• Checklist de Infraestrutura 
• Documentos de Cloud
• Plano de Virada e Rollback - MIT054

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
• Analista de Infraestrutura
• Analista de Cloud

Esta etapa consiste na preparação ou revisão do ambiente que será utilizado para a operação real do sistema na Organização. Portanto, é imprescindível que esteja dentro das especificações técnicas definidas ao longo do projeto.

O checklist de instalação tem o objetivo de orientar detalhadamente os parâmetros técnicos, enquanto que o Plano de Virada e Rollback - MIT054 tem como objetivo trazer insumos extras para que o analista de infraestrutura possa ter uma visão mais ampla do ambiente e expectativas.

• IMPORTANTE: equipe de TI deve participar efetivamente das ações, sendo o único pessoal com acesso ao ambiente de Produção, sendo assim responsável direto.

• Especialista de Infraestrutura prepara o ambiente de Produção seguindo as especificações técnicas definidas
• TI (Cliente) deve publicar o final da operação e os resultados desta

NOTA: todas as atividades definidas no Plano de Virada e Rollback - MIT054 para o ambiente devem ser executadas nesta etapa.

• Plano de Virada e Rollback - MIT054 atualizado.

• Roteiro de Capacitação - MIT037
• Plano de Virada e Rollback - MIT054

• Analista / Consultor de implantação
• Usuários-Chave (Replicadores)
• Usuários Finais (áreas do Cliente)
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente

Este treinamento deve conduzir os usuários finais ao uso efetivo do sistema, respeitando todas as definições estabelecidas no Refinamento da Solução, no Roteiro de Capacitação e na entrega efetiva realizada. 

• NOTA: Esta tarefa é de total responsabilidade do Cliente, salvo o mesmo ter comprado da TOTVS este tipo de serviço no escopo do Projeto. Mesmo tendo adquirido, é importante trazer os usuários-chave como participantes para que possam assumir o papel de replicadores e de referência no processo de negócio.

• Usuários-Chave (replicadores) se reúnem conforme organização interna (Cliente) e ministram os treinamentos de acordo com o Refinamento da Solução e Roteiro de Capacitação revisado
• Usuários Finais devem absorver o conhecimento e realizar o aprofundamento do sistema na prática para garantir eficiência no uso
• Usuários-chave:
• Formalizam o treinamento junto aos Usuários Finais
• Organizam as formalizações e realizam a validação desta etapa junto ao Comitê do Projeto.

• Capacitação realizada e validada.

• Plano de Virada e Rollback - MIT054

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Suporte TOTVS

Sabemos que após o projeto, para continuar uma boa experiência do Cliente, é fundamental alinhar a demanda com o time de suporte para que este possa se preparar para atender bem o Cliente deste ponto em diante em sua Jornada. 

O ponto aqui é descrever o escopo da demanda, tendências de suporte e data efetiva do GO LIVE.

• Gerente ou Coordenador do Projeto preenche o documento de Transição para o Suporte – MA081, realiza reunião de alinhamento com o time de Suporte TOTVS das funcionalidades que serão utilizadas pelo cliente.

• Transição para o Suporte - MA081

• Plano de Virada e Rollback - MIT054

• Analista / Consultor de implantação
• Usuários-Chave (Cliente)
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
• Executivo de Soluções de Negócio

Desde o momento que os usuários-chave recebem o treinamento aprofundado e percebem a demanda exigida de suporte, deve-se neste momento, decidir o quanto estes podem absorver do suporte e o quanto ainda precisarão de suporte do time de consultores, considerando a demanda.

A Proposta complementar deve refletir o cenário aprovado pelo Comitê, uma vez que foram considerados os aspectos gerais e revisados após a validação da solução.

• NOTA: Deve-se tomar muito cuidado nesta definição, considerando as expertises por frente conduzida x autonomia do Cliente para propor um cenário equilibrado e eficiente.

• Analistas / Consultores e Usuários-Chave se reúnem com Gerente ou Coordenador do Projeto e representante do Comitê (Cliente) para reavaliar as necessidades de acompanhamento pós GO LIVE, considerando os aspectos de suporte x demanda com base nos resultados da Capacitação realizada
• Gerente ou Coordenador do Projeto:

• Planeja o acompanhamento conforme demanda revisada para apurar os impactos de custo x qualidade previstas na fase de pré-venda
• Registra a decisão via Ata de Reunião

• Comitê do Projeto aprova novo planejamento e eventual diferença de custo, com base no cenário apresentado pela equipe do projeto (analistas / consultores e usuários-chave)
• Executivo de Soluções de Negócios elabora uma Proposta Comercial complementar para suprir os gaps de acompanhamento identificados e aprovados pelo Comitê (caso necessário)
• Cliente aprova a Proposta Complementar.

• Definição dos responsáveis pelo suporte pós GO LIVE, registradas em Ata de Reunião -  MIT005 e aprovada pelo Comitê
• Proposta Comercial complementar aprovada pelo Cliente (caso necessário).

• Plano de Virada e Rollback - MIT054 aprovado

• Analista / Especialista
• Analista de Infraestrutura
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
• Usuários-Chave (Cliente)

A execução da transição (virada) deve ser realizada com bastante foco e atenção aos resultados esperados para garantir a qualidade do ambiente de Produção.

Caso ocorram imprevistos, deve-se ter um plano de contingência e/ou pessoas que possam decidir alternativas rapidamente, uma vez que normalmente se trabalha em uma janela restrita.

Assim que finalizado, deve certificar-se sobre os resultados e liberar o sistema para a última etapa antes da publicação oficial, que é a execução de operações críticas em Produção (Teste de Virada).

• Analistas / Especialista e Usuários-Chave (Cliente) executam as tarefas planejadas na transição (virada) do sistema para Produção, conforme definido no Plano de Virada e Rollback - MIT054, considerando aspectos técnicos e funcionais:
• Técnicos
  • Ações de ambiente (infraestrutura)
  • Ações de configuração
  • Ações de transporte de dados
  • Ações equalização de customizações
  • Ações de atualização da aplicação (software), que pode decorrer ao longo do projeto
• Funcionais:
  • Alinhamento com as áreas que podem sofrer impacto com o período de suspensão 
  • Alinhamento com os Clientes sobre a mesma questão
  • Alinhamento com Fornecedores e Parceiros sobre a mesma questão
  • Treinamento e preparação das mudanças operacionais (processos TO BE)
  • Plano de Contingência de negócio
• Comitê do Projeto comunica o término e o resultado da execução, liberando o Teste de Virada.

• Virada realizada com sucesso (dentro dos parâmetros de qualidade especificados no Plano de Virada e Rollback - MIT054)

• Roteiro de Testes - MIT045

• Analista / Especialista
• Usuários-Chave (responsável pela execução)
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente

É fundamental restringir o lançamento oficial do sistema aos usuários-chave, para que estes possam realizar atividades reais no sistema já no ambiente de Produção, garantindo o funcionamento essencial do negócio. 

Assim que validada as operações críticas, confirma-se o GO LIVE para todos os demais participantes da Organização.

NOTA: O tempo dedicado deve ter sido planejado antecipadamente, assim como os limites, caso a execução não saia exatamente como o esperado.

• Usuários-Chave executam as operações críticas definidas como critério de GO LIVE, logo após a execução da Transição (Virada)
• Analista / Especialista acompanha os resultados e avalia se estão de acordo com os critérios de qualidade estabelecidos
• Ao final, Gerente ou Coordenador do Projeto registra a decisão via Ata de Reunião
• Comitê do Projeto publica oficialmente o GO LIVE.

• Resultado do Teste de Virada em Produção

• Ciclos de Testes realizados com sucesso

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
• Usuários-Chave (Cliente)

O Comitê deve divulgar oficialmente a decisão do GO / NO-GO a todos os interessados para que:

• Todas as áreas envolvidas possam iniciar os trabalhos normalmente
• O sistema seja liberado para atuação junto aos Clientes, Fornecedores e Parceiros

• Tenhamos um evento formal de reconhecimento da entrega do Projeto.

Comitê do Projeto divulga oficialmente a decisão de GO / NO-GO, com base no resultado do Teste de Virada (podendo ser positivo ou negativo).

• Termo de Validação - MIT010 (Termo de autorização para GO Live) assinado, com a decisão de GO/NO-GO divulgado oficialmente na Organização e entre todas as partes interessadas do Projeto.

• Usuários finais operando o sistema

• Analista / Especialista
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente

Após o Comitê do Projeto divulgar oficialmente a decisão de GO / NO-GO, inicia-se a Operação Assistida de acordo com a estratégia e propostas complementares aprovadas.

Este período é bastante crítico e deve ser conduzido a levar o Cliente em um nível de autonomia suficiente para executar sua operação de forma segura e confiante.

• NOTA: É comum surgir novas oportunidades neste período, sendo novos negócios e/ou continuidade da assistência recorrente. É importante que o Gerente ou Coordenador do Projeto esteja atento para alinhar com o Executivo de Soluções de Negócio no momento da finalização.

• Analistas / Especialistas contratados (de acordo com a estratégia e contratos aprovados) iniciam o suporte à operação do sistema
• Gerente ou Coordenador do Projeto avalia periodicamente os resultados e prepara gradativamente a retirada da equipe de suporte
• Coordenador (Cliente) em conjunto com os usuários-chave se preparam para manter a operação sem o suporte local do time do projeto, de forma gradativa e de acordo com a estratégia aprovada
• Gerente ou Coordenador do Projeto encerra formalmente a operação assistida ao término do período combinado.

Termo de Validação - MIT010 (Validação de Entrega) com o período de acompanhamento/operação assistida realizado.

• Termo de Validação - MIT010 (Validação de Entrega) com o período de acompanhamento/operação assistida realizado

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Comitê do Projeto

Sabemos que após o projeto, para continuar uma boa experiência do Cliente, é fundamental alinhar a demanda com o time de suporte para que este possa se preparar para atender bem o Cliente deste ponto em diante em sua Jornada.

O objetivo é esclarecer e direcionar o Cliente ao tipo de serviço que melhor pode agregar valor à sua operação e à sua experiência com a TOTVS.

Gerente ou Coordenador do Projeto repassa as informações sobre o funcionamento do Suporte e as opções de Atendimento ao cliente.

Gerente ou Coordenador do Projeto repassa as informações sobre o funcionamento do Suporte e as opções de Atendimento ao cliente.

Informação do suporte Repassada ao cliente.

Central de Relacionamento TOTVS: suporte.totvs.com

Termo de Validação - MIT010 (Validação de Entrega) com o período de acompanhamento/operação assistida realizado.

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Comitê do Projeto
• Executivo de Soluções de Negócio

Este momento de encaminhamento ao time de Relacionamento deve ser usado para:

• Deixar o Cliente ciente da estrutura da TOTVS
• Estreitar o relacionamento
• Procurar desenvolver as oportunidades identificadas ao longo do Projeto
• Buscar o feedback geral.

• Gerente ou Coordenador do Projeto repassa o histórico do projeto com o Executivo de Soluções de Negócio e as oportunidades identificadas ao longo do Projeto
• Gerente ou Coordenador do Projeto e Executivo de Soluções de Negócio alinham com o Cliente as novas oportunidades e reforçam o elo de parceria

Cliente ciente do novo momento, com a parceria bem encaminhada e novas oportunidades lançadas para desenvolvimento da parceria.

• Diagrama dos Processos - MIT041
• Roteiro de Testes - MIT045
• Período de Operação Assistida

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Arqueiteto de Soluções 
• Executivo de Soluções de Negócio

O tema lição aprendida deve ser bem estruturado para realmente se ter uma base de conhecimento que possa ser reutilizada e compartilhada aos colaboradores que buscam experiências adquiridas.

Gerente ou Coordenador do Projeto organiza os registros coletados ao longo do projeto para registrá-los de forma estruturada.

Lições Aprendidas - MIT060 

Termo de Validação - MIT010 (Validação de Entrega) com o período de acompanhamento/operação assistida realizado.

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Comitê do Projeto
• Suporte TOTVS (Opcional)

A formalização de conclusão é um evento imprescindível para o reconhecimento do término do projeto e serve também para liberar os recursos para outros projetos, assim como reconhecer a Receita atrelada à conclusão de fato.

Importante ressaltar que a construção deste encerramento inicia-se desde a preparação do projeto, definindo os critérios de aceite ao longo do mesmo.

A boa condução com transparência e evidências dos acordos e entregas realizadas e reconhecidas, farão com que este momento seja muito suave junto ao Cliente, firmando uma boa experiência em sua Jornada!

• Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as evidências de avanço e conclusão do Projeto e apresenta ao Comitê para formalizar o encerramento do projeto, inclusive com a validação de marcos pendentes ou parcelas de faturamento pendentes
• Comitê do Projeto e Patrocinador aprovam o Certificado de Conclusão de Serviços - MIT062 (Termo de Encerramento)
• Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as ações para o encerramento do projeto internamente e envia ao PMO, após o cliente dar o aceite no Certificado de Conclusão de Serviços - MIT062 (Termo de Encerramento)
• NOTA: Devem ser observadas políticas e procedimentos internos de cada unidade que podem determinar regras específicas, além das descritas neste documento, para o encerramento administrativo do projeto.

Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062