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Objetivo dos mecanismos
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Xxxxxxxxxxxxx
Tipos de mecanismos
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Por padrão, existem cinco tipos de mecanismos de atribuição disponíveis para uso atualmente: Qualquer pessoa, Grupo específico, Papel específico, Campo de formulário e Pessoa específica.
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Green |
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| title | Benefícios do uso |
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XxxxxxxxxxxxxxxxxIndicado para processos que envolvem vários departamentos, garantindo que qualquer integrante das equipes possa assumir as solicitações e evitar gargalos.| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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XxxxxxxxxxxxxxQuando exige consenso, pode deixar o andamento do processo um pouco mais lento.| Painel |
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| Estado |
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| |
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| subtle | true |
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| title | exemplo de uso |
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Em um processo de Solicitação de pagamento, a última etapa é executada pela área de Contas a pagar da empresa, que é formada por 5 colaboradores. Todos eles são aptos a assumir essa etapa e efetuar o pagamento propriamente dito, mas a solicitação deve ser assumida por apenas uma pessoa. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Atividade – como:| Etapa | Tipo de mecanismo | Possíveis responsáveis pela etapa | Forma de execução da etapa | Forma de envio da solicitação | | Efetuar pagamento | Grupo específico | Integrantes do grupo Contas a pagar | Atividade individual | Envio para todos do grupo (pool) |
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Efetuar pagamento, todas as pessoas do grupo Contas a pagar verão a solicitação como pendente e ela pode ser assumida por qualquer uma das pessoas. Assim que uma pessoa assumir a solicitação, ela se torna responsável por efetuar o pagamento e a solicitação deixa de ser exibida como uma pendência para o restante das pessoas do grupo. Portanto, o mecanismo de atribuição facilita a distribuição das atividades entre o grupo, permitindo que, quando uma pessoa finalizar sua atividade atual, ela pode assumir a próxima pendente, dando vazão constante às solicitações. ** gif ** |
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Em seguida, para a etapa, também é necessário definir como deve ser a sua execução da etapa – se individual ou conjunta.
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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XxxxxxxxxxxxxxPor depender da informação que consta em um campo, o formulário precisa estar bem construído, precisa solicitar a informação de forma objetiva e instruir o solicitante a preencher a informação no formato correto para que ela seja útil no direcionamento da etapa.| Painel |
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| Painel |
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| Estado |
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| subtle | true |
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| title | exemplo de uso |
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Em um processo de Solicitação de acesso à sistema, o solicitante precisa informar quem é o seu gestor e por qual motivo ele precisa do acesso à ferramenta para a qual ele está solicitando. Antes de ser encaminhada para a área de TI, responsável por liberar os acessos, a solicitação será enviada para o gestor do solicitante para que ele aprove ou não a liberação do acesso. O gestor responsável pela aprovação varia de acordo com o solicitante. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do acesso – componente Atividade – como:| Etapa | Tipo de mecanismo | Responsável pela etapa | | Aprovação do gestor | Campo de formulário | Pessoa informada no campo Gestor |
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso. ** gif ** |
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| Estado |
|---|
| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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XxxxxxxxxxxxxxSe o processo não é crítico nem sigiloso, definir apenas uma pessoa responsável pode gerar gargalos e fazer com que a solicitação fique parada por muito tempo, pode sobrecarregar a pessoa responsável com tarefas que poderiam ser distribuídas entre várias pessoas, além do risco de atrasos no processo se a pessoa não estiver disponível em algum período ou dia.| Painel |
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| Estado |
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| |
|---|
| subtle | true |
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| title | exemplo de uso |
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Em um processo de |
| Painel |
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| Estado |
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| subtle | true |
|---|
| title | exemplo de uso |
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Em um processo de Aprovação de contrato, a pessoa responsável por aprovar e liberar a assinatura do contrato é o diretor da área de Contratos da empresa. Apenas esse diretor pode ter acesso às informações necessárias para aprovar ou não a assinatura dos contratos. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do contrato como:| Etapa | Tipo de mecanismo | Responsável pela etapa |
| Aprovação do diretor | Pessoa específica | Maria da Cunha |
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo.
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| Section |
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| Painel |
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| | O que acontece se a pessoa específica configurada no mecanismo não estiver disponível? |
| Painel |
|---|
| | Posso atribuir uma etapa do processo a mais de um grupo simultaneamente? |
| Painel |
|---|
| | O que acontece se a etapa for atribuída a um papel e nenhuma pessoa exerce esse papel no momento? |
| Painel |
|---|
| | É possível alterar o mecanismo de atribuição depois que a atividade/etapa foi criada e configurada? |
| Painel |
|---|
| | Como garantir que a solicitação não fique parada por muito tempo em uma etapa sem ser assumidaassumida? |
| Painel |
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| É possível utilizar o mecanismo Qualquer pessoa em etapas que envolvem dados confidenciais?| Cloak |
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Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base neles.Xxxxxxxxxxxxx |
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| Painel |
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| 6É possível utilizar o mecanismo Qualquer pessoa em etapas que envolvem dados confidenciais O que acontece se o campo utilizado para atribuição for excluído do formulário?| Cloak |
|---|
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XxxxxxxxxxxxxXxxxxxx |
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| HTML |
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