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| Nota |
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Quando não há um mecanismo de atribuição configurado em uma etapa do processo: - se for a etapa inicial: qualquer pessoa com cadastro ativo na plataforma pode abrir solicitações desse processo;
- se for uma etapa comum: ao movimentar a solicitação para essa etapa, é necessário selecionar uma pessoa para recebê-la, sendo permitido selecionar qualquer pessoa com cadastro ativo na plataforma.
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Objetivo dos mecanismos
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XxxxxxxxxxxxxOs mecanismos de atribuição tem como principal objetivo direcionar as solicitações de processos de forma automatizada, agilizando o andamento e facilitando a atribuição de responsabilidades. Eles visam agilizar o andamento das solicitações, atribuindo cada etapa aos respectivos responsáveis, evitando gargalos e podendo distribuir as etapas entre grupos de pessoas.
Tipos de mecanismos
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Por padrão, existem cinco tipos de mecanismos de atribuição disponíveis para uso atualmente: Qualquer pessoa, Grupo específico, Papel específico, Campo de formulário e Pessoa específica.
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Green |
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| title | Benefícios do uso |
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XxxxxxxxxxxxxxxxxOferece flexibilidade para processos simples ou de baixo impacto, onde o próprio solicitante sabe para quem deve enviar a solicitação.| Estado |
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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Não é recomendado para etapas críticas ou com alta prioridade, pela falta de responsabilidade clara, ou para etapas que envolvem dados confidenciais.
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Green |
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| title | Benefícios do uso |
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XxxxxxxxxxxxxxxxxIndicado para etapas que exigem determinadas competências ou experiência para executar a ação necessária, tornando as responsabilidades claras e usufruindo da expertise e das habilidades de cada função dentro da empresa.| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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XxxxxxxxxxxxxxÉ recomendado revisar e atualizar regularmente os papéis para que não fiquem obsoletos, fazendo com que as solicitações se percam ou sejam direcionadas para pessoas que não exercem mais o papel definido.| Painel |
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| Painel |
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| Estado |
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| | subtle | true |
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| title | exemplo de uso |
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Em um processo de Compra de equipamento eletrônico, como notebooks, monitores, mouse, teclado, fones de ouvido, dentre outros, apenas algumas pessoas da área de Infraestrutura tem autorização para solicitar a compra para a área de Compras da empresa. Ou seja, o colaborador que tem alguma necessidade de equipamento, deve, primeiramente, entrar em contato com a área de infraestrutura para notificá-los sobre sua necessidade. Eles analisarão se já possuem o equipamento solicitado ou se será necessário comprá-lo. Sendo necessário comprá-lo, as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos – compra, troca, controle de inventário, descarte etc. – da área de Infraestrutura podem abrir uma solicitação de compra do equipamento necessário. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Início do processo – como:| Etapa | Tipo de mecanismo | Possíveis responsáveis pela etapa | | Solicitar compra de equipamento | Papel específico | Integrantes do papel Gestão de equipamentos - Infra |
→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões. ** mover esse exemplo para os exemplos de uso e colocar aqui um com consenso ** ** gif ** |
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Green |
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| title | Benefícios do uso |
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Por permitir a atribuição dinâmica de responsabilidade, é recomendado para
processos onde as responsabilidades variam etapas onde a responsabilidade varia de acordo com as informações fornecidas ao longo do processo.
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| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Green |
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| title | Benefícios do uso |
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Por direcionar para uma pessoa específica, é recomendado para
processos etapas que lidam com informações confidenciais, dados críticos ou sigilosos ou para aprovações que apenas uma pessoa é autorizada a fazer.
| Estado |
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| subtle | true |
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| colour | Yellow |
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| title | Cuidados com o uso |
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Se
o processo a etapa não é
crítico crítica nem
sigilososigilosa, definir apenas uma pessoa responsável pode gerar gargalos e fazer com que a solicitação fique parada por muito tempo, pode sobrecarregar a pessoa responsável com tarefas que poderiam ser distribuídas entre várias pessoas, além do risco de atrasos no processo se a pessoa não estiver disponível em algum período ou dia.
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| Section |
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| Painel |
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| O que acontece se a pessoa específica configurada no mecanismo não estiver disponível?| Cloak |
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| Xxxxxxxx
A solicitação ficará parada na etapa. Se o processo possuir gestores, apenas eles poderão fazer alguma ação no lugar da pessoa específica. |
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| Painel |
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| | | Painel |
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| Posso atribuir uma etapa do processo a mais de um grupo simultaneamente?| Cloak |
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XxxxxxxxxNão. No momento não é possível definir mais de um grupo como responsável por uma etapa ou pela gestão de um processo. |
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| Painel |
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| O que acontece se a etapa for atribuída a um papel e nenhuma pessoa exerce esse papel no momento?| Cloak |
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Xxxxxxxxxxx. Por isso a importância de sempre revisar e atualizar os papéis para que eles representem a atual organização das funções dentro da empresa. |
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| Painel |
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| É possível alterar o mecanismo de atribuição depois que a atividade/etapa foi criada e configurada?| Cloak |
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Sim, é possível. Porém, se o processo já possui uma versão publicada, essa alteração implicará em uma nova versão do processo. E, para que a alteração seja aplicada nas próximas solicitações abertas, é necessário publicar o processo novamente. Importante!As solicitações que já estavam abertas e em andamento antes da alteração, permanecem com as configurações da versão antiga. Apenas novas solicitações que forem abertas depois da publicação da nova versão do processo terão as alterações. Xxxxxxxx |
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| Painel |
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| | Como garantir que a solicitação não fique parada por muito tempo em uma etapa sem ser assumida? |
| Painel |
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| É possível utilizar o mecanismo Qualquer pessoa em etapas que envolvem dados confidenciais?| Cloak |
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Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base neles. |
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| Painel |
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| | O que acontece se o campo utilizado para atribuição for excluído do formulário? |
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