trueMecanismo

→ Grupo específico

trueCenário

Em um processo de Compra de equipamento eletrônico, como notebooks, monitores, mouse, teclado, fones de ouvido, dentre outros, apenas algumas pessoas da área de Infraestrutura têm autorização para solicitar a compra para a área de Compras da empresa. Ou seja, o colaborador que tem alguma necessidade de equipamento, deve, primeiramente, entrar em contato com a área de infraestrutura para notificá-los sobre sua necessidade. Eles analisarão se já possuem o equipamento solicitado ou se será necessário comprá-lo. Sendo necessário comprá-lo, as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos – compra, troca, controle de inventário, descarte etc. – da área de Infraestrutura podem abrir uma solicitação de compra do equipamento necessário.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões.

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→ Por campo de formulário

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Em um processo de Aprovação de despesas, o solicitante preenche algumas informações, tais como o valor, a justificativa e a categoria da despesa. A aprovação dessa despesa varia de acordo com sua categoria (viagem, equipamento, marketing, contratação etc.), ou seja, dependendo da categoria, a aprovação precisa ser enviada para o gestor responsável por ela. Quando o solicitante escolhe a categoria, o campo Gestor responsável é automaticamente preenchido.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor responsável do formulário, que foi preenchido automaticamente ao selecionar a categoria da despesa. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação das despesas e, também, evitando transtornos de ter que transferir a solicitação para outra pessoa, por exemplo.

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→ Papel específico

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Em um processo de Solicitação de abertura de vaga, somente os gestores das áreas podem abrir solicitações quando identificam a necessidade devido ao aumento de demanda, saída de um colaborador ou uma nova posição estratégica na equipe. Essa solicitação precisa passar por algumas aprovações, como o RH, diretores e gestores executivos.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que apenas quem exerce o papel de gestão de pessoas dentro das áreas da empresa pode abrir uma solicitação de abertura de vaga. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para a abertura de uma vaga abram solicitações, .

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→ Grupo específico

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Em um processo de Recompra de ações, é necessário que os membros do conselho da empresa estejam de acordo com a estratégia apresentada pela equipe executiva, bem como com o preço que será pago por cada ação e com a proposta de valor que essa decisão trará para a companhia. Sendo assim, uma das etapas do processo é a Aprovação do conselho.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do conselho, todas as pessoas do grupo Conselheiros verão a solicitação como pendente e ela poderá ser assumida por qualquer uma das pessoas. É necessário que 90% das pessoas do grupo assumam a etapa e tomem a mesma ação (aprovar) para que o consenso seja atingido e a solicitação siga adiante. Assim, o mecanismo de atribuição garante que a maioria dos conselheiros esteja ciente e de acordo com a proposta de recompra para que ela seja aplicada no mercado, evitando qualquer tipo de desencontro de informações ou mal-entendidos.

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→ Por campo de formulário

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Em um processo de Aprovação de orçamento, é necessário informar alguns dados, dentre eles, o valor total do orçamento a ser aprovado. O responsável por aprovar esse orçamento varia de acordo com o valor, visto que existem alçadas de aprovação para o gestor, para o gestor executivo e para o diretor. Ao ser informado o valor no formulário, o campo Responsável pela aprovação é automaticamente preenchido e a etapa Aprovação deve ser enviada para essa pessoa.

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente do processo – como:

→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Responsável pela aprovação do formulário, que foi preenchido automaticamente ao informar o valor do orçamento a ser aprovado. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos orçamentos e, também, evitando que os gestores recebam solicitações fora da sua alçada de aprovação e tenham que transferi-las para outro responsável.