Card |
---|
default | true |
---|
label | Fluxo Principal |
---|
| Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento. Deck of Cards |
---|
| Card |
---|
label | Cadastro |
---|
title | Cadastro |
---|
| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-48-41.png?version=1&modificationDate=1627062522197&api=v2&effects=drop-shadow)
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”. Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada: ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-1-34.png?version=1&modificationDate=1616162494473&api=v2)
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado: ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-18-13.png?version=1&modificationDate=1616163493500&api=v2)
Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos. Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-19-20.png?version=1&modificationDate=1616163560947&api=v2)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-19-50.png?version=1&modificationDate=1616163590217&api=v2)
|
Card |
---|
| Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”. Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-20-54.png?version=1&modificationDate=1616163655067&api=v2)
|
Card |
---|
label | Publicando um documento |
---|
title | Publicando um documento |
---|
| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-7-23_12-20-39.png?version=1&modificationDate=1627053640737&api=v2&effects=border-simple,shadow-kn)
Escolha um documento e clique em “Abrir”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-25-52.png?version=1&modificationDate=1616163953017&api=v2)
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-7-23_12-21-12.png?version=1&modificationDate=1627053673237&api=v2&effects=border-simple,shadow-kn)
Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-26-47.png?version=1&modificationDate=1616164007740&api=v2)
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-27-40.png?version=1&modificationDate=1616164060633&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-27-49.png?version=1&modificationDate=1616164069500&api=v2)
Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido como um assinante/validador. Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada . ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-28-22.png?version=1&modificationDate=1616164102213&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-28-49.png?version=1&modificationDate=1616164129163&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-30-8.png?version=1&modificationDate=1616164208950&api=v2)
Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-31-17.png?version=1&modificationDate=1616164277710&api=v2)
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-32-1.png?version=1&modificationDate=1616164321683&api=v2)
![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-32-13.png?version=1&modificationDate=1616164333633&api=v2)
|
Card |
---|
label | Assinando um documento |
---|
title | Assinando um documento |
---|
| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-18.png?version=1&modificationDate=1616164458773&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-43.png?version=1&modificationDate=1616164483733&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-5.png?version=1&modificationDate=1616164505567&api=v2)
Para assinar digitalmente selecione a opção “Assinar digitalmente”. Com essa opção a assinatura será digital através de um certificado A1 válido. Selecione o certificado e insira o PIN correspondente à ele. Se preferir você pode optar por assinar o documento eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. Os campos “Certificado” e “PIN” ficarão desabilitados e a assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina). ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-28.png?version=1&modificationDate=1616164528263&api=v2)
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-36-3.png?version=1&modificationDate=1616164563547&api=v2)
|
Card |
---|
label | Rejeitando um documento |
---|
title | Rejeitando um documento |
---|
| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-36-46.png?version=1&modificationDate=1616164606287&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-37-7.png?version=1&modificationDate=1616164627653&api=v2)
Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-37-24.png?version=1&modificationDate=1616164644370&api=v2)
|
Card |
---|
label | Download de Gerenciando uma publicação |
---|
title | Gerenciando uma publicação |
---|
| Deck of Cards |
---|
| Card |
---|
label | Excluindo um documento |
---|
title |
---|
|
|
| Download de Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione |
| uma a opção “Excluir documento”. |
|
Image Removed Image Added
|
|
Image Removed
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: Image Removed
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. Image Removed
| Card |
---|
label | Pastas e subpastas |
---|
title | Pastas e subpastas |
---|
| Card |
---|
| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. Image Removed
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. Image Removed
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. Image Removed
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. Image Removed
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. Image Removed
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas. Image Removed
|
Card |
---|
label | Editar perfil e senha |
---|
title | Editar Perfil e senha |
---|
| Deck of Cards |
---|
id | deck_editar_perfil_senha |
---|
| Card |
---|
label | Alteração de senha |
---|
title | Alteração de senha |
---|
| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. Image Removed
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: Image Removed
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". Image Removed
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. Image Removed
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". Image Removed
|
Card |
---|
label | Editar Perfil |
---|
title | Editar Perfil |
---|
| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil". Image Removed
|
|
|
| Card |
---|
| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. Deck of Cards |
---|
| Card |
---|
label | Usuários |
---|
title | Usuários |
---|
| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa. - Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico:
Image Removed
- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
Image Added
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica. Image Added
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento. Image Added
|
Card |
---|
label | Anexos do documento |
---|
title | Anexos do documento |
---|
| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Image Added
Uma lista contendo o(s) anexo(s) é exibida sendo possível excluir ou fazer download do arquivo. Image Added
|
Card |
---|
label | Adicionando novos assinantes |
---|
title | Adicionando novos assinantes |
---|
| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”. Image Added
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura. |
Card |
---|
label | Excluindo assinantes pendentes |
---|
title | Excluindo assinantes pendentes |
---|
| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. Image Added
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. Image Added
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento. |
Card |
---|
label | Buscando documentos |
---|
title | Buscando documentos |
---|
| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente. Image Added
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição. Image Added
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista. Image Added
|
Card |
---|
label | Observador |
---|
title | Observador |
---|
| É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'. Image Added
Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos. Image Added
Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "[email protected]" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação. Image Added
|
Card |
---|
label | Envelope |
---|
title | Envelope |
---|
| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram. Image Added
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos". Image Added
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope. Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo. Image Added
|
|
|
Card |
---|
label | Download de um documento |
---|
title | Download de um documento |
---|
| Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione uma opção. Image Added
Image Added
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: Image Added
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. Image Added
|
Card |
---|
label | Pastas e subpastas |
---|
title | Pastas e subpastas |
---|
| Card |
---|
| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. Image Added
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. Image Added
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. Image Added
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. Image Added
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. Image Added
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas. Image Added
|
|
Card |
---|
label | Editar perfil e senha |
---|
title | Editar Perfil e senha |
---|
| Deck of Cards |
---|
id | deck_editar_perfil_senha |
---|
| Card |
---|
label | Alteração de senha |
---|
title | Alteração de senha |
---|
| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. Image Added
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: Image Added
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". Image Added
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. Image Added
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". Image Added
|
Card |
---|
label | Editar Perfil |
---|
title | Editar Perfil |
---|
| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil". Image Added
|
|
|
|
|
Card |
---|
| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. Deck of Cards |
---|
| Card |
---|
label | Usuários |
---|
title | Usuários |
---|
| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.
- Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico:
Image Added
- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
Image Added
- Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
Image Added
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
Image Added
- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Image Added
|
Card |
---|
label | Configurações |
---|
title | Configurações |
---|
| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
Expandir |
---|
| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. Image Added
|
Expandir |
---|
| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Image Added
|
Expandir |
---|
| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. Image Added
|
|
|
|
Card |
---|
label | Processos Adicionais |
---|
title | Processos Adicionais |
---|
| Seguem abaixo outros processos que podem ser acessados e executados na plataforma.
| Image Removed
- Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
Image Removed
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
Image Removed
- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Image Removed
Card |
---|
label | Configurações |
---|
title | Configurações |
---|
| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
Expandir |
---|
| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. Image Removed
|
Expandir |
---|
| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Image Removed
|
Expandir |
---|
| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. Image Removed
|
Card |
---|
label | Processos Adicionais |
---|
title | Processos Adicionais |
---|
| Seguem abaixo outros processos que podem ser acessados e executados na plataforma.
Expandir |
---|
| Deck of Cards |
---|
id | deck_processos_adic_documento |
---|
| Card |
---|
label | Excluindo um documento |
---|
title | Excluindo um documento |
---|
| Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”. Image Removed
Image Removed
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica. Image Removed
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento. Image Removed
|
Card |
---|
label | Anexos do documento |
---|
title | Anexos do documento |
---|
| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Image Removed
Uma lista contendo o(s) anexo(s) é exibida sendo possível excluir ou fazer download do arquivo. Image Removed
|
Card |
---|
label | Adicionando novos assinantes |
---|
title | Adicionando novos assinantes |
---|
| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”. Image Removed
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura. |
Card |
---|
label | Excluindo assinantes pendentes |
---|
title | Excluindo assinantes pendentes |
---|
| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. Image Removed
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. Image Removed
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento. |
Card |
---|
label | Buscando documentos |
---|
title | Buscando documentos |
---|
| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente. Image Removed
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição. Image Removed
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista. Image Removed
|
Card |
---|
label | Observador |
---|
title | Observador |
---|
| É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'. Image Removed
Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos. Image Removed
Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "[email protected]" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação. Image Removed
Card |
---|
label | Envelope |
---|
title | Envelope |
---|
| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram. Image Removed
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos". Image Removed
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope. Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo. Image Removed |
|
|
|