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→ Grupo específico

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Em um processo de Compra de equipamento eletrônico, como notebooks, monitores, mouse, teclado, fones de ouvido, dentre outros, apenas algumas pessoas da área de Infraestrutura tem têm autorização para solicitar a compra para a área de Compras da empresa. Ou seja, o colaborador que tem alguma necessidade de equipamento, deve, primeiramente, entrar em contato com a área de infraestrutura para notificá-los sobre sua necessidade. Eles analisarão se já possuem o equipamento solicitado ou se será necessário comprá-lo. Sendo necessário comprá-lo, as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos – compra, troca, controle de inventário, descarte etc. – da área de Infraestrutura podem abrir uma solicitação de compra do equipamento necessário.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões.

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→ Por campo de formulário

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Em um processo de Aprovação de despesas, o solicitante preenche algumas informações, tais como o valor, a justificativa e a categoria da despesa. A aprovação dessa despesa varia de acordo com sua categoria (viagem, equipamento, marketing, contratação etc.), ou seja, dependendo da categoria, a aprovação precisa ser enviada para o gestor responsável por ela. Quando o solicitante escolhe a categoria, o campo Gestor responsável é automaticamente preenchido.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor responsável do formulário, que foi preenchido automaticamente ao selecionar a categoria da despesa. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação das despesas e, também, evitando transtornos de ter que transferir a solicitação para outra pessoa, por exemplo.

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→ Papel específico

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Em um processo de Solicitação de abertura de vaga, somente os gestores das áreas podem abrir solicitações quando identificam a necessidade devido ao aumento de demanda, saída de um colaborador ou uma nova posição estratégica na equipe. Essa solicitação precisa passar por algumas aprovações, como o RH, diretores e gestores executivos.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que apenas quem exerce o papel de gestão de pessoas dentro das áreas da empresa pode abrir uma solicitação de abertura de vaga. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para a abertura de uma vaga abram solicitações, 

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→ Grupo específico

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Em um processo de Lançamento de campanha de marketing, é necessário que os vice-presidentes da empresa estejam de acordo com o conteúdo e com a abordagem da campanha para que ela seja lançada ao mercado. Sendo assim, uma das etapas do processo é a Aprovação dos vice-presidentes.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação VPs, todas as pessoas do grupo Vice-presidentes verão a solicitação como pendente e ela poderá ser assumida por qualquer uma das pessoas. É necessário que 80% das pessoas do grupo assumam a etapa e tomem a mesma ação (aprovar) para que o consenso seja atingido e a solicitação siga adiante. Assim, o mecanismo de atribuição garante que a maioria dos vice-presidentes estejam cientes e de acordo com a campanha para que ela seja lançada ao mercado, evitando qualquer tipo de desencontro de informações ou mau mal-entendidos.

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→ Por campo de formulário

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Em um processo de Aprovação de orçamento, é necessário informar alguns dados, dentre eles, o valor total do orçamento a ser aprovado. O responsável por aprovar esse orçamento varia de acordo com o valor, visto que existem alçadas de aprovação para o gestor, para o gestor executivo e para o diretor. Ao ser informado o valor no formulário, o campo Responsável pela aprovação é automaticamente preenchido e a etapa Aprovação deve ser enviada para essa pessoa.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Responsável pela aprovação do formulário, que foi preenchido automaticamente ao informar o valor do orçamento a ser aprovado. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos orçamentos e, também, evitando que os gestores recebam solicitações fora da sua alçada de aprovação e tenham que transferi-la las para outro responsável.

A solicitação ficará parada na etapa. Se o processo possuir gestores, apenas eles poderão fazer alguma ação no lugar da pessoa específica.

Não. No momento não é possível definir mais de um grupo como responsável por uma etapa ou pela gestão de um processo.

A solicitação ficará parada nessa etapa e ninguém conseguirá assumi-la, a menos que o processo possua gestores, pois eles conseguem assumir a solicitação. Por essa razão, é muito importante sempre revisar e atualizar os papéis para que eles representem a atual organização das funções dentro da empresa.

Sim, é possível. Porém, se o processo já possui uma versão publicada, essa alteração implicará em uma nova versão do processo. E, para que a alteração seja aplicada nas próximas solicitações abertas, é necessário publicar o processo novamente.

Não há como ter essa garantia. Porém, existem recursos e boas práticas que podem contribuir para que isso não aconteça, tais como:

• configurar a etapa para notificar o responsável: assim, quando a solicitação chegar na etapa, o responsável é notificado e fica ciente de que existe uma pendência sob sua responsabilidade;

• definir pelo menos um gestor para o processo: assim, caso o solicitante não esteja disponível no momento em que a solicitação chegar na etapa (está ausente, por exemplo), o gestor consegue assumir ou transferir a solicitação para outra pessoa;

• sempre revisar grupos e papéis: assim, garante-se que eles estejam sempre refletindo a atual organização da empresa, evitando que as solicitações se percam ao longo do processo.

Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base neles.

Existem duas situações que podem ocorrer nesse cenário:

• Quando o formulário pertence ao processo em questão, ou seja, foi criado para esse processo: uma mensagem informando que o mecanismo de atribuição de determinada etapa não possui o campo de formulário informado e não será possível publicar o  o processo contendo essa alteração no formulário, a menos que o mecanismo seja alterado. Isso ocorre, porque, ao editar o formulário do processo, automaticamente é gerada uma nova versão, tanto do formulário quanto do processo, sendo necessário publicá-las para que as alterações sejam aplicadas nas próximas solicitações que serão abertas.

• Quando o formulário já existia e foi apenas relacionado ao processo em questão: ocorrerá uma inconsistência quando o responsável tentar movimentar a solicitação da etapa anterior para a etapa que possui o mecanismo por campo de formulário configurado, informando que não foi possível encontrar o responsável pela próxima etapa e a solicitação não será movimentada.