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IDIOMA
Hablando del componente Inicio...
El componente Inicio es la etapa inicial de un proceso e indica dónde comienza el flujo. Al abrir una solicitud del proceso, esta es la primera etapa que se ejecutará.
La definición de quién puede abrir solicitudes del proceso se realiza por medio del mecanismo de asignación del componente. Quien tiene permiso, puede abrir solicitudes del proceso a partir del recurso Iniciar solicitudes.
En este componente, también es posible configurar algunas características generales, definir reglas de archivo adjunto, plazo para conclusión, entre otras características.
Ver tour guiado del componente Inicio
01. En el diagrama del proceso, haga clic en el componente Inicio 
.
02. En el lado derecho, donde se mostraron las configuraciones del componente, haga clic en 
Guía de uso, ubicado en la parte inferior.
03. Observe la presentación del recurso destacado.
04. Haga clic en Siguiente para continuar con la presentación del siguiente recurso.
Cuando hay recursos anteriores, es posible hacer clic en Volver para revisarlos.
05. Al finalizar el tour guiado, haga clic en Concluir.
Si lo desea, es posible hacer clic en Volver para revisar los recursos anteriores antes de concluir.
Configurar componente Inicio
01. En el diagrama del proceso, haga clic en el componente Inicio .
Las configuraciones disponibles se muestran en el lado derecho.
02. En la pestaña General, defina la información general para el componente que representa la primera etapa del proceso, es decir, la apertura de la solicitud.
Título
Nombre de la primera etapa o actividad del proceso. Es la etapa que será realizada por quien va a abrir la solicitud.
EJEMPLO DE USO
En un proceso de Solicitud de vacaciones, el Inicio puede recibir el nombre Solicitar vacaciones.
Instrucciones para la actividad
Instrucciones que buscan facilitar la comprensión de quien va a abrir la solicitud o ejecutar esta etapa nuevamente en caso de que la solicitud regrese a esta etapa, como por ejemplo: datos que deben informarse para agilizar la comprensión y resolución de la solicitud. Las instrucciones se muestran en la pestaña Información de la solicitud.
¡Sugerencia!
Es posible incluir un documento de instrucciones que está almacenado en el recurso Documentos. Para ello, simplemente utilice el formato [WD:codigodoc] reemplazando el codigodoc por el código numérico del documento.
Solicitar contraseña
Cuando está activada, determina que el solicitante necesita informar su contraseña al momento de abrir la solicitud o de ejecutar esta etapa nuevamente en caso de que la solicitud regrese a esta etapa. Si la contraseña está incorrecta, se permite que el solicitante la informe tantas veces como sea necesario. La apertura de la solicitud solo se hará efectiva cuando la contraseña se informe correctamente. La confirmación de la contraseña queda registrada en el historial de la solicitud que fue abierta. Si la opción Confirmar contraseña de la pestaña Seguridad de la configuración del proceso ya está activada, esta opción estará deshabilitada.
Nota:
Las etapas configuradas para solicitar la contraseña no pueden ser automatizadas por Web services.
Transferir responsable
Cuando está activada, determina que es posible transferir la responsabilidad a otra persona si la solicitud regresa a esta etapa.
03. Haga clic en Configuraciones de archivo adjunto, ubicado en la parte inferior, para definir las reglas para los archivos adjuntos necesarios en la etapa inicial del proceso, es decir, la apertura de la solicitud.
Las reglas para archivos adjuntos no son obligatorias. Cuando no se definen, se permite dejar la etapa sin archivos adjuntos o agregar cualquier tipo y cualquier cantidad de archivos adjuntos, ya que no se realiza ninguna validación.
¡Consejo!
Haga clic aquí para entender cómo funcionan las reglas de archivo adjunto antes de configurarlas.
04. Para definir que la etapa no debe recibir archivos adjuntos, active la opción Prohibir archivos adjuntos.
Prohibir archivos adjuntos
Cuando está activada, determina que no se permite adjuntar ningún archivo en esta etapa.
05. Si la etapa permite archivos adjuntos, haga clic en 
Agregar regla de archivo adjunto en la actividad para definir la regla.
06. En Regla general, elija cómo debe ser el archivo adjunto, seleccionando una condición e informando una cantidad, si la condición lo permite.
Las condiciones disponibles son:
- igual a;
- mayor que;
- mayor o igual a;
- menor que;
- menor o igual a;
- cualquiera.
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07. Si lo desea, haga clic en Agregar regla específica para determinar algunas características requeridas para el archivo adjunto.
08. Elija la característica del archivo adjunto para componer la regla específica.
Las condiciones disponibles son:
- la extensión;
- el nombre del archivo;
- el nombre y la extensión;
- condición avanzada: cuando se selecciona, es necesario crear la regla a partir de una expresión que utiliza los caracteres * (asterisco), | (pipe) y ! (exclamación). Más detalles sobre esta opción pueden obtenerse en el paso 11.
09. Ahora, elija la condición que esta característica debe cumplir.
Las condiciones disponibles son:
- igual a;
- diferente de;
- contiene.
Si la condición seleccionada es contiene, aún es posible elegir:
- inicio;
- medio;
- fin.
10. Por último, informe los términos que deben o no constar en el nombre o en la extensión del archivo adjunto, de acuerdo con la característica y la condición seleccionadas.
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Para eliminar las condiciones seleccionadas para la regla específica, haga clic en Eliminar 
, ubicado al final de la composición de la regla.
11. Si la opción seleccionada para la regla específica es condición avanzada, es posible definir la regla utilizando una expresión que puede contener los caracteres * (asterisco), | (pipe) y ! (exclamación).
- * (asterisco): permite dejar libre para tener o no cualquier carácter antes o después de él.
- | (pipe): significa "o" y permite definir múltiples estándares.
- ! (exclamación): significa "diferente de" o "prohibido" y permite bloquear un estándar.
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¡Sugerencia!
Vea más detalles y más ejemplos de uso de las reglas avanzadas haciendo clic aquí.
Para eliminar las condiciones definidas para la regla avanzada, haga clic en Eliminar , ubicado al final de la composición de la regla.
12. En Mensaje de error en caso de no cumplir con la regla, se define un mensaje o una instrucción para ayudar al responsable que está ejecutando la etapa inicial cuando el archivo adjunto que se ha agregado no está cumpliendo con esta regla.
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13. Haga clic en Guardar.
Al guardar, la regla se muestra en Reglas creadas. Las reglas se muestran en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
Es posible editar o eliminar las reglas creadas haciendo clic en Acciones
, ubicado en el lado derecho de la regla y luego en Editar o Eliminar. Al editar o eliminar una regla, no se modifica el orden de la presentación, es decir, continúan mostrándose en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
Para agregar más reglas, haga clic en Agregar regla de archivo adjunto a la actividad.
14. Al concluir la configuración de todas las reglas deseadas, haga clic en Cerrar
, ubicado en la esquina superior derecha.
15. Haga clic en la pestaña Asignación y defina quién puede abrir solicitudes del proceso, es decir, quién puede ejecutar la etapa inicial.
Tipo de asignación
Cómo debe definirse quién puede abrir solicitudes de este proceso, es decir, quién puede ejecutar la etapa inicial del proceso. Las opciones disponibles son:
- Cualquiera: cuando se selecciona, determina que cualquier persona puede abrir solicitudes de este proceso.
- Grupo específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas de un grupo específico pueden abrir solicitudes de este proceso.
- Papel específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas que ejercen un papel específico pueden abrir solicitudes de este proceso.
Persona específica: cuando se selecciona, determina que solo una persona específica puede abrir solicitudes de este proceso.
Nota:
Si esta persona es desactivada en algún momento, solo el gestor del proceso podrá abrir solicitudes en su lugar.
Grupo específico
Grupo específico de personas que pueden abrir solicitudes de este proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Grupo específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que forman parte del grupo seleccionado, basta hacer clic en Visualizar 
y, para eliminar el grupo seleccionado, basta hacer clic en Eliminar , ambos ubicados a la derecha del nombre del grupo.
Papel específico
Papel específico ejercido por las personas que pueden abrir solicitudes de este proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Papel específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que ejercen el papel seleccionado, basta hacer clic en Visualizar y, para eliminar el papel seleccionado, basta hacer clic en Eliminar , ambos ubicados a la derecha del nombre del papel.
Pessoa específica
Persona específica que puede abrir solicitudes de este proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Persona específica en Tipo de asignación. Para eliminar la persona seleccionada, basta hacer clic en Eliminar , ubicado a la derecha del nombre de la persona.
16. En Seguimiento, marque las opciones que representan quién debe ser notificado cuando la solicitud salga de esta etapa o llegue a esta etapa, en caso de que regrese a esta.
Las opciones disponibles son:
- Notificar responsable: cuando se marca, determina que una notificación sobre el inicio de la solicitud se enviará al responsable de esta etapa que, en este caso, es el propio solicitante o la persona a la que se ha transferido la responsabilidad, en caso de que la solicitud haya regresado a esta etapa.
- Notificar gestor: cuando se marca, determina que una notificación sobre el inicio de la solicitud se enviará al gestor del proceso.
¡Importante!
Independientemente de las opciones marcadas, la notificación no se envía a quien realizó la acción.
EJEMPLO 1
Una persona mueve la solicitud a una etapa en la que ella misma es la responsable. Aunque la opción Notificar responsable esté marcada, no recibirá la notificación, ya que la acción fue realizada por ella misma.
EJEMPLO 2
El gestor del proceso mueve la solicitud (como responsable o gestor) a una etapa en la que la opción Notificar gestor está marcada. En este caso, él no recibirá la notificación, solo los otros gestores del proceso la recibirán.
Lo mismo ocurre para todos los tipos de notificación, incluyendo la de sustituto.
EJEMPLO
Si la persona A es sustituta de la persona B y mueve la solicitud a una etapa donde la persona B es responsable, la persona A (sustituta) no será notificada. Solo la persona B y otras personas sustitutas de ella serán notificadas.
Nota:
Las notificaciones pueden ser enviadas por medio de la Central de notificaciones o por e-mail, dependiendo de cómo se hayan configurado las opciones de envío en el perfil personal, así como qué opciones están disponibles para uso en la empresa, que pueden haber sido configuradas de forma global, para todas las empresas, o por empresa.
17. Haga clic en la pestaña Plazo y defina la información relacionada con la conclusión de la etapa inicial del proceso.
Horario
Horario que se considerará en la ejecución de esta etapa. El horario se utiliza en los cálculos de plazo final y retraso de la etapa. Se muestran para selección los horarios que existen en el recurso Expediente.
Plazo por tiempo
Tiempo, en horas, dentro del cual esta etapa necesita concluirse. Estas horas, junto con el horario seleccionado, también son consideradas para determinar el plazo final de conclusión de la etapa. Este tiempo comienza a contarse a partir del momento en el cual la solicitud llega a esta etapa.
EJEMPLO DE CÁLCULO
→ El horario seleccionado está configurado como: de Lunes a Viernes de 8:00 a 18:00.
→ El tiempo para la conclusión de la etapa es 1 hora.
→ La solicitud llegó a esta etapa a las 17:30 de un Martes.
→ Por lo tanto, el plazo final de conclusión de la etapa será Miércoles a las 8:30. Después de las 08:30, la etapa se considerará atrasada.
18. Haga clic en Guardar borrador, ubicado en el lado derecho de la barra superior, para guardar las configuraciones realizadas en el componente Inicio.
19. En el mensaje mostrado, haga clic en Ok, entendí.
Configurar reglas para archivos adjuntos
01. En el diagrama del proceso, haga clic en el componente Inicio para el cual desea configurar las reglas para los archivos adjuntos de las solicitudes.
02. En la pestaña General, haga clic en Configuraciones de archivo adjunto, ubicado en la parte inferior, para definir las reglas para los archivos djuntos necesarios en la etapa inicial del proceso, es decir, la apertura de la solicitud.
Las reglas para archivos djuntos no son obligatorias. Cuando no se definen, se permite dejar la etapa sin archivos adjuntos o agregar cualquier tipo y cualquier cantidad de archivos adjuntos, ya que no se realiza ninguna validación.
¡Consejo!
Haga clic aquí para entender cómo funcionan las reglas de archivo djunto antes de configurarlas.
03. Para definir que la etapa no debe recibir archivos adjuntos, active la opción Prohibir archivos adjuntos.
Prohibir archivos adjuntos
Cuando está activada, determina que no se permite adjuntar ningún archivo en esta etapa.
04. Si la etapa permitirá archivos adjuntos, haga clic en Agregar regla de archivo adjunto a la actividad para definir la regla.
05. En Regla general, elija cómo debe ser el archivo adjunto, seleccionando una condición e informando una cantidad, si la condición lo permite.
Las condiciones disponibles son:
- igual a;
- mayor que;
- mayor o igual a;
- menor que;
- menor o igual a;
- cualquiera.
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06. Si lo desea, haga clic en Agregar regla específica para determinar algunas características exigidas para el archivo adjunto.
07. Elija la característica del archivo adjunto para componer la regla específica.
Las condiciones disponibles son:
- la extensión;
- el nombre del archivo;
- el nombre y la extensión;
- condición avanzada: cuando se selecciona, es necesario crear la regla a partir de una expresión que utiliza los caracteres * (asterisco), | (pipe) y ! (exclamación). Más detalles sobre esta opción pueden obtenerse en el paso 10.
08. Ahora, elija la condición que esta característica debe cumplir.
Las condiciones disponibles son:
- igual a;
- diferente de;
- contiene.
Si la condición seleccionada es contiene, aún es posible elegir:
- inicio;
- medio;
- fin.
09. Por último, informe los términos que deben o no constar en el nombre o en la extensión del archivo adjunto, de acuerdo con la característica y la condición seleccionadas.
HAGA CLIC AQUÍ Y VEA ALGUNOS EJEMPLOS
Para eliminar las condiciones seleccionadas para la regla específica, haga clic en Eliminar , ubicado al final de la composición de la regla.
10. Si la opción seleccionada para la regla específica es condición avanzada, es posible definir la regla utilizando una expresión que puede contener los caracteres * (asterisco), | (pipe) y ! (exclamación).
- * (asterisco): permite dejar libre para tener o no cualquier carácter antes o después de él.
- | (pipe): significa "o" y permite definir múltiples estándares.
- ! (exclamación): significa "diferente de" o "prohibido" y permite bloquear un estándar.
HAGA CLIC AQUÍ Y VEA ALGUNOS EJEMPLOS
¡Consejo!
Vea más detalles y más ejemplos de uso de las reglas avanzadas haciendo clic aquí.
Para eliminar las condiciones definidas para la regla avanzada, haga clic en Eliminar , ubicado al final de la composición de la regla.
11. En Mensaje de error en caso de no cumplir con la regla, defina un mensaje o una instrucción para ayudar al responsable que está ejecutando la etapa inicial cuando el archivo adjunto que agregó no cumpla con esta regla.
HAGA CLIC AQUÍ Y VEA ALGUNOS EJEMPLOS
12. Haga clic en Guardar.
Al guardar, la regla se muestra en Reglas creadas. Las reglas se muestran en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
Es posible editar o eliminar las reglas creadas haciendo clic en Acciones
, que está al lado derecho de la regla, y luego en Editar o Eliminar. Al editar o eliminar una regla, el orden de presentación no se modifica, es decir, continúan mostrándose en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
Para agregar más reglas, haga clic en Agregar regla de archivo adjunto a la actividad.
13. Al concluir la configuración de todas las reglas deseadas, haga clic en Cerrar, ubicado en la esquina superior derecha.
14. Haga clic en Guardar borrador , ubicado en el lado derecho de la barra superior, para guardar las modificaciones realizadas en el componente Inicio.
15. En el mensaje presentado, haga clic en Ok, entendí.
Editar regla para archivos adjuntos
01. En el diagrama del proceso, haga clic en el componente Inicio en el cual desea editar las reglas para los archivos adjuntos de las solicitudes.
02. En la pestaña General, haga clic en Configuraciones de anexo, ubicado en la parte inferior.
03. En Reglas creadas, encuentre la regla que desea editar y haga clic en Acciones, que se encuentra en el lado derecho de la regla.
04. Haga clic en Editar.
05. Modifique las condiciones de la regla según desee.
06. Haga clic en Guardar edición.
La edición de una regla no modifica el orden de presentación de estas, es decir, continúan mostrándose en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
07. Al concluir la edición de todas las reglas deseadas, haga clic en Cerrar, ubicado en la esquina superior derecha.
08. Haga clic en Guardar borrador , ubicado en el lado derecho de la barra superior, para guardar las modificaciones realizadas en el componente Inicio.
09. En el mensaje mostrado, haga clic en Ok, entendí.
Eliminar regla para archivos adjuntos
01. En el diagrama del proceso, haga clic en el componente Inicio en el cual desea eliminar las reglas para los archivos adjuntos de las solicitudes.
02. En la pestaña General, haga clic en Configuraciones de archivo adjunto , ubicado en la parte inferior.
03. En Reglas creadas, encuentre la regla que desea eliminar y haga clic en Acciones, que se encuentra en el lado derecho de la regla.
04. Haga clic en Eliminar.
05. En el mensaje de confirmación mostrado, haga clic en Eliminar regla.
No es posible restaurar una regla que ha sido eliminada.
La eliminación de una regla no modifica el orden de visualización de las otras, es decir, continúan mostrándose en orden de creación, de la más reciente a la más antigua.
06. Al concluir la eliminación de todas las reglas deseadas, haga clic en Cerrar, ubicado en la esquina superior derecha.
07. Haga clic en Guardar borrador , ubicado en el lado derecho de la barra superior, para guardar las modificaciones realizadas en el componente Inicio.
08. En el mensaje mostrado, haga clic en Ok, entendí.
¡Manténgase atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización Voyager (2.0). Si utiliza una actualización anterior, puede tener información diferente de la que ve en su plataforma.
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