Histórico da Página
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Em um processo de Suporte técnico para a área de TI, é permitido que qualquer pessoa que encontre dificuldades ou tenha algum problema com qualquer ferramenta utilizada na empresa abra um chamado, podendo ser de erro, de permissão, de dúvida, solicitando ajuda etc. Neste caso, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Início do processo – como:
→ Significa que qualquer pessoa da empresa pode abrir um chamado para solicitar suporte.
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Em um processo de Pagamento de fornecedor, a última etapa é executada pela área de Contas a pagar da empresa, que é formada por 5 colaboradores. Todos eles são aptos a assumir essa etapa e efetuar o pagamento propriamente dito, mas a solicitação deve ser assumida por apenas uma pessoa. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Atividade – como:
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Efetuar pagamento, todas as pessoas do grupo Contas a pagar verão a solicitação como pendente e ela pode ser assumida por qualquer uma das pessoas. Assim que uma pessoa assumir a solicitação, ela se torna responsável por efetuar o pagamento e a solicitação deixa de ser exibida como uma pendência para o restante das pessoas do grupo. Portanto, o mecanismo de atribuição facilita a distribuição das atividades entre o grupo, permitindo que, quando uma pessoa finalizar sua atividade atual, ela pode assumir a próxima pendente, dando vazão constante às solicitações.
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| Etapa | Tipo de mecanismo | Possíveis responsáveis pela etapa | ||||||
| Solicitar compra de equipamento | Papel específico | Integrantes do papel Gestão de equipamentos - Infra |
Campo de formulário
Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.
| Informações | ||
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Esse mecanismo não pode ser utilizado na etapa inicial do processo, visto que ele depende de uma definição vinda de uma etapa anterior à etapa na qual ele está configurado, nem para a definição de gestor do processo. |
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| borderColor | #ebecf0 |
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→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso.
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** mover esse exemplo para os exemplos de uso e colocar aqui um com consenso ** ** gif ** |
Campo de formulário
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Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.
| Informações | ||
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Esse mecanismo não pode ser utilizado na etapa inicial do processo, visto que ele depende de uma definição vinda de uma etapa anterior à etapa na qual ele está configurado, nem para a definição de gestor do processo. |
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Por permitir a atribuição dinâmica de responsabilidade, é recomendado para etapas onde a responsabilidade varia de acordo com as informações fornecidas ao longo do processo.
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Por depender da informação que consta em um campo, o formulário precisa estar bem construído, precisa solicitar a informação de forma objetiva e instruir o solicitante a preencher a informação no formato correto para que ela seja útil no direcionamento da etapa.
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Em um processo de Solicitação de acesso à sistema, o solicitante precisa informar quem é o seu gestor e por qual motivo ele precisa do acesso à ferramenta para a qual ele está solicitando. Antes de ser encaminhada para a área de TI, responsável por liberar os acessos, a solicitação será enviada para o gestor do solicitante para que ele aprove ou não a liberação do acesso. O gestor responsável pela aprovação varia de acordo com o solicitante. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do acesso – componente Atividade – como:
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso. ** gif ** |
Pessoa específica
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Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.
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Se a pessoa específica definida nesse mecanismo estiver inativa quando a solicitação for movimentada para a etapa, a solicitação é enviada para o gestor do processo. |
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Por direcionar para uma pessoa específica, é recomendado para etapas que lidam com informações confidenciais, dados críticos ou sigilosos ou para aprovações que apenas uma pessoa é autorizada a fazer.
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Se a etapa não é crítica nem sigilosa, definir apenas uma pessoa responsável pode gerar gargalos e fazer com que a solicitação fique parada por muito tempo, pode sobrecarregar a pessoa responsável com tarefas que poderiam ser distribuídas entre várias pessoas, além do risco de atrasos no processo se a pessoa não estiver disponível em algum período ou dia.
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Em um processo de Aprovação de contrato, a pessoa responsável por aprovar e liberar a assinatura do contrato é o diretor da área de Contratos da empresa. Apenas esse diretor pode ter acesso às informações necessárias para aprovar ou não a assinatura dos contratos. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do contrato como:
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo. ** gif ** |
Exemplos de uso
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Reunimos aqui vários cenários nos quais podem ser aplicados os diferentes mecanismos de atribuição. Os exemplos contam com a mecanismo, o cenário onde será aplicado e o que acontece quando a solicitação for movimentada para a etapa no qual foi configurado.
São demonstrados exemplos com alguns tipos de mecanismos de atribuição. Clique em cada cenário para ver seus detalhes.
| HTML |
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<script>
(function() {
function toggleAreas(isExpand, $parent) {
var $items = $parent.find('.panel');
$.each($items, function(idx, el) {
var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
var $content = $(el).find('span.cloak');
if (isExpand) {
$arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
$content.show();
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Pessoa específica
Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.
| Informações | ||
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Se a pessoa específica definida nesse mecanismo estiver inativa quando a solicitação for movimentada para a etapa, a solicitação é enviada para o gestor do processo. |
| Estado | ||||||
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| Estado | ||||||
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| borderColor | #ebecf0 |
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→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo.
** gif **
Exemplos de uso
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| HTML |
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<script> (function() { function toggleAreas(isExpand, $parent) { var $items = $parent.find('.panel'); $.each($items, function(idx, el) } else { var $arrow = $(el).find$arrow.addClass('span.cloakTogglecloakDefaultOpen').findremoveClass('spancloakDefaultClose'); var $content = $$content.hide(el).find('span.cloak'); ); } if (isExpand) { }); } $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen'$(document).addClasson('cloakDefaultCloseclick'); , '#toggleAll-1', function(ev) { $content.showev.preventDefault(); var isExpand } else {= $(this).data('expand'); var $parent $arrow.addClass('cloakDefaultOpen= $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').removeClassfirst('cloakDefaultClose'); $content.hide(toggleAreas(isExpand, $parent); }$(this).data('expand', !isExpand); }); } $(document).on('click', '#toggleAll-1', function(ev) { ev.preventDefault(); var isExpand = $(this).data('expand'); var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first(); toggleAreas(isExpand, $parent); $(this).data('expand', !isExpand); }); })(); </script> <a id="toggleAll-1" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todos os exemplos</a>})(); </script> <a id="toggleAll-1" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todos os exemplos</a> |
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Dúvidas frequentes
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Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre os mecanismos de atribuição.
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