b) Processo de Inventário

Siga os passos abaixo para realizar um inventário.

  Passo 1: Registre um inventário. Acesse o menu Inventário - Iniciar.

Iniciar um inventário significa “bloquear” todas as movimentações no almoxarifado e no grupo de produtos selecionados e gravar todos os saldos existentes para posterior comparação com a contagem física, na fase de análise. Esse bloqueio não é rígido. Apenas será mostrada uma mensagem, quando você tentar movimentar algum produto, que pertença a um inventário em aberto.

 DICA

Não faça inventário fora da data represa porque o sistema não representará os saldos.

• Para iniciar um inventário completo (de produtos de todos os grupos), deixe o campo Grupo de Produtos em branco. Se você quiser iniciar um inventário de um grupo específico de produtos, clique na seta à direita do campo para selecioná-lo.

• Informe se o saldo atual dos produtos será mostrado na contagem. Caso você marque o campo Mostra na Contagem, o sistema sugerirá para a contagem o saldo que estiver registrado no sistema e você poderá apenas confirmá-lo. Caso o Não mostra na contagem seja marcado, o saldo virá "zerado" na contagem, forçando a você digitá-lo.

• Percentual para inventário randômico: Ao preencher este campo, por exemplo com 30, o sistema elegerá de forma aleatória 30% dos itens existentes para fazerem parte do inventário. Funciona como um inventário por amostragem e não de todos os itens. Uma vez indicado o percentual, o sistema marcará o produto para o qual foi gerado o inventário. Dentro do período de um ano, o produto marcado não fará parte da seleção de um novo inventário com indicação de percentual randômico.

 Passo 2: Faça a contagem do estoque em Inventário - Contagem.

Primeiro, faça a contagem física do seu estoque, utilizando o relatório Planilha de Inventário ou Planilha de Inventário por Grupo. Após anotar no relatório, as quantidades disponíveis de cada produto no seu estoque, siga as seguintes instruções para registrar as quantidades contadas no sistema:

• Clique no botão Procurar  para selecionar o inventário desejado.

• Se você tiver criado um inventário total (sem indicar um grupo de produtos específico) e quiser inserir a contagem dos produtos de apenas um grupo, selecione o grupo desejado no campo Grupo de Produtos, clicando na seta à direita do campo.

• Clique no botão Selecionar para o sistema disponibilizar todos os produtos pertencentes ao grupo escolhido.

• Marque o campo Só exibir itens estocáveis para que apenas os itens com saldo em estoque sejam mostrados na contagem do inventário.

• Selecione o primeiro artigo listado e preencha o campo Qtde. Contada, de acordo com a quantidade física, aferida na contagem do estoque.

• Clique no botão Gravar , para o sistema efetivar a nova contagem.

  DICA

Você pode exportar o inventário gravado para um arquivo xls, assim como também pode importar algum arquivo xls para a tela de contagem. 

  Passo 3: Faça a análise do inventário. Acesse essa tela pelo menu Inventário - Análise.

Neste item, atualize o saldo em estoque em função da quantidade indicada na contagem. Assim, as diferenças serão ignoradas e o saldo atualizado de acordo com as quantidades realmente encontradas em estoque. Antes de executar a atualização do saldo pela contagem, lembre-se de emitir o relatório Diferenças do Inventário. Este relatório aponta as divergências entre o saldo contado e o saldo registrado no sistema.

 OBSERVAÇÃO

As diferenças positivas entre o saldo contado e o registrado no sistema são demonstradas na cor azul e as diferenças negativas em vermelho.

Quando houver diferenças, três pontos devem ser averiguados:

1) Saldo no sistema menor que o físico – Provavelmente, você esqueceu de fazer alguma entrada de mercadorias. Quando esta diferença ocorre no estoque central, normalmente, falta digitar alguma nota fiscal. Quando ocorre no secundário, falta digitar alguma requisição de transferência.

2) Saldo no sistema maior que o físico – Provavelmente, você esqueceu de fazer alguma saída de mercadorias. Normalmente, falta digitar alguma requisição, seja de transferência ou baixa para consumo. Caso não falte digitar nada, a mercadoria foi realmente extraviada.

3) Uma terceira hipótese, bastante provável, é que a quantidade tenha sido contada ou digitada errada. Neste caso, vale a pena verificar a unidade de medida na qual você fez a contagem e a unidade que foi usada para registro desta contagem, no sistema.

• Selecione o inventário desejado clicando no botão Procurar .

• O sistema exibirá uma relação de produtos, cujos saldos da contagem estejam diferentes dos saldos registrados no sistema, com a quantidade contada, o saldo no sistema e suas respectivas diferenças.

• Selecione a atividade/projeto que será responsabilizada pelas diferenças encontradas no estoque. Os lançamentos contábeis, gerados pela atualização de saldo do estoque, estarão associados à atividade/projeto que for aqui indicada.

• Se você não concordar com a análise sugerida, clique em Recontagem . Neste caso, o sistema criará um novo inventário contendo apenas as diferenças do saldo dos itens e você terá que voltar para o passo 2 para que seja feita novamente a contagem. 

• Se você clicar no botão Atualiza Saldo , o sistema atualizará o saldo em estoque, de acordo com a contagem física realizada anteriormente. Esta operação será considerada pelo sistema como o fechamento do inventário.

  Passo 4: Todos os relatórios referentes ao inventário podem ser retirados pelo menu Consultas - Relatórios - Inventários. [Passo opcional]

• Consumo de Produtos
•  Diferenças no Inventário
• Histórico das Diferenças de Inventário
•  Inventário Físico
•  Inventário Físico e Financeiro
• IInventário Físico e Financeiro Consolidado
• Inventário Físico e Financeiro Consolidado por Produto
•  Inventário Físico e Financeiro por Data
• Inventário Físico e Financeiro Soma Geral
•  Livro de Registro de Inventário
• Livro Registro de Produção e Estoque
•  Planilha de Inventário
•  Planilha de Inventário por Grupo
•  Planilha de Produtos
• Posição de Estoque Multimoeda
• Registro de Inventário por Conta Contábil
•  Termo de Inventário

 OBSERVAÇÃO

Os relatórios Termo de Inventário   e Inventário Físico e Financeiro - Soma Geral utilizam um termo de abertura e encerramento que pode ser preenchido no menu Cadastros - Termo de Inventário.

• Para cadastrar os termos do inventário, clique no botão Inserir .

• Clique na opção Abertura, para inserir o termo de abertura do Inventário.

• Clique na opção Fechamento, para inserir o termo de encerramento do Inventário.

• No campo Relatórios, selecione o relatório onde os termos de inventário serão alterados.

• No campo em branco, digite o texto referente ao termo selecionado.

• Clique no botão Ok , para concretizar o cadastro.

 PRONTO

O inventário foi finalizado. Agora, você pode rodar a data de represamento.