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PROCESSO DE MATRÍCULA - VIA SECRETARIA ESCOLAR

A realização de Matrícula via secretaria escolar é realizado para os alunos que desejam ingressar em ofertas de cursos da unidade operacional e que não tenham participado de um Processo Seletivo.

Assim, o processo de matrícula é realizado

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Descrição

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Matrícula

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Observações

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Processo que vincula um aluno à oferta da Matriz Aplicada em um Período Letivo com (ou sem) a associação da Turma e Turma/Disciplina.

Índice

MATRÍCULA (Via Secretaria Escolar)

Neste tipo de matrícula, o aluno não participou de nenhum Processo Seletivo e realizará o processo de matrícula diretamente no balcão de atendimento na Secretaria Escolar . Podendo este aluno, ser novo ou não na instituição.

Informações

Para o caso de novos alunos, o usuário da Secretaria Escolar deve realizar o cadastro para um novo aluno no Sistema, no Módulo Educacional -> Currículo e Oferta -> "Incluir" Aluno, conforme procedimento realizado no Material de Capacitação de Cadastros Básicos, no tópico Cadastro de alunos.

Após realizar o novo cadastro do aluno, se necessário, o usuário da Secretaria Escolar deve selecionar o aluno desejado, clicar na opção "Anexos" e selecionar "Cursos/Habilitação".

Dica

O aluno pode ou não, estar cadastrado em algum curso no Sistema, sendo possível incluir novos cursos para esse aluno.

Expandir
titleClique aqui para visualizar a imagem

Selecionar o aluno desejado.

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Após clicar em "Anexos" no cadastro do aluno, selecionar "Curso / Habilitações".

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Clicar em "Incluir" para cadastrar/pré matricular o aluno no Curso / Habilitação.

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Preencher as informações necessárias nas abas

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O usuário deve informar o "Curso" do Aluno e o status da "Situação de Matrícula" como "Pré-Matriculado". Após realizar todos os cadastros básicos previstos nas Abas Identificação, Ingresso, Observações e Campos Complementares, o usuário deve clicar em "Processos" e selecionar a opção "Matricular aluno".

Clicar em "Processos" e selecionar a opção "Matricular aluno".

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O usuário deve informar o "Período Letivo", a "Turma" e a "Situação atual" do aluno.

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Após realizar o procedimento, o usuário deve acessar "Anexos" e clicar em Matrículas no Período Letivo, conforme passo a passo a seguir.

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para alunos novatos ou veteranos.


Nota
titlePremissas:

O processo de Matrícula requer o cadastro prévio do aluno, disponível em Totvs Educacional l Currículo e Oferta l Aluno - Localizar Pessoa/ Registro Preliminar l Incluir

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Quando já localizado o cadastro, as informações a ele vinculadas devem ser verificadas, garantindo a validade dos dados e a manutenção do registro de acordo com as normas da unidade operacional.

Os processos podem ser consultados no TDN: Cadastro de alunos


O acesso para execução das matrículas é realizado através do Módulo TOTVS Educacional l Educacional

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A partir do cadastro do Aluno, em <anexos>, selecione o item Cursos/ Habilitações

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Clique em Incluir no ícone de + (mais\ incluir) na parte inferior da tela

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Na <aba> Identificação, selecione os dados associados à matrícula, conforme indicado

  • Curso
  • Habilitação
  • Matriz Curricular
  • Turno
  • Situação de Matrícula
  • Campus/ Polo (Conforme norma da Unidade Operacional)

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Na <aba> Campos Complementares, associe as informações necessárias à Matrícula/ Oferta de Curso com atenção aos registros necessários para o envio dos dados à Solução Integradora

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Em seguida, acesse <Processos> e selecione o item Matricular Aluno

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Vincule os dados e em seguida, clique em <Avançar>

  • Período Letivo
  • Turma

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Finalizado o processo de Matrícula, poderá ser visualizada a partir do <Anexo> Curso/Habilitação | <Anexos> Matrículas no Período Letivo

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Nota
titleNota

A matrícula do aluno deve estar primeiramente associada ao Status: Pré-Matriculado.

Assim, uma vez realizados os procedimentos internos associados à análise financeira e documental, e identificada a ausência de débitos financeiros do aluno com a instituição e análise de pendências de documentações, será realizado a emissão do boleto.

Após identificar o pagamento e a baixa do lançamento contábil, pode-se aplicar a alteração de Status de Matrícula para Matriculado.

Para verificar se os documentos obrigatórios à matrícula foram entregues, acesse: Currículo e Oferta l Alunos l <Anexos> l Documentos Solicitados.

Aviso

O aluno deve ser cadastrado no Sistema com o status "Pré-matriculado" para a "Situação de matrícula" e após os procedimentos internos de análise financeira e documental, se o aluno não possuir débitos com a instituição ou pendência de documentação, é realizada a emissão do Boleto. Após o pagamento deste, o Sistema automaticamente mudará o status do aluno para "Matriculado".
O usuário pode consultar os documentos necessários para entrega do aluno, acessando o "Anexos" do cadastro de aluno e selecionando a opção "Documento solicitados".

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Após a confirmação da entrega dos documentos, o usuário deve anexar os documentos do Aluno no GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

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disponível em Alunos | <Anexos> l GED l Integração GED, conforme apresentado no processo de Matrícula via Processo Seletivo

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Em seguida, o usuário deve

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emitir o Contrato de Prestação de Serviços

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  • Gerar boleto bancário através da aba "Financeiro / Contábil".

PASSO 25: Na aba "Financeiro / Contábil" selecionar a opção "Boletos".
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PASSO 26: Clicar duas vezes no boleto desejado. Image Removed
DICA: Para encontrar buscar/pesquisar o boleto desejado, foi utilizado o filtro de "Responsável Financeiro".
PASSO 27: Clicar em "Anexos", selecionar a opção "Relatórios" e em seguida, no boleto associado.
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REALIZAR BAIXA MANUAL DO BOLETO

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  • Através da "Imagem – Status" na tela de "Lançamento".

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  • Através do Status ("Baixado") na tela do "Boleto" do lançamento.

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Após verificar a baixa do pagamento, o usuário deve alterar o status de matrícula do aluno em questão, através do processo de "Confirmação de Matrícula por Pagamento" na tela de Matrículas do Período Letivo".

CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO

Ao receber a confirmação de pagamento, o usuário da Secretaria deve realizar o processo de confirmação de matrícula por pagamento, conforme passos a seguir.
DICA: Por tratar-se de um processo, o mesmo pode ser executado diariamente com o objetivo de efetivar as matrículas de todos os alunos mediante o pagamento da parcela de matrícula, independente do curso.
PASSO 1: Clicar em "Matrículas do Período Letivo" na aba "Matrícula e Avaliação". Image Removed
PASSO 3: Clicar em "Processos". PASSO 2: Selecionar o aluno desejado para realizar a matrícula. Image Removed
DICA: Para buscar/pesquisar o aluno no Sistema, foi utilizado o filtro no nome e R.A (Registro Acadêmico) do aluno.
PASSO 4: Após clicar em "Processos", selecionar "Confirmação de matrícula por pagamento". Image Removed
PASSO 5: Clicar em "Avançar". Image Removed
PASSO 6: Selecionar os parâmetros para a confirmação de matrícula e clicar em "Avançar". Image Removed
AVISO: No campo de "Situação de matrícula" o usuário deve parametrizar o Sistema para:
Para alunos com parcela baixada - Informar qual será o novo status caso possua a parcela baixada. No exemplo, o Sistema está parametrizado para alterar o status da matrícula do aluno para "Matriculado";
Para alunos com parcela não baixada - Informar para qual status a situação de matrícula do aluno deve ser alterada /mantida com a parcela não baixada.
PASSO 8: Clicar em "Avançar".PASSO 7: Selecionar para qual tipo de Serviço o processo de confirmação de matrícula será executado. Image Removed
DICA: O "Tipo de Serviço" é referente ao serviço cobrado ao aluno. No exemplo, foi selecionado o tipo "Mensalidade" por se tratar de uma confirmação de pagamento de mensalidade para o aluno se tornar matriculado na instituição.
PASSO 9: Clicar em "Executar". Image Removed
Após executar o processo o Sistema desponibiliza uma tela de log, informando o status da execução e sinalizando os alunos que foram matriculados e os que não foram matriculados. Conforme imagem a seguir.
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Após a mensagem de confirmação o usuário pode verificar a situação de matrícula do aluno, conforme imagem a seguir.
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Após a confirmação da matrícula, o usuário deve acessar a respectiva matrícula do aluno em "Matrícula no Período Letivo" (duplo clique na matrícula) e "Matrícula no Curso/Habilitação", para preencher/completar informações necessárias, como:
Campos Complementares (Matrícula no Período Letivo e Matrícula no Curso/Habilitação)

  • Articulações (Entre SESI e SENAI);
  • Condição do Aluno (Não Gratuito).

Ingresso (Matrícula no Curso/Habilitação)

  • Informar o tipo de Ingresso do aluno.

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Educacionais para a Matrícula realizada em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios.

EMISSÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS

A partir do acesso ao Contrato de Prestação de Serviços Educacionais, devem ser verificadas as informações registradas nas abas:

  • Identificação
  • Contabilização
  • Responsável Financeiro
  • Parcela

Validadas as informações registradas, o relatório poderá ser emitido.

A emissão do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais está disponível em Alunos | <Anexos> l Contratos l <Anexos> | Relatórios ou Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Relatórios

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Selecionado o registro, em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos>, clique em Relatórios e em seguida selecione o relatório correspondente

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Vincule as informações aos Parâmetros e clique em <Submeter>

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GERAÇÃO DO LANÇAMENTO FINANCEIRO

O Contrato de Prestação de Serviços Educacionais reúne as parcelas que compõem o Plano de Pagamento, desta forma, devem ser associados os Lançamentos Financeiros nas parcelas.

Acesse Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> e selecione a opção Parcela

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Selecionada a Parcela em que será realizado o Lançamento Financeiro, acessando <Processos> | Gerar Lançamento

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À parcela será associado o Lançamento Financeiro, sinalizado pelo ícone Image Added.

E ao posicionar o cursor neste mesmo íconeImage Added, serão apresentadas informações complementares referente ao Lançamento Financeiro

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EMISSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PARA PAGAMENTO

A emissão do Boleto Bancário é realizada após gerar o Lançamento Financeiro das parcelas que compõem o Contrato.

A emissão pode ser realizada a partir do Lançamento, Boleto ou Contrato

EMISSÃO VIA LANÇAMENTO

A partir do Lançamento em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> | Relatórios, em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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EMISSÃO VIA CONTRATO FINANCEIRO

No menu Educacional l <aba> Financeiro/ Contábil l Contratos, selecione o Contrato para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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EMISSÃO VIA BOLETO

No menu Educacional | <Aba> | Financeiro/ Contábil | Boletos, selecione o registro para emissão do Boleto, clique em <Processos> e selecione o item Imprimir Boleto. Em seguida, selecione o Relatório correspondente ao Boleto.

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LANÇAMENTO FINANCEIRO -  BAIXA MANUAL

Realizado o pagamento referente ao Boleto emitido, é necessário executar Baixa para o Lançamento Financeiro.

O processo de Baixa pode ser realizado de duas formas:

  • Automaticamente através da leitura do arquivo de retorno (Banco) no Módulo Financeiro
  • Manualmente a partir do Lançamento Financeiro


Para executar a Baixa Manual, selecione o Lançamento Financeiro em Matrícula e Avaliação l Matrículas l <Anexos> l Contratos | <Anexos> | Parcela | < aba> Lançamentos/ Boletos da Parcela | <Anexos> e clique em Baixa | Baixar Lançamento

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Associe as informações referentes à Baixa e clique em <Avançar> para seguir com a etapa.

  • Tipo de Baixa
  • Data
  • Moeda

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Nas etapas seguintes, é possível consultar, editar os dados do lançamento e contabilização dos itens de Baixa.

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Finalizado o processo é possível verificar no Lançamento Financeiro o Status 'Lançamento Baixado' ao posicionar o cursor do mouse no registro.

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CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA POR PAGAMENTO

O processo de Confirmação de Matrícula por Pagamento tem por finalidade efetivar as Matrículas de todos os alunos adimplentes após confirmação de pagamento e verificada Baixa do Lançamento.

O processo está disponível em Educacional l Matrícula e Avaliação l Mais... l Confirmação de Matrícula

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Selecione o Período Letivo e preencha os dados listados abaixo:

  • Período Letivo
  • Situação de Matrícula
  • Parcelas (Inicial e Final)
  • Cotas (Inicial e Final)
  • Situação de Matrícula para alunos com parcela baixada
  • Situação de Matrícula para alunos com parcela não baixada
  • Parâmetros relacionados à inadimplência, Matrícula e Contrato (Conforme os processos praticados pela instituição)
  • Motivo
  • Serviços (Vinculado à parcela para a qual a baixa deverá ser processada)


Clique em <Pré-visualizar alunos>

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Selecione as Matrículas que irão compor o processo, e após, clique em <Fechar>

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Caso algum aluno não seja selecionado para execução do processo, será apresentada mensagem de confirmação.

Selecione <Não> e retorne à tela de seleção de alunos para que o mesmo seja confirmado.

Selecione <Sim> e retorne à tela inicial para conseguinte <Executar> processo.

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Nota
titleImportante:

Após a Confirmação de Matrícula, fique atento aos registros complementares obrigatórios para envio dos dados à Solução Integradora, associados aos Campos Complementares da Matrícula e na <aba> Ingresso do Curso/Habilitação

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