Consulte a documentação correta:
Esta documentação refere-se ao novo editor de processos da plataforma. Caso esteja utilizando o editor de processos atual, acesse Configurar atividade.
IDIOMA
Falando de regras para anexos em solicitações... 
As regras para os anexos são condições ou pré-requisitos que podem ser definidos nos componentes Início e Atividade, que representam etapas de um processo. Elas podem exigir, proibir ou permitir anexos com algumas características específicas, tais como nome dos arquivos, extensões, quantidade de arquivos, dentre outras – independentemente dos anexos que já existem na solicitação, em etapas anteriores, por exemplo – garantindo que a etapa esteja completa e dentro dos critérios exigidos para que a solicitação possa seguir adiante.
As regras para os anexos podem ser:
- gerais: são regras mais simples e visam exigir quantidades de anexos;
- específicas: são regras que, combinadas com as gerais, permitem exigir características específicas dos anexos, como nome ou extensão;
- avançadas: são regras específicas com condições definidas a partir de caracteres especiais, cada um com seu significado.
Nota:
As regras para os anexos não são obrigatórias em nenhum componente. Elas podem ou não ser definidas de acordo com as necessidades específicas de cada etapa, processo ou negócio.
Se nenhuma regra for definida, é permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos, ou seja, nenhuma validação é feita.
Dica!
Clique aqui e saiba como configurar regras para os anexos em uma etapa do processo.
Objetivo das regras
As regras têm como objetivo agilizar a resolução das solicitações, visto que evita que a solicitação seja enviada adiante sem que o conteúdo necessário para análise na próxima etapa esteja faltando ou esteja incorreto, por exemplo, o que exigiria o retorno da solicitação para que ele seja ajustado.
Desta forma, as regras ajudam a evitar retrabalhos e atrasos na resolução das solicitações, bem como visam facilitar a análise de cada etapa e o entendimento daquilo que está sendo solicitado.
Ordem de verificação das regras
No momento de movimentar a solicitação para a próxima etapa, as regras para anexos da etapa corrente são verificadas e, caso uma delas não seja atendida, é exibida uma mensagem informando quais regras foram atendidas e quais ainda não foram.
É necessário que todas as regras sejam atendidas e todos os anexos sejam válidos para que a etapa possa ser concluída e a solicitação enviada para a próxima. Quando um anexo é considerado válido para uma regra, ele não é verificado nas demais regras. Por isso, existe uma ordem na qual as regras são verificadas e é importante considerá-la ao criar as regras.
A ordem de verificação das regras para os anexos da etapa é:
- 1º → São verificadas as regras de quantidade, nome e extensão. São analisados os anexos válidos para cada regra. Se qualquer uma das regras não for atendida, a mensagem de validação é exibida e o envio para a próxima etapa não é permitido.
2º → É verificado se existe uma regra com qualquer um e se existe um anexo que ainda não atendeu a nenhuma regra anterior. Em caso afirmativo, o anexo será considerado válido, pois atende à regra com o qualquer um (que é a última a ser verificada) e o envio para a próxima etapa é permitido. Caso contrário – não existe regra com o qualquer um, mas existe um anexo que não atendeu a nenhuma regra anterior – a mensagem de validação é exibida e o envio para a próxima etapa não é permitido, mesmo que os demais anexos tenham atendido às regras anteriores.
EXEMPLO 1
→ Uma etapa possui 3 regras para os anexos, sendo uma com qualquer um.
→ Foram adicionados 4 anexos. Dois deles atenderam à primeira regra, um deles atendeu à segunda regra e o quarto não atendeu a nenhuma das duas regras (que são verificadas antes da regra com o qualquer um).
→ Como a terceira regra possui o qualquer um, esse quarto anexo atende a ela. Neste caso, todas as regras foram atendidas e todos os anexos são válidos. Portanto, o envio para a próxima etapa é permitido.EXEMPLO 2
→ Uma etapa possui 2 regras para os anexos e nenhuma delas usa o qualquer um.
→ Foram adicionados 3 anexos. Um atendeu à primeira regra, outro atendeu à segunda regra e o terceiro não atendeu a nenhuma das duas regras.
→ Como não existe nenhuma regra com o qualquer um, esse terceiro anexo não atendeu a nenhuma regra. Neste caso, ele não será considerado válido. Portanto, o envio para a próxima etapa não é permitido.
Regra geral
As regras gerais são as mais simples e servem para definir a quantidade exigida de anexos ou se o anexo pode ser de qualquer tipo e em qualquer quantidade na etapa.
Confira abaixo um exemplo para cada condição disponível para criação de regras gerais para anexos.
→ O anexo deve ser igual a 2.
É obrigatório adicionar dois anexos nessa etapa, não sendo permitido adicionar mais.
→ O anexo deve ser maior que 0.
É obrigatório adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um.
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1.
É obrigatório adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um.
→ O anexo deve ser menor que 3.
É permitido adicionar até dois anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos.
→ O anexo deve ser menor ou igual a 4.
É permitido adicionar até quatro anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos.
→ O anexo deve ser qualquer um.
É permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos nessa etapa, podendo, inclusive, deixar a etapa sem anexos.
CENÁRIO 1
Em um processo de Solicitação de abono de horas por questões médicas para a área de Folha de pagamento, o solicitante precisa obrigatoriamente enviar o atestado médico que justifica o abono. O atestado é aceito em qualquer formato, podendo ser uma imagem, uma foto, um documento em PDF, um arquivo do tipo ZIP, enfim, nenhuma exigência é feita com relação ao tipo do arquivo. Porém, só é permitido enviar um atestado por solicitação, ou seja, se o solicitante possuir mais de um atestado, deve abrir uma solicitação para cada um.
Sendo assim, a regra pode ser definida da seguinte forma:
→ O anexo deve ser igual a 1.
É obrigatório adicionar um anexo de qualquer tipo. E não é permitido adicionar mais de um.
CENÁRIO 2
Em um processo de Aprovação de orçamento simples, a pessoa responsável pela aprovação prefere que o detalhamento seja feito diretamente no formulário da solicitação, para que ao abrir a solicitação para analisar, o valor a ser aprovado já esteja evidenciado, sem a necessidade de abrir um documento para ver as informações.
→ Neste caso, não é necessário adicionar nenhuma regra, basta ativar a opção Proibir anexos, que significa que não é permitido adicionar nenhum anexo nessa etapa. O detalhamento do orçamento deve ser adicionado no formulário da solicitação.
Regra específica
As regras específicas precisam ser combinadas com as regras gerais para permitir ou exigir características específicas dos anexos, tais como nome e extensão dos arquivos.
É possível definir, por exemplo, que somente é permitido adicionar anexos com um determinado tipo de extensão ou exigir que o arquivo anexado siga um padrão de nomenclatura pré-determinado.
Confira a seguir alguns exemplos de regras específicas para anexos.
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo nota no início.
É obrigatório adicionar um anexo que tenha o termo nota no início do seu nome.
→ O anexo deve ser menor ou igual a 2 com a extensão igual a .zip.
É permitido adicionar até dois anexos com a extensão .zip ou deixar a etapa sem anexos.
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão contendo no nome o termo boleto no início e na extensão o termo .pdf no fim.
É obrigatório adicionar um anexo que tenha o termo boleto no início do seu nome e que seja um documento do tipo PDF.
CENÁRIO 1
Em um processo de Abertura de chamado para a área de TI, o solicitante precisa enviar pelo menos uma imagem da inconsistência que está ocorrendo ou do recurso para o qual está solicitando atendimento. Somente são aceitas imagens que sejam do tipo PNG. Se conseguir, também é interessante enviar o log, mas ele precisa ser no formato TXT e não é obrigatório.
Sendo assim, as regras podem ser definidas da seguinte forma:
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com a extensão igual a .png.
É obrigatório adicionar pelo menos um anexo que seja uma imagem com a extensão .png. Mas, se o solicitante desejar, pode adicionar mais anexos.
→ O anexo deve ser maior ou igual a 0 com a extensão igual a .txt.
Se o solicitante conseguir obter o log, ele pode anexar na solicitação para facilitar a análise. Mas, não é obrigatório anexar.
→ O anexo deve ser igual a 0 com a extensão igual a .exe.
Por questões de segurança, não é permitido adicionar nenhum anexo que tenha a extensão .exe.
CENÁRIO 2
Em um processo de Solicitação de pagamento para a área Financeira, o solicitante precisa enviar, obrigatoriamente, três documentos: a nota fiscal eletrônica, o boleto para pagamento e um detalhamento dos produtos ou serviços adquiridos. Os documentos precisam ser do tipo PDF e estar identificados pelos respectivos nomes "boleto", "fatura" e a nota fiscal precisa estar identificada com o código "NF" no início do nome.
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira:
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão igual a no nome o termo boleto e na extensão o termo pdf.
É obrigatório adicionar um anexo que tenha o nome boleto e que seja um documento com a extensão .pdf.
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão igual a no nome o termo fatura e na extensão o termo pdf.
É obrigatório adicionar um anexo que tenha o nome fatura e que seja um documento com a extensão .pdf.
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão contendo no nome o termo NF no início e na extensão o termo pdf no fim.
É obrigatório adicionar um anexo com os caracteres NF no início do seu nome e com a extensão .pdf para identificar que é a nota fiscal. Anexos como NF_10355.pdf, NF89665.doc.pdf, NF-58361.pdf seriam aceitos.
Regra avançada
As regras avançadas são definidas a partir de uma expressão que pode utilizar uma combinação dos seguintes caracteres:
* (asterisco): permite deixar livre para ter ou não quaisquer caracteres antes ou depois dele.
EXEMPLO
boleto* → significa conter o termo boleto no início do nome, podendo ter ou não quaisquer outros caracteres depois do termo, inclusive na extensão – permitido pelo *. Anexos como boleto.pdf ou boleto-janeiro.png seriam aceitos.| (pipe): significa "ou" e permite definir múltiplos padrões.
EXEMPLO
*.pdf|*.doc|*.docx|*.txt → significa que pode ser .pdf, .doc, .docx, ou .txt. – extensões permitidas pelo | – podendo ter qualquer nome antes da extensão – permitido pelo *. Anexos como processo.pdf ou anotações.txt seriam aceitos.! (exclamação): significa "diferente de" ou "proibido" e permite barrar um padrão.
EXEMPLO
!*.zip → significa diferente de .zip – extensão foi proibida pelo ! – podendo ter qualquer nome antes da extensão – permitido pelo *. Anexos como boleto.pdf ou processo.png seriam aceitos.
Confira a seguir mais alguns exemplos de regras avançadas para anexos.
→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada fatura.pdf|nota.pdf.
É obrigatório adicionar um anexo com o nome fatura ou nota e com a extensão .pdf. Não é permitido adicionar mais de um.
→ O anexo deve ser qualquer um com condição avançada !server.*.
É permitido adicionar qualquer tipo de anexo com o nome diferente de server e com qualquer extensão ou deixar a etapa sem anexos. O nome server é proibido.
→ O anexo deve ser maior ou igual a 3 com condição avançada *boleto*.pdf.
É obrigatório adicionar pelo menos 3 anexos, podendo adicionar mais, que contenha o termo boleto no nome e com a extensão .pdf.
CENÁRIO 1
Em um processo de Solicitação de reembolso de viagem para a área Financeira, o solicitante pode enviar o comprovante de pagamento da estadia, do transporte e do ingresso, caso a viagem tenha sido para um evento. Os comprovantes precisam estar em PDF e identificados pelo nome.
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira:
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com condição avançada *estadia*.pdf|*transporte*.pdf|*ingresso*.pdf.
É obrigatório adicionar pelo menos um anexo, podendo anexar mais, que contenha o termo estadia, transporte ou ingresso no nome e com a extensão .pdf.
CENÁRIO 2
Em um processo de Solicitação de compra de materiais de escritório para a área de Compras, o solicitante precisa enviar uma foto do material solicitado para servir de referência e facilitar para quem vai efetuar a compra. Essa foto pode ser de vários tipos.
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira:
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com condição avançada *.png|*.jpg|*.jpeg|*.bmp.
É obrigatório adicionar pelo menos 1 anexo com qualquer nome e que seja uma imagem com uma das extensões permitidas: .png, .jpg, .jpeg ou .bmp.
Exemplos de uso
Reunimos aqui vários cenários nos quais podem ser aplicadas regras para os anexos. Os exemplos contam com a regra, uma mensagem de auxílio para atender à regra e os resultados de acordo com o cenário.
São demonstrados exemplos de regras gerais, específicas e avançadas. Clique em cada cenário para ver seus detalhes.
Exigir pelo menos um anexo na etapa.
Proibir anexo na etapa.
Exigir um anexo com a extensão .zip.
Exigir um anexo com a extensão .zip E um anexo com a extensão .pdf.
Exigir um anexo com a extensão .zip OU .pdf.
Exigir um anexo com a extensão .zip e deixar livre para anexar ou não outros tipos de anexo.
Proibir anexo com a extensão .zip e deixar livre para anexar ou não outros tipos de anexo.
Exigir um anexo com a extensão .zip e exigir pelo menos outro tipo de anexo.
Exigir um ou mais anexos do tipo imagem.
Permitir somente anexo do tipo imagem, mas sem torná-lo obrigatório.
Exigir um anexo com nome e extensão específicos.
Exigir um anexo com termo específico no início do nome e extensão específica.
Exigir um anexo com termo específico no início do nome e da extensão.
Exigir um anexo contendo um termo específico no nome e no início da extensão.
Proibir anexo com termo específico no nome e deixar livre para anexar ou não outros tipos de anexo.
Proibir anexo com termo específico no nome e exigir um anexo com outro nome.
Exigir anexo com extensão específica somente se tiver um nome específico ou qualquer anexo de outra extensão.
Exigir anexo com termo específico no início do nome e extensão específica ou qualquer anexo de outra extensão.
Proibir anexo com termo específico no nome e permitir qualquer anexo com extensão específica.
Dúvidas frequentes
Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre anexos em solicitações ou em etapas das solicitações. Clique na dúvida para ver seus detalhes.
O que acontece se o anexo não atender à regra?
Quais tipos de arquivos são permitidos como anexo?
Qual o tamanho máximo permitido para um anexo na solicitação?
Qual a quantidade necessária de anexos para uma etapa da solicitação?
Qual a quantidade máxima permitida de anexos em uma solicitação ou em uma etapa da solicitação?
Fique atento!
Esta documentação é válida a partir da atualização Voyager (2.0). Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.
Visão Geral
Import HTML Content
Conteúdo das Ferramentas
Tarefas