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Descrição

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Matrícula.

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Observações

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Processo que vincula um aluno à oferta da Matriz Aplicada em um Período Letivo com (ou sem) a associação da Turma e Turma/Disciplina.

Índice

PROCESSO DE MATRÍCULA - VIA SECRETARIA ESCOLAR

O "Processo A realização de Matrícula via secretaria escolar ", é realizado para os alunos que desejam ingressar em ofertas e curso, porém de cursos da unidade operacional e que não tenham participado de um "Processo seletivo" e, por este motivoProcesso Seletivo.

Assim, o processo de matrícula será é realizado diretamente no balcão de atendimento na Secretaria Escolar , podendo este aluno, ser novo ou não na instituição.

O acesso para realização das matrículas é realizado através do acesso ao Módulo TOTVS Educacional → Educacional

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para alunos novatos ou veteranos.


Nota
titleNota

Para alunos novatos, deve-se previamente realizar o cadastro do aluno, através do Módulo Educacional → Currículo e Oferta →  Aluno → Incluir, conforme orientações apresentadas no Material de Capacitação de Cadastros Básicos, no tópico Cadastro de alunos.

Assim, a partir do cadastro do "Aluno" , em "Anexos" selecione o item "Cursos/Habilitação".

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Clique em "Incluir".

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Na aba: "Identificação, selecione o "Curso", "Matriz curricular" e o "Turno" referente a "Turma" para a qual a matrícula será realizada.

Informe ainda a "Situação de Matrícula" "Pré-Matriculado".

Premissas:

O processo de Matrícula requer o cadastro prévio do aluno, disponível em Totvs Educacional l Currículo e Oferta l Aluno - Localizar Pessoa/ Registro Preliminar l Incluir

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Quando já localizado o cadastro, as informações a ele vinculadas devem ser verificadas, garantindo a validade dos dados e a manutenção do registro de acordo com as normas da unidade operacional.

Os processos podem ser consultados no TDN: Cadastro de alunos


O acesso para execução das matrículas é realizado através do Módulo TOTVS Educacional l Educacional

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A partir do cadastro do Aluno, em <anexos>, selecione o item Cursos/ Habilitações

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Clique em Incluir no ícone de + (mais\ incluir) na parte inferior da tela

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Na <aba> Identificação, selecione os dados associados à matrícula, conforme indicado

  • Curso
  • Habilitação
  • Matriz Curricular
  • Turno
  • Situação de Matrícula
  • Campus/ Polo (Conforme norma da Unidade Operacional)

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Na <aba> Campos Complementares, associe as informações necessárias à Matrícula/ Oferta de Curso Na aba: "Campos complementares" associe as informações necessárias à matrícula/oferta de curso com atenção aos registros necessários para o envio dos dados à à Solução Integradora.

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Realizados todos os cadastros básicos, para executar a matrícula do aluno, em "Processos" e selecione "Matricular aluno".

Após, selecione o "Período letivo" e a "Turma" referente à oferta de curso e clique em "Avançar".

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Executada a matrícula, a partir so "Curso/Habilitação", em "Anexos", selecione "Matrículas no período letivo".

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Em seguida, acesse <Processos> e selecione o item Matricular Aluno

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Vincule os dados e em seguida, clique em <Avançar>

  • Período Letivo
  • Turma

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Finalizado o processo de Matrícula, poderá ser visualizada a partir do <Anexo> Curso/Habilitação | <Anexos> Matrículas no Período Letivo

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Nota
titleNota

A matrícula do aluno deve estar primeiramente associada ao statusStatus: " Pré-matriculado"Matriculado.

Assim, uma vez realizados os procedimentos internos associados à análise financeira e documental, e identificada a ausência de débitos financeiros do aluno para com a  débitos com a instituição ou pendência de documentação, é realizada e análise de pendências de documentações, será realizado a emissão do Boletoboleto.

Após , identificar o pagamento deste, com e a baixa do lançamento contábil, pode-se aplicar a alteração de status Status de Matrícula para " Matriculado".O acesso para verificação/registro da entrega de documentos essenciais à matrícula é realizado a partir do "Cadastro do Aluno", em "Anexos" Documentos solicitados". 

Para verificar se os documentos obrigatórios à matrícula foram entregues, acesse: Currículo e Oferta l Alunos l <Anexos> l Documentos Solicitados.

Após a confirmação da entrega dos documentos, o usuário deve anexar os documentos do Aluno no GED (Gestão Eletrônica de Documentos) acessando a opção "Anexos -> GED -> Integração GED", conforme passo a passo mostrado no item "Matrícula via processo seletivo". disponível em Alunos | <Anexos> l GED l Integração GED, conforme apresentado no processo de Matrícula via Processo Seletivo.

Em seguida, o usuário deve gerar emitir o " Contrato de Prestação de Serviços Educacionais " para a matrícula que foi gerada para o alunopara a Matrícula realizada em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios.

EMISSÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS

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A partir do acesso ao "Contratos Contrato de prestação de serviços educacionais" Prestação de Serviços Educacionais, devem ser verificadas as informações registradas nas abas:

  • Identificação
  • Contabilização
  • Responsável Financeiro
  • Parcela

"Identificação", "Contabilização" e "Responsável Financeiro". Validadas as informações registradas, o relatório poderá ser emitido.

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Para emitir o "A emissão do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais ", em "Anexos", selecione "Relatórios" e, em seguida, "Contrato de Prestação de Serviços Educacionais e/ou Termo de Compromisso".

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Preencha os "parâmetros" e após, clique em "Submeter".

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Aviso

Após a emissão do "Contrato", é necessário gerar o boleto de pagamento para o aluno.

GERAÇÃO DO LANÇAMENTO FINANCEIRO

Um "Contrato de prestação de serviços educacionais" é composto pelas parcelas que compõem o plano de pagamento associado a este.

Desta forma, às parcelas, devem ser associados os "Lançamentos financeiros".

Para executar o lançamento, a partir da tela de contrato do aluno, em "Anexos" selecione "Parcela".

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Selecionada a parcela para a qual o lançamento financeiro deve ser realizado, em "Processos", selecione "Gerar lançamento".

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Assim, à parcela será vinculado o "Lançamento Financeiro", sinalizado pelo ícone Image Removed.

Ao posicionar o cursor sobre o ícone Image Removed, serão apresentadas informações complementares referentes ao lançamento processado.

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EMISSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PARA PAGAMENTO

Nota
titleNovo!!!

O ícone " Image Removed " representa que a parcela do contrato possui lançamento gerado/cadastrado no Financeiro do Sistema.
Para realizar a impressão do boleto bancário, o usuário deve clicar na aba Lançamentos/Boletos de parcela, abrir a parcela criada, clicar "Anexos" na tela de "Lançamentos" e selecionar "Relatórios" para acessar os boletos disponíveis no Sistema.

A emissão do "Boleto bancário" é realizada após aplicar o "Lançamento financeiro" (a)s parcela(s) que estão associadas ao "Contrato" do aluno e pode ser executada através do "Lançamento", ou ainda através do acesso ao "Boleto" ou "Contrato".

EMISSÃO VIA LANÇAMENTO

Selecionado o "Lançamento", em "Anexos", selecione "Relatórios" e, em seguida, selecione o relatório correspondente ao "Boleto" a ser emitido.

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EMISSÃO VIA CONTRATO FINANCEIRO

Através da aba "Financeiro/Contábil", clique em "Contratos".

Selecionado o "Contrato", em "Processos", selecione "Imprimir Boleto" . Em seguida, selecione o relatório correspondente ao "Boleto" a ser emitido.

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EMISSÃO VIA BOLETO

Através da aba "Financeiro/Contábil", clique em "Boletos".

Selecionado o "Boleto", em "Processos", selecione "Imprimir Boleto" . Em seguida, selecione o relatório correspondente ao "Boleto" a ser emitido.

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Após a emissão, o "Boleto" será apresentado para impressão.

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Após aluno ter efetuado o pagamento deste boleto, é necessário que se dê a baixa deste lançamento. Esta baixa pode ser realizada de forma automática (no Módulo Financeiro) através do arquivo de retorno no banco ou de forma manual.

Aviso

O Sistema permite realizar a impressão do boleto bancário através da aba "Financeiro / Contábil" do Módulo Educacional na opção "Boleto" conforme mostrado abaixo.

  • Gerar boleto bancário através da aba "Financeiro / Contábil".

LANÇAMENTO FINANCEIRO -  BAIXA MANUAL

Após o aluno realizar o pagamento referente ao "Boleto" emitido, é necessário que seja processada a baixa deste lançamento financeiro.

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está disponível em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios

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Selecionado o registro, em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos>, clique em Relatórios e em seguida selecione o relatório correspondente

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Vincule as informações aos Parâmetros e clique em <Submeter>

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GERAÇÃO DO LANÇAMENTO FINANCEIRO

O Contrato de Prestação de Serviços Educacionais reúne as parcelas que compõem o Plano de Pagamento, desta forma, devem ser associados os Lançamentos Financeiros nas parcelas.

Acesse Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> e selecione a opção Parcela

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Selecionada a Parcela em que será realizado o Lançamento Financeiro, acessando <Processos> | Gerar Lançamento

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À parcela será associado o Lançamento Financeiro, sinalizado pelo ícone Image Added.

E ao posicionar o cursor neste mesmo íconeImage Added, serão apresentadas informações complementares referente ao Lançamento Financeiro

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EMISSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PARA PAGAMENTO

A emissão do Boleto Bancário é realizada após gerar o Lançamento Financeiro das parcelas que compõem o Contrato.

A emissão pode ser realizada a partir do Lançamento, Boleto ou Contrato

EMISSÃO VIA LANÇAMENTO

A partir do Lançamento em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> | Relatórios, em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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EMISSÃO VIA CONTRATO FINANCEIRO

No menu Educacional l <aba> Financeiro/ Contábil l Contratos, selecione o Contrato para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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EMISSÃO VIA BOLETO

No menu Educacional | <Aba> | Financeiro/ Contábil | Boletos, selecione o registro para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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LANÇAMENTO FINANCEIRO -  BAIXA MANUAL

Realizado o pagamento referente ao Boleto emitido, é necessário executar Baixa para o Lançamento Financeiro.

O processo de Baixa pode ser realizado de duas formas:

  • Automaticamente através da leitura do arquivo de retorno (Banco)

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  • no Módulo Financeiro

...

  • Manualmente a partir do

...

  • Lançamento

...

  • Financeiro


Para realizar a baixa manual deste pagamento, o usuário responsável deve acessar o "Lançamento" do boleto do aluno para realizar a sua baixa.

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titleClique aqui para visualizar a imagem

Clicar em "Boletos" na aba "Financeiro / Contábil" e selecionar o boleto desejado.

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Clicar em "Anexos" e selecionar "Lançamento".

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Clicar no ícone duas vezes para acessar o lançamento.

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Após clicar duas vezes no ícone acima, o Sistema disponibiliza a tela com as informações de identificação do lançamento.
Clicar em "Anexo".

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Após clicar em "Anexos", selecionar a opção "Boletos".

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O usuário deve selecionar o boleto no qual deseja efetuar a baixa do pagamento, conforme passo a passo a seguir.
Clicar no ícone de "Processos" e selecionar a opção "Baixar Lançamento".

Selecionar o "Boleto".

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Preencher as informações com os "Dados da Baixa".

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Preencher as informações necessárias

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O Sistema realiza o cálculo do valor liquido automaticamente, após o preenchimento dos descontos e juros nos seus respectivos campos, conforme exemplo.

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Clicar no ícone para incluir as formas de pagamento do boleto.

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(aviso) Para este pagamento foi utilizado dois meios de pagamento, no qual o Sistema permite identificar o tipo e o valor pago. Abaixo, a imagem ilustrando os tipos de pagamento registrados no Sistema.

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Após incluir os meios de pagamento, clicar em "Avançar".

(aviso) O Sistema disponibiliza um log informando o status do processo de baixa, sinalizando se a baixa foi realizada com êxito ou se gerou algum tipo de erro.

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Após realizar o processo descrito, o usuário pode verificar se o Sistema realizou ou não a baixa do lançamento de duas formas, conforme mostradas a seguir:

  • Através da "Imagem – Status" na tela de "Lançamento".

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  • Através do Status ("Baixado") na tela do "Boleto" do lançamento.

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Após verificar a baixa do pagamento, o usuário deve alterar o status de matrícula do aluno em questão, através do processo de "Confirmação de Matrícula por Pagamento" na tela de Matrículas do Período Letivo".

CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO

Ao receber a confirmação de pagamento, o usuário da Secretaria deve realizar o processo de confirmação de matrícula por pagamento, conforme passos a seguir.

Dica

Por tratar-se de um processo, o mesmo pode ser executado diariamente com o objetivo de efetivar as matrículas de todos os alunos mediante o pagamento da parcela de matrícula, independente do curso.

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titleClique aqui para visualizar a imagem

Clicar em "Matrículas do Período Letivo" na aba "Matrícula e Avaliação".

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Selecionar o aluno desejado para realizar a matrícula. Clicar em "Processos".

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(seleção) DICA: Para buscar/pesquisar o aluno no Sistema, foi utilizado o filtro no nome e R.A (Registro Acadêmico) do aluno.

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Após clicar em "Processos", selecionar "Confirmação de matrícula por pagamento".

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Clicar em "Avançar".

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Selecionar os parâmetros para a confirmação de matrícula e clicar em "Avançar".

Aviso

No campo de "Situação de matrícula" o usuário deve parametrizar o Sistema para:
Para alunos com parcela baixada - Informar qual será o novo status caso possua a parcela baixada. No exemplo, o Sistema está parametrizado para alterar o status da matrícula do aluno para "Matriculado";

Para alunos com parcela não baixada - Informar para qual status a situação de matrícula do aluno deve ser alterada /mantida com a parcela não baixada.

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Selecionar para qual tipo de Serviço o processo de confirmação de matrícula será executado.

Clicar em "Avançar

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(seleção)DICA: O "Tipo de Serviço" é referente ao serviço cobrado ao aluno. No exemplo, foi selecionado o tipo "Mensalidade" por se tratar de uma confirmação de pagamento de mensalidade para o aluno se tornar matriculado na instituição.

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Clicar em "Executar".
Após executar o processo o Sistema desponibiliza uma tela de log, informando o status da execução e sinalizando os alunos que foram matriculados e os que não foram matriculados. Conforme imagem a seguir.

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Após a mensagem de confirmação o usuário pode verificar a situação de matrícula do aluno, conforme imagem a seguir.

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Após a confirmação da matrícula, o usuário deve acessar a respectiva matrícula do aluno em "Matrícula no Período Letivo" (duplo clique na matrícula) e "Matrícula no Curso/Habilitação", para preencher/completar informações necessárias, como:
Campos Complementares (Matrícula no Período Letivo e Matrícula no Curso/Habilitação)

  • Articulações (Entre SESI e SENAI);
  • Condição do Aluno (Não Gratuito).

 Ingresso (Matrícula no Curso/Habilitação)

  • Informar o tipo de Ingresso do aluno.

executar a Baixa Manual, selecione o Lançamento Financeiro em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> e clique em Baixa | Baixar Lançamento

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Associe as informações referentes à Baixa e clique em <Avançar> para seguir com a etapa.

  • Tipo de Baixa
  • Data
  • Moeda

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Nas etapas seguintes, é possível consultar, editar os dados do lançamento e contabilização dos itens de Baixa.

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Finalizado o processo é possível verificar no Lançamento Financeiro o Status 'Lançamento Baixado' ao posicionar o cursor do mouse no registro.

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CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO

O processo de Confirmação de Matrícula por Pagamento tem por finalidade efetivar as Matrículas de todos os alunos adimplentes após confirmação de pagamento e verificada Baixa do Lançamento.

O processo está disponível em Educacional l Matrícula e Avaliação l Mais... l Confirmação de Matrícula

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Selecione o Período Letivo e preencha os dados listados abaixo:

  • Período Letivo
  • Situação de Matrícula
  • Parcelas (Inicial e Final)
  • Cotas (Inicial e Final)
  • Situação de Matrícula para alunos com parcela baixada
  • Situação de Matrícula para alunos com parcela não baixada
  • Parâmetros relacionados à inadimplência, Matrícula e Contrato (Conforme os processos praticados pela instituição)
  • Motivo
  • Serviços (Vinculado à parcela para a qual a baixa deverá ser processada)


Clique em <Pré-visualizar alunos>

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Selecione as Matrículas que irão compor o processo, e após, clique em <Fechar>

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Caso algum aluno não seja selecionado para execução do processo, será apresentada mensagem de confirmação.

Selecione <Não> e retorne à tela de seleção de alunos para que o mesmo seja confirmado.

Selecione <Sim> e retorne à tela inicial para conseguinte <Executar> processo.

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Nota
titleImportante:

Após a Confirmação de Matrícula, fique atento aos registros complementares obrigatórios para envio dos dados à Solução Integradora, associados aos Campos Complementares da Matrícula e na <aba> Ingresso do Curso/Habilitação

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titleClique aqui para visualizar a imagem

Na Matrícula do Período Letivo, o usuário deve completar as seguintes informações:

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Na Matrícula do Curso/Habilitação, o usuário deve completar as seguintes informações:

Confirmar/Preencher as informações na aba "Ingresso".

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Confirmar/Preencher as informações na aba "Campos complementares".

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