01. VISÃO GERAL
A integração com o sistema PROTHEUS permite automatizar o processo de criação de vagas, gerando automaticamente vaga em rascunho a partir de requisições aprovadas. Essa funcionalidade contempla especificamente os tipos de requisição “aumento de quadro” e “substituição”. Além disso, a solução permite a sincronização de dados essenciais, como cargos, áreas e unidades, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e alinhadas entre os sistemas. Com isso, o gerenciamento de vagas torna-se mais ágil, preciso e eficiente, melhorando a produtividade operacional.
02. FLUXO DE INTEGRAÇÃO
O CS deverá solicitar junto ao time de produto a liberação da integração no ambiente do cliente. Só após essa liberação a ativação da integração poderá ser iniciada.
**O prazo para liberação da integração no ambiente do cliente será de um dia, pois o time de arquitetura precisa executar algumas ações mais complexas.**
A versão mínima para o PROTHEUS é a 12.1.2310, as anteriores não executam a integração, para verificar a versão siga os passos abaixo:
Acessando qualquer módulo no PROTHEUS, clique em Ajuda > Sobre...> - conforme o print abaixo:
Antes de habilitar a integração dentro do sistema ATS, são necessárias algumas configurações prévias:
Para acessar o TOTVS App (Carol), é necessário fornecer permissão para o perfil do usuário responsável pela ativação da integração.
No PROTHEUS, acesse o programa de ativação "ConfigTotvsRH":
Figura 1 - Chamada do programa de Ativação Protheus
Aqui será aberta a tela inicial, onde deverá clicar no botão Avançar:
Figura 2 - Tela inicial
Aqui o usuário deverá informar Login e Senha do usuário Protheus, além de selecionar as empresas que deverão ter a integração ativada, depois clicar no botão Avançar:
Figura 3 - Tela de Autenticação
Nesta tela deverá ser informada as Chaves de integração (Client ID e Client Secret) fornecidos pela Totvs. Após preencher pode clicar em Avançar para finalizar o processo:
Figura 4 - Dados da Plataforma
Este processo deve ser executado apenas na empresa principal.
- Credenciais para ativação por RACID ( RAC Client Id e RAC Client Secret (credenciais recebidas por email) )
- Informe o Client Id e Client Secret e ative o App HrPlatform
Após a execução do processo de ativação, será criado um job com a função FWTECHFINJOB, que executará em background e enviará os dados para integração com a plataforma Carol.
Para integração de Protheus x ATS é necessário também o cadastro de Complemento de Estabelecimento, para identificar corretamente a Empresa e Filial de cada tabela na integração.
Nesta rotina devem ser cadastradas todas as filiais centralizadoras (matriz) e demais filiais.
Para quem já utiliza o módulo TAF (Automação Fiscal) essa tabela (C1E) já estará preenchida, caso não utilize, deve fazer os cadastros através da Rotina Complemento de Estabelecimento (TAFA050), através do módulo SIGATAF ou adicionar a rotina no menu de um outro módulo e realizar a sua chamada.
Exemplo de Cadastro de Complemento de Estabelecimento:
Figura 1 - Guia principal do Cad. de Compl. Estabelecimento.
Obs.: Preencher as principais informações conforme Figura acima.
No Portal do Capital Humano (GCH) na opção SOLICITAÇÕES, quando o cliente possuir integração com TOTVS App (Carol) e contratação do ATS (Atração e Talentos) será integrada as solicitações de AUMENTO DE QUADRO e SUBSTITUIÇÃO.
Exemplo de uma solicitação de Aumento de Quadro:
Figura 1 - Página inicial das solicitações de aumento de quadro
Figura 2 - Incluindo uma solicitação de aumento de quadro
Exemplo de uma solicitação de Substituição:
Figura 1 - Incluindo uma solicitação de substituição
INFORMAÇÃO IMPORTANTE!
No sistema ATS, o campo Função é obrigatório, portanto para que a integração de Requisições entre o Protheus x ATS seja bem sucedida, esta informação deve ser preenchida no sistema Protheus através do módulo SIGAORG (Estrutura Organizacional), no menu Movimento - Postos, conforme a tela abaixo:
No Meu RH na opção SOLICITAÇÕES, quando o cliente possuir integração com TOTVS App (Carol) e contratação do ATS (Atração e Talentos) será integrada as solicitações de AUMENTO DE QUADRO.
Exemplo de uma solicitação de Aumento de Quadro:
Figura 1 - Incluindo uma solicitação de aumento de quadro
Figura 2 - Incluindo uma solicitação de aumento de quadro e selecionando o departamento
Após as configurações detalhadas acima, podemos habilitar a integração no ATS. Veja como habilitar a integração.
Ao habilitar a integração a carga inicial é realizada.
Dependendo da quantidade de dados, esse processo pode ser um pouco demorado.
Após a conclusão da carga inicial, o sistema passa a receber os dados alterados a partir da data em que a integração foi habilitada.
03. CRIAÇÃO DA VAGA NO ATS
Ao receber a requisição com o perfil acima, o ATS cria uma vaga em rascunho com os dados daquela requisição e uma identificação de que aquela vaga foi criada a partir de uma requisição vinda por integração.
Ao fazer a edição desta vaga, os dados que vieram da requisição com exceção do título não podem ser alterados e estarão desabilitados, são eles:
- Cargo da vaga.
- Unidade.
- Área.
- Código da requisição.
- Motivo da requisição e
- Justificativa da requisição.
04. INTEGRAÇÃO DE CARGOS, UNIDADES E ÁREAS
Além da integração de requisições, o sistema oferece também mais três opções de integração, que podem ser combinadas entre si para personalizar o funcionamento da integração da forma mais adequada às necessidades do usuário:
- Integrar todos os cargos: integra todos os cargos cadastrados no seu ERP TOTVS com o ATS. É importante destacar que, ao habilitar essa opção, todos os cargos serão integrados, inclusive aqueles antigos ou atualmente não utilizados. Além disso, essa configuração funciona de forma independente: não é necessário que a integração de requisições esteja habilitada. Ao ativá-la, o sistema garantirá a sincronização completa de todos os cargos, independentemente de outras integrações em uso.
- Integrar todas as áreas: Integra todas as áreas cadastradas no seu ERP TOTVS com o ATS. É importante destacar que, ao habilitar essa opção, todas as áreas serão integradas, inclusive aquelas antigas ou atualmente não utilizadas. Além disso, essa configuração funciona de forma independente: não é necessário que a integração de requisições esteja habilitada. Ao ativá-la, o sistema garantirá a sincronização completa de todas as áreas, independentemente de outras integrações em uso.
- Integrar todas as unidades: Integra todas as unidades cadastradas no seu ERP TOTVS com o ATS. É importante destacar que, ao habilitar essa opção, todas as unidades serão integradas, inclusive aquelas antigas ou atualmente não utilizadas. Além disso, essa configuração funciona de forma independente: não é necessário que a integração de requisições esteja habilitada. Ao ativá-la, o sistema garantirá a sincronização completa de todas as unidades, independentemente de outras integrações em uso.
Para mais informações, acesse Marketplace.
Atenção!
Ao finalizar uma vaga no ATS, a requisição NÃO será finalizada no PROTHEUS.
Caso ocorra uma alteração na requisição após a integração, a mesma NÃO será alterada no ATS, ou seja, as informações não serão refletidas na vaga.
A integração NÃO se estende à admissão ou ao cadastro de funcionários na folha de pagamento.
A integração NÃO traz nenhuma outra informação do Protheus, exceto as que são necessárias para a criação da vaga e estão descritas neste documento.
Por mais que a integração esteja habilitada corretamente, ao criar registros no ERP eles não são atualizados imediatamente no sistema do ATS. Há rotinas automáticas que, periodicamente, verificam ajustes no ERP e os repassam para o ATS.
- A verificação de dados de requisições e funções do ERP ocorrem a cada 1 hora.
- A verificação de dados de estabelecimentos e alocações do ERP ocorrem a cada 12 horas.
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