimplência Financeira - Módulo Cobrança ou do gráfico Recebimentos Previstos x Realizados uma visualização conforme o filtro aplicados os valores que foram recebidos x os valores em atraso.
Card
id
4
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| Análise da Inadimplência por Faixa de Atraso
Com este gráfico será possível realizar um acompanhamento da inadimplência em um período de dias ( 15 a mais de 90 dias) considerando os filtro(Parâmetro) aplicado.
Card
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5
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| Inadimplência Mensal por Empreendimento ou Imóvel/Coligada
O Gráfico disponibiliza uma visão da inadimplência mensal do Empreendimento/Imóvel.
Card
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6
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| Atendimentos Abertos x Concluídos
O Gráfico demonstra todos os atendimentos que foram abertos e os concluídos.
Card
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7
label
| Cubo de Produtividade por Atendente
Com o Cubo de Produtividade por Atendente será possível acompanhar a produtividade dos atendentes, com informações das cobranças que estão atuando e os valores que foram recuperados.
O cubo possui 3 cenários(Layouts) que são eles Padrão - Por Período e Por Atendente. É importante ressaltar que o cubo possibilita a criação de novos cenários(Layouts) ou adequação dos cenários já existentes.
O cubo possui colunas que irão facilitar a consolidação dos dados, para isso é necessário pegar a coluna e arrastar ela para a o "local" desejado, conforme exemplo ilustrado no Cubo Inadimplência Financeira.
Informações
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Importante:
Os lançamentos da cobrança que são envolvidos no processo de Acordo não serão considerados pelo Cubo.
