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id@saiba-mais-1
O que acontece se a pessoa específica configurada no mecanismo não estiver disponível?

Cloak
id@saiba-mais-1

A solicitação ficará parada na etapa. Se o processo possuir gestores, apenas eles poderão fazer alguma ação no lugar da pessoa específica.

Painel
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id@saiba-mais-2
Posso atribuir uma etapa do processo a mais de um grupo simultaneamente?

Cloak
id@saiba-mais-2

Não. No momento não é possível definir mais de um grupo como responsável por uma etapa ou pela gestão de um processo.

Painel
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id@saiba-mais-3
O que acontece se a etapa for atribuída a um papel e nenhuma pessoa exerce esse papel no momento?

Cloak
id@saiba-mais-3

A solicitação ficará parada nessa etapa e ninguém conseguirá assumi-la, a menos que o processo possua gestores, pois eles conseguem assumir a solicitação. Por essa razão, é muito importante sempre revisar e atualizar os papéis para que eles representem a atual organização das funções dentro da empresa.

Painel
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id@saiba-mais-4
É possível alterar o mecanismo de atribuição depois que a atividade/etapa foi criada e configurada?

Cloak
id@saiba-mais-4

Sim, é possível. Porém, se o processo já possui uma versão publicada, essa alteração implicará em uma nova versão do processo. E, para que a alteração seja aplicada nas próximas solicitações abertas, é necessário publicar o processo novamente.

Importante!

As solicitações que já estavam abertas e em andamento antes da alteração, permanecem com as configurações da versão antiga. Apenas novas solicitações que forem abertas depois da publicação da nova versão do processo terão as alterações.

Painel
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id@saiba-mais-5
Como garantir que a solicitação não fique parada por muito tempo em uma etapa sem ser assumida?

Cloak
id@saiba-mais-5

Não há como ter essa garantia. Porém, existem recursos e boas práticas que podem contribuir para que isso não aconteça, tais como:

  • configurar a etapa para notificar o responsável: assim, quando a solicitação chegar na etapa, o responsável é notificado e fica ciente de que existe uma pendência sob sua responsabilidade;
  • definir pelo menos um gestor para o processo: assim, caso o solicitante não esteja disponível no momento em que a solicitação chegar na etapa (está ausente, por exemplo), o gestor consegue assumir ou transferir a solicitação para outra pessoa;
  • sempre revisar grupos e papéis: assim, garante-se que eles estejam sempre refletindo a atual organização da empresa, evitando que as solicitações se percam ao longo do processo.
Painel
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id@saiba-mais-6
É possível utilizar o mecanismo Qualquer pessoa em etapas que envolvem dados confidenciais?

Cloak
id@saiba-mais-6

Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base neles.

Painel
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id@saiba-mais-7
O que acontece se o campo utilizado para atribuição for excluído do formulário?

Cloak
id@saiba-mais-7

Existem duas situações que podem ocorrer nesse cenário:

  • Quando o formulário pertence ao processo em questão, ou seja, foi criado para esse processo: uma mensagem informando que o mecanismo de atribuição de determinada etapa não possui o campo de formulário informado e não será possível publicar o  processo contendo essa alteração no formulário, a menos que o mecanismo seja alterado. Isso ocorre, porque, ao editar o formulário do processo, automaticamente é gerada uma nova versão, tanto do formulário quanto do processo, sendo necessário publicá-las para que as alterações sejam aplicadas nas próximas solicitações que serão abertas.
  • Quando o formulário já existia e foi apenas relacionado ao processo em questão: ocorrerá uma inconsistência quando o responsável tentar movimentar a solicitação da etapa anterior para a etapa que possui o mecanismo por campo de formulário configurado, informando que não foi possível encontrar o responsável pela próxima etapa e a solicitação não será movimentada.
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