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Hablando de reglas para archivos adjuntos en solicitudes... 
Las reglas para los archivos adjuntos son condiciones o requisitos previos que pueden definirse en los componentes Inicio y Actividad, que representan etapas de un proceso. Pueden exigir, prohibir o permitir archivos adjuntos con algunas características específicas, tales como nombre de los archivos, extensiones, cantidad de archivos, entre otros, independientemente de los archivos adjuntos que ya existen en la solicitud en etapas anteriores, por ejemplo; garantizando que la etapa esté completa y dentro de los criterios exigidos para que la solicitud pueda avanzar.
Las reglas para los archivos adjuntos pueden ser:
- Generales: son reglas más simples y buscan exigir cantidades de archivos adjuntos.
- Específicas: son reglas que, combinadas con las generales, permiten exigir características específicas de los archivos adjuntos, como nombre o extensión.
- Avanzadas: son reglas específicas con condiciones definidas a partir de caracteres especiales, cada uno con su significado.
Nota:
Las reglas para los archivos adjuntos no son obligatorias en ningún componente. Pueden o no ser definidas de acuerdo con las necesidades específicas de cada etapa, proceso o negocio.
Si no se define ninguna regla, se permite agregar cualquier tipo y cualquier cantidad de archivos adjuntos, es decir, no se realiza ninguna validación.
¡Sugerencia!
Haga clic aquí y descubra cómo configurar reglas para los archivos adjuntos en una etapa del proceso.
Objetivo de las reglas
Las reglas tienen como objetivo agilizar la resolución de las solicitudes, ya que evitan que la solicitud sea enviada hacia adelante sin que el contenido necesario para el análisis en la próxima etapa esté faltando o sea incorrecto, por ejemplo, lo que requeriría el retorno de la solicitud para que sea ajustada.
De esta forma, las reglas ayudan a evitar retrabajos y retrasos en la resolución de las solicitudes, así como buscan facilitar el análisis de cada etapa y la comprensión de lo que se está solicitando.
Orden de verificación de las reglas
En el momento de mover la solicitud a la próxima etapa, se verifican las reglas para los archivos adjuntos de la etapa actual y, si alguna de ellas no se cumple, se muestra un mensaje informando cuáles reglas han sido cumplidas y cuáles aún no.
Es necesario que todas las reglas sean cumplidas y todos los archivos adjuntos sean válidos para que la etapa pueda ser concluida y la solicitud enviada a la siguiente etapa. Cuando un archivo adjunto es considerado válido para una regla, no se verifica en las demás reglas. Por eso, existe un orden en el cual las reglas son verificadas y es importante considerarlo al crear las reglas.
El orden de verificación de las reglas para los archivos adjuntos de la etapa es:
- 1º → Se verifican las reglas de cantidad, nombre y extensión. Se analizan los archivos adjuntos válidos para cada regla. Si alguna de las reglas no se cumple, se muestra el mensaje de validación y no se permite el envío a la siguiente etapa.
2º → Se verifica si existe una regla con cualquiera y si hay un archivo adjunto que aún no ha cumplido con ninguna regla anterior. En caso afirmativo, el archivo adjunto se considerará válido, ya que cumple la regla con cualquiera (que es la última a verificarse) y se permite el envío a la siguiente etapa. De lo contrario, no existe regla con cualquiera, pero hay un archivo adjunto que no ha cumplido con ninguna regla anterior, se muestra el mensaje de validación y no se permite el envío a la siguiente etapa, incluso si los demás archivos adjuntos han cumplido con las reglas anteriores.
EJEMPLO 1
→ Una etapa tiene 3 reglas para los archivos adjuntos, siendo una con cualquiera.
→ Se han añadido 4 archivos adjuntos. Dos de ellos cumplieron con la primera regla, uno de ellos cumplió con la segunda regla y el cuarto no cumplió con ninguna de las dos reglas (que se verifican antes de la regla con cualquiera).
→ Como la tercera regla tiene el cualquiera, este cuarto archivo adjunto la cumple. En este caso, todas las reglas se han cumplido y todos los archivos adjuntos son válidos. Por lo tanto, se permite el envío a la siguiente etapa.EJEMPLO 2
→ Una etapa tiene 2 reglas para los archivos adjuntos y ninguna de ellas utiliza el cualquiera.
→ Se han añadido 3 archivos adjuntos. Uno cumplió con la primera regla, otro cumplió con la segunda regla y el tercero no cumplió con ninguna de las dos reglas.
→ Como no existe ninguna regla con cualquiera, este tercer archivo adjunto no cumplió con ninguna regla. En este caso, no se considerará válido. Por lo tanto, no se permite el envío a la siguiente etapa.
Regla general
Las reglas generales son las más simples y sirven para definir la cantidad exigida de archivos adjuntos o si el archivo adjunto puede ser de cualquier tipo y en cualquier cantidad en la etapa.
Consulta a continuación un ejemplo para cada condición disponible para la creación de reglas generales para archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 2.
Es obligatorio agregar dos archivos adjuntos en esta etapa, no se permite agregar más.
→ El archivo adjunto debe ser mayor que 0.
Es obligatorio agregar al menos un archivo adjunto en esta etapa, siendo permitido agregar más de uno.
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 1.
Es obligatorio agregar al menos un archivo adjunto en esta etapa, siendo permitido agregar más de uno.
→ El archivo adjunto debe ser menor que 3.
Se permite agregar hasta dos archivos adjuntos en esta etapa o dejar la etapa sin archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser menor o igual a 4.
Se permite agregar hasta cuatro archivos adjuntos en esta etapa o dejar la etapa sin archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser cualquiera.
Se permite agregar cualquier tipo y cualquier cantidad de archivos adjuntos en esta etapa, pudiendo, inclusive, dejar la etapa sin archivos adjuntos.
ESCENARIO 1
En un proceso de Solicitud de abono de horas por cuestiones médicas para el área de Planilla de haberes, el solicitante debe enviar obligatoriamente el certificado médico que justifica el abono. El certificado es aceptado en cualquier formato, pudiendo ser una imagen, una foto, un documento en PDF, un archivo del tipo ZIP, en fin, no se hace ninguna exigencia con respecto al tipo de archivo. Sin embargo, solo se permite enviar un certificado por solicitud, es decir, si el solicitante tiene más de un certificado, debe abrir una solicitud para cada uno.
Por lo tanto, la regla puede definirse de la siguiente manera:
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto de cualquier tipo. Y no se permite agregar más de uno.
CENARIO 2
En un proceso de Aprobación de presupuesto simple, la persona responsable de la aprobación prefiere que el detalle se realice directamente en el formulario de la solicitud, para que al abrir la solicitud para analizar, el valor a aprobar ya esté evidenciado, sin necesidad de abrir un documento para ver la información.
→ En este caso, no es necesario agregar ninguna regla, solo hay que activar la opción Prohibir archivos adjuntos, que significa que no se permite agregar ningún archivo adjunto en esta etapa. El detalle del presupuesto debe agregarse al formulario de la solicitud.
Regla específica
Las reglas específicas deben combinarse con las reglas generales para permitir o exigir características específicas de los archivos adjuntos, tales como nombre y extensión de los archivos.
Es posible definir, por ejemplo, que solo se permite agregar archivos adjuntos con un determinado tipo de extensión o exigir que el archivo adjunto siga un estándar de nomenclatura preestablecido.
A continuación, se presentan algunos ejemplos de reglas específicas para archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con el nombre del archivo conteniendo nota al inicio.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto que tenga el término nota al inicio de su nombre.
→ El archivo adjunto debe ser menor o igual a 2 con la extensión igual a .zip.
Se permite agregar hasta dos archivos adjuntos con la extensión .zip o dejar la etapa sin archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con el nombre y extensión conteniendo en el nombre el término boleta al inicio y en la extensión el término .pdf al final.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto que tenga el término boleta al inicio de su nombre y que sea un documento del tipo PDF.
CENARIO 1
En un proceso de Apertura de llamado para el área de TI, el solicitante necesita enviar al menos una imagen de la inconsistencia que está ocurriendo o del recurso para el cual está solicitando atención. Solo se aceptan imágenes que sean del tipo PNG. Si es posible, también es interesante enviar el log, pero debe ser en formato TXT y no es obligatorio.
Por lo tanto, las reglas pueden definirse de la siguiente manera:
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 1 con la extensión igual a .png.
Es obligatorio agregar al menos un archivo adjunto que sea una imagen con la extensión .png. Pero, si el solicitante lo desea, puede agregar más archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 0 con la extensión igual a .txt.
Si el solicitante puede obtener el registro, puede adjuntarlo a la solicitud para facilitar el análisis. Sin embargo, no es obligatorio adjuntarlo.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 0 con la extensión igual a .exe.
Por razones de seguridad, no se permite agregar ningún archivo adjunto que tenga la extensión .exe.
ESCENARIO 2
En un proceso de Solicitud de pago para el área Financiera, el solicitante debe enviar, obligatoriamente, tres documentos: la factura electrónica, la boleta para pago y un detalle de los productos o servicios adquiridos. Los documentos deben ser del tipo PDF y estar identificados por los respectivos nombres "boleta", "factura" y la factura debe estar identificada con el código NF al inicio del nombre.
De esta forma, las reglas pueden definirse de la siguiente manera:
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con el nombre y extensión igual a en el nombre el término boleta y en la extensión el término pdf.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto que tenga el nombre boleta y que sea un documento con la extensión .pdf.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con el nombre y extensión igual a en el nombre el término factura y en la extensión el término pdf.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto que tenga el nombre factura y que sea un documento con la extensión .pdf.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con el nombre y extensión que contenga en el nombre el término NF al inicio y en la extensión el término pdf al final.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto con los caracteres NF al inicio de su nombre y con la extensión .pdf para identificar que es la factura. Archivos adjuntos como NF_10355.pdf, NF89665.doc.pdf, NF-58361.pdf serían aceptados.
Regla avanzada
Las reglas avanzadas se definen a partir de una expresión que puede utilizar una combinación de los siguientes caracteres:
* (asterisco): permite dejar libre para tener o no cualquier carácter antes o después de él.
EJEMPLO
boleta* → significa que contiene el término boleta al inicio del nombre, pudiendo tener o no cualquier otro carácter después del término, inclusive en la extensión, permitido por *. Archivos adjuntos como boleta.pdf o boleta-enero.png serían aceptados.| (pipe): significa "o" y permite definir múltiples patrones.
EJEMPLO
*.pdf|*.doc|*.docx|*.txt → significa que puede ser .pdf, .doc, .docx, o .txt. – extensiones permitidas por | , pudiendo tener cualquier nombre antes de la extensión, permitido por *. Archivos adjuntos como proceso.pdf o anotaciones.txt serían aceptados.! (exclamación): significa "diferente de" o "prohibido" y permite bloquear un estándar.
EJEMPLO
!*.zip → significa diferente de .zip , la extensión ha sido prohibida por ! , pudiendo tener cualquier nombre antes de la extensión, permitido por *. Archivos adjuntos como boleta.pdf o proceso.png serían aceptados.
A continuación, consulte algunos ejemplos más de reglas avanzadas para archivos adjuntos.
→ El archivo adjunto debe ser igual a 1 con condición avanzada factura.pdf|nota.pdf.
Es obligatorio agregar un archivo adjunto con el nombre factura o nota y con la extensión .pdf. No se permite agregar más de uno.
→ El archivo adjunto debe ser cualquiera con condición avanzada !server.*.
Se permite agregar cualquier tipo de archivo adjunto con un nombre diferente de server y con cualquier extensión o dejar la etapa sin archivos adjuntos. El nombre server está prohibido.
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 3 con condición avanzada boleta.pdf.
Es obligatorio agregar al menos 3 archivos adjuntos, pudiendo agregar más, que contengan el término boleta en el nombre y con la extensión .pdf.
ESCENARIO 1
En un proceso de Solicitud de reembolso de viaje para el área Financiera, el solicitante puede enviar el comprobante de pago de la estadía, del transporte y de la entrada, en caso de que el viaje haya sido para un evento. Los comprobantes deben estar en PDF e identificados por el nombre.
De esta forma, las reglas pueden definirse de la siguiente manera:
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 1 con condición avanzada estadia.pdf|transporte.pdf|ingreso.pdf.
Es obligatorio agregar al menos un archivo adjunto, pudiendo adjuntar más, que contenga el término estadía, transporte o ingreso en el nombre y con la extensión .pdf.
ESCENARIO 2
En un proceso de Solicitud de compra de materiales de oficina para el área de Compras, el solicitante necesita enviar una foto del material solicitado para servir de referencia y facilitar a quien va a realizar la compra. Esta foto puede ser de varios tipos.
De esta forma, las reglas pueden definirse de la siguiente manera:
→ El archivo adjunto debe ser mayor o igual a 1 con condición avanzada .png|.jpg|.jpeg|.bmp.
Es obligatorio agregar al menos 1 archivo adjunto con cualquier nombre y que sea una imagen con una de las extensiones permitidas: .png, .jpg, .jpeg o .bmp.
Ejemplos de uso
Reunimos aquí varios escenarios en los cuales pueden aplicarse reglas para los archivos adjuntos. Los ejemplos cuentan con la regla, un mensaje de ayuda para cumplir con la regla y los resultados de acuerdo con el escenario.
Se muestran ejemplos de reglas generales, específicas y avanzadas. Haga clic en cada escenario para ver sus detalles.
Exigir al menos un archivo adjunto en la etapa.
Prohibir archivo adjunto en la etapa.
Exigir un archivo adjunto con la extensión .zip.
Exigir un archivo adjunto con la extensión .zip Y un archivo adjunto con la extensión .pdf.
Exigir un archivo adjunto con la extensión .zip O .pdf.
Exigir un archivo adjunto con la extensión .zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivos adjuntos.
Prohibir archivo adjunto con la extensión .zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivos adjuntos.
Exigir un archivo adjunto con la extensión .zip y exigir al menos otro tipo de archivo adjunto.
Exigir uno o más archivos adjuntos del tipo imagen.
Permitir solamente archivo adjunto del tipo imagen, pero sin hacerlo obligatorio.
Exigir un archivo adjunto con nombre y extensión específicos.
Exigir un archivo adjunto con término específico al inicio del nombre y extensión específica.
Exigir un archivo adjunto con término específico al inicio del nombre y de la extensión.
Exigir un archivo adjunto que contenga un término específico en el nombre y al inicio de la extensión.
Prohibir archivo adjunto con un término específico en el nombre y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivos adjuntos.
Prohibir un archivo adjunto con un término específico en el nombre y exigir un archivo adjunto con otro nombre.
Exigir un archivo adjunto con una extensión específica solamente si tiene un nombre específico o cualquier archivo adjunto de otra extensión.
Exigir un archivo adjunto con un término específico al inicio del nombre y una extensión específica o cualquier archivo adjunto de otra extensión.
Prohibir un archivo adjunto con un término específico en el nombre y permitir cualquier archivo adjunto con una extensión específica.
Dudas frecuentes
Consulte aquí algunas dudas frecuentes sobre archivos adjuntos en solicitudes o en etapas de las solicitudes. Haga clic en la duda para ver sus detalles.
¿Qué sucede si el archivo adjunto no cumple con la regla?
¿Qué tipos de archivos están permitidos como archivo adjunto?
¿Cuál es el tamaño máximo permitido para un archivo adjunto en la solicitud?
¿Cuál es la cantidad necesaria de archivos adjuntos para una etapa de la solicitud?
¿Cuál es la cantidad máxima permitida de archivos adjuntos en una solicitud o en una etapa de la solicitud?
¡Manténgase atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización Voyager (2.0). Si utiliza una actualización anterior, puede tener información diferente de la que ve en su plataforma.
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