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ÍNDICE


01. VISIÓN GENERAL

El Servicio Adjuntos Web SOAP, expone un único método que se utilizará 'n' veces por documento electrónico generado, donde 'n' es la cantidad de archivos adjuntos que tenga la factura electrónica que se está procesando. Tener en cuenta que al ser un correo en donde se envía la factura con su representación gráfica y los adjuntos, entonces existe un límite de adjuntos basándose en el peso de los mismos. El peso máximo de los documentos no deben superar los 1.8 MB. Y los formatos permitidos son los siguientes: png, bmp, jpg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rar.


Para esta funcionalidad se habilitaron dos opciones en la rutina de Transmitir Factura Electrónica (MATA486), las opciones son las siguientes:

  • Conocimiento: Llamada a la función del Banco de Conocimiento (MpDocument), para permitir asociar los archivos a los documentos fiscales. Una vez que los documentos adjuntos son enviados, no será posible adjuntar/asociar más archivos a los documentos fiscales.


  • Enviar adjuntos: Permite seleccionar un rango de documentos fiscales, los cuales serán considerados para el envío de los adjuntos (documentos ligados a través de la opción anterior).
    • Para esta opción se realizaron las siguientes actualizaciones al diccionario de datos:
      • Parámetros: 
        • MV_CONFADJ: Define si admite adjuntos en la facturación electrónica. Los valores permitidos son: 0-No admite; 1-Admite adjuntos. Este valor es asignado al atributo 'Adjuntos'.
        • MV_WSADJUN: URL del servicio de adjuntos.
      • Grupo de preguntas MATA486M:
        • ¿Serie de Documento?
        • ¿Documento Inicial?
        • ¿Documento Final?

Nota: Si no existe el grupo de preguntas MATA486M, la rutina va a mostrar un help con el mensaje: "Falta actualización", "Actualice el sistema".


La configuración definida en el parámetro MV_CONFADJ aplica para todos los documentos. Si se tiene la necesidad de condicionar el envío de adjuntos, se tiene la funcionalidad del punto de entrada M486PEADJU, para permitir modificar el atributo 'Adjuntos'. El valor asignado con el punto de entrada tiene prioridad sobre el valor del parámetro. Para mayor información, consultar la sección 04. INFORMACIÓN RELACIONADA.


Existen dos opciones para el envío de los documentos adjuntos:

  1. Inmediatamente después de hacer la transmisión del documento para la aprobación de la DIAN. Los documentos adjuntos deben estar asociados antes de hacer la transmisión.
  2. Si el documento fue transmitido y aprobado por la DIAN, pero no contaba con los adjuntos, estos deberán ser enviados a través de Otras Acciones >> Enviar adjuntos.

En ambas opciones, si los documentos adjuntos fueron enviados y procesados sin errores, no será posible enviar más adjuntos.


Adicionalmente, se habilitaron dos nuevos estatus para los documentos; en ambos, el documento ya fue aprobado por la DIAN.

  • Autorizado y pendiente de adjuntos (F1_FLFTEX/F2_FLFTEX = '7').
  • Autorizado con adjuntos (F1_FLFTEX/F2_FLFTEX = '8').

Nota: Para los documentos con estatus "Autorizado con adjuntos" no es posible adicionar más adjuntos.


ADVERTENCIA: Tener en consideración que, solo cuenta con 5 días luego de que el documento se encuentre validado por la DIAN, para gestionar el envío de los documentos adjuntos.


Las URL del servicio de homologación y producción son las siguientes:

Homologación: https://demoemision21v4.thefactoryhka.com.co/ws/adjuntos/Service.svc?wsdl
Producción: https://emision21v4.thefactoryhka.com.co/ws/adjuntos/Service.svc?wsdl


Para utilizar esta funcionalidad, deberá contar con la configuración para la facturación electrónica de Colombia.


La funcionalidad actual no considera el método EliminarAdjuntos.


02. EJEMPLO DE UTILIZACIÓN

  1. Confirmar la actualización del diccionario de datos. Para mayor información, consultar la sección de 03. DICCIONARIO DE DATOS.
  2. Realizar la configuración para la facturación electrónica de Colombia. Para mayor información de la configuración, consultar la sección 04. INFORMACIÓN RELACIONADA.
  3. Configurar los siguientes parámetros:
    • MV_CONFADJ = 1
    • MV_WSADJUN = URL del servicio adjuntos
    • MV_EMAILRE = Email para la recepción de documentos electrónicos, para el proceso de documento soporte y notas de ajuste.
  4. Para cada uno de los clientes, deberá configurar los siguientes campos para la recepción de correos electrónicos. Si el campo Email Receb (AI0_RECE) tiene información, no es considerado el campo E-mail (A1_EMAIL). 
    • Email Receb (AI0_RECE)
    • E-mail (A1_EMAIL).
  5. Para los proveedores que son emitidos documentos de soporte y notas de ajuste, deberá configurar el siguiente campo para la recepción de correos electrónicos. Si el campo de E-mail no tiene información, se utiliza la cuenta de correo informada en el parámetro MV_EMAILRE.
    • E-mail (A2_EMAIL).
  6. En el Configurador (SIGACFG), opción Tablas (Entorno | Archivos), identificar la tabla SD-Estatus Documentos, incluir los siguientes ítems con clave y descripción respectivamente:
    • 6 - Autorizado y pendiente de adjuntos.
    • 7 - Autorizado con adjunto.
  1. Ingresar a la rutina de Transmitir Factura Electrónica (MATA486).
  2. Verificar que en "Otras Acciones" se tiene la opción de "Conocimiento".
  3. Seleccionar algún documento que tenga estatus diferente a "Documento Autorizado", posteriormente dar clic en la opción de "Conocimiento".
  4. En la ventana de "Vínculo - Banco de Conocimiento", en Otras Acciones, seleccionar "Conocim.".
    • Dar clic en "Incluir".
      • Informar la descripción y palabra claves.
      • En "Otras Acciones" dar clic en "Selecciona Objeto".
      • Seleccionar el documento que será adjuntado/anexado al documento fiscal. 
      • Después de seleccionar el archivo, dar clic en "Abrir".
      • Dar clic en "Confirmar".
    • Confirmar que el registro fue incluido con éxito.
    • Salir de la opción "Conocim".
  5. En la ventana "Vínculo - Banco de Conocimiento", editar el campo "Cod. Objeto". 
    • Abrir la consulta del campo "Cod. Objeto".
    • Seleccionar el registro del archivo previamente cargado en el banco de conocimiento.
  6. Dar clic en "Grabar".


A continuación se muestra un ejemplo del documento seleccionado en el banco de conocimiento. Este documento será enviado como adjunto.


Para mayor información relacionada al banco de conocimiento, consultar la sección 04. INFORMACIÓN RELACIONADA.

  1. A través de la rutina de Facturación (Actualizaciones | Facturación), incluir una factura.
  2. Ingresar a la rutina de Transmitir Factura Electrónica.
  3. Seleccionar el documento que fue registrado previamente.
    • La factura está con estatus "No transmitida".
  4. En el menú Otras Acciones, seleccionar la opción "Conocimiento". 
    • Seleccionar el documento que se desea enviar como adjunto.
    • Dar clic en "Grabar".
  5. Dar clic en la opción de "Transmitir".
    • Informar los parámetros:
      • ¿Serie de la factura?
      • ¿Factura Inicial?
      • ¿Factura Final?
    • Confirmar que la factura se transmitió con éxito.
      • Visualizar el log de los documentos transmitidos (opcional).
    • Después de completar el proceso de transmisión y si el documento fue validado y aceptado por la DIAN, se realiza en automático el envío de los adjuntos.
      • Visualizar el log de procesamiento de los documentos adjuntos (opcional).
        • Los documentos que son procesados correctamente tienen código 200-Procesado.
        • Los documentos que no fueron aceptados, muestran la descripción del error.
    • Confirmar que al finalizar el documento se encuentre con estatus "Autorizado con adjuntos".
    • Si ocurrió un error o el adjunto no supera las validaciones, el documento quedará con el estatus "Autorizado y pendiente de adjuntos". Estos documentos pueden ser reenviados a través de la opción "Enviar adjuntos".
  6. La DIAN enviará por correo electrónico el xml y la representación gráfica de la factura e incluirá los documentos enviados como adjuntos.  El correo electrónico será enviado a la cuenta de correo definida en las configuraciones previas.


Ejemplo del log de procesamiento de los documentos adjuntos.


Ejemplo del documento autorizado con adjuntos.

  1. A través de la rutina de Facturación (Actualizaciones | Facturación), incluir una factura.
  2. Ingresar a la rutina de Transmitir Factura Electrónica.
  3. Seleccionar el documento que fue registrado previamente.
    • La factura está con estatus "No transmitida".
  4. Dar clic en la opción de "Transmitir".
    • Informar los parámetros:
      • ¿Serie de la factura?
      • ¿Factura inicial?
      • ¿Factura final?
    • Confirmar que la factura se transmitió con éxito.
      • Visualizar el log de los documentos transmitidos (opcional).
    • Al finalizar el proceso de transmisión, el documento quedará con estatus "Autorizado y pendiente de adjuntos".
  5. Seleccionar el documento que fue transmitido previamente.
  6. En el menú Otras Acciones, seleccionar la opción "Conocimiento". 
    • Seleccionar el documento que se desea enviar como adjunto.
    • Dar clic en "Grabar".
  7. En el menú Otras Acciones, seleccionar la opción "Enviar Adjuntos".
    • Informar los parámetros:
      • ¿Serie de documentos?
      • ¿Documento inicial?
      • ¿Documento final?
    • Dar clic en "OK", para realizar el envío de los adjuntos.
    • Visualizar el log de procesamiento de los documentos adjuntos (opcional).
      • Los documentos que son procesados correctamente tienen código 200-Procesado.
      • Los documentos que no fueron aceptados, muestran la descripción del error.
    • Confirmar que el finalizar el documento se encuentre con estatus "Autorizado con adjuntos".
    • Si ocurrió un error o el adjunto no supera las validaciones, el documento continuara el estatus "Autorizado y pendiente de adjuntos". Estos documentos pueden ser reenviados.
  8. La DIAN enviará por correo electrónico el xml y la representación gráfica de la factura e incluirá los documentos enviados como adjuntos.  El correo electrónico será enviado a la cuenta de correo definida en las configuraciones previas.


Ejemplo de los parámetros de la opción "Enviar adjuntos".


Ejemplo del log de procesamiento de los documentos adjuntos.


Ejemplo del documento autorizado con adjuntos.


03. DICCIONARIO DE DATOS

ParámetroTipoContenidoDescripción
MV_CONFADJC1Define si admite adjuntos en la facturación electrónica. Los valores permitidos son: 0-No admite; 1-Admite adjuntos.
MV_WSADJUNChttps://demoemision21v4.thefactoryhka.com.co/ws/adjuntos/Service.svc?wsdlURL de servicio de adjuntos.
OrdenPreguntaTipoTamañoValidaciónConsulta
01¿Serie de documento?Carácter3
SERNF
02¿Documento inicial?Carácter13

03¿Documento final?Carácter13!Empty(MV_PAR03) .And. MV_PAR02<=MV_PAR03
TablaCampoLista de opcionesValidación
SF1F1_FLFTEX0=No Enviado,1=Enviado a TSS,4=Esperando procesamiento,5=Rechazado,6=Autorizado,7=Pendiente Adjuntos,8=Autoriz. C/AdjuntoPertence("0145678") .Or. Vazio()
SF2F2_FLFTEX0=No Enviado;1=Enviado a TSS;4=Esperando procesamiento;5=Rechazado;6=Autorizado,7=Pendiente Adjuntos,8=Autoriz. C/AdjuntoPertence("0145678") .Or. Vazio()
SD - Estatus Documentos
ClaveDescripción
6Autorizado y pendiente de adjuntos
7Autorizado con adjunto

04. INFORMACIÓN RELACIONADA

DT_Facturacion_Electronica_Validacion_Previa_COL

DMICNS-24940 DT Base de conomiento para anexar archivos a documentos fiscales COL

DT_Facturacion_Electronica_Validacion_Previa_COL#2.13PuntodeEntradaparaModificarelatributoadjuntos(M486PEADJU)

15574673 DMINA-17705 DT Configuración de Proveedor para Transmisión Electrónica de Documento Soporte y Notas de Ajuste COL

Banco de Conhecimento



05. TABLAS UTILIZADAS

  • SF1 - Encabezado de documentos de entrada.
  • SD1 - Ítems de documentos de entrada.
  • SF2 - Encabezado de documentos de salida.
  • SD2 - Ítems de documentos de salida.
  • ACB - Lista de Objetos vs. Entes.
  • AC9 - Bancos de conocimientos.
  • SA1 - Clientes.
  • SA2 - Proveedores.