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  • Criado por admin, última alteração por Usuário desconhecido (wilian.arruda) em 12 mai, 2020

Esta rotina realiza o controle da distribuição de documentos.

Após finalizar todas as etapas de elaboração do documento, é realizada a distribuição das cópias para os usuários cadastrados como destinatários.

A distribuição dos documentos pode ser realizada por usuários definidos e também ser encaminhado a mais de um departamento.

Procedimentos

Para efetuar a distribuição de documentos:

  1. Ao acessar o opção de Distribuição.
    AO sistema apresenta a janela de "Distribuição de Documentos" dividida em áreas:
    • Área "Documentos" - relaciona os documentos finalizados e prontos para distribuição.
    • Área "Destinatários" - apresenta os usuários destinatários que devem receber os documentos.
  2. Posicione o cursor sobre o documento a ser distribuído.
  3. Caso seja necessário incluir outro destinatário, posicione o cursor no documento e, em seguida, clique em "Incluir".
    O sistema abre uma nova janela "Destinatários-Incluir" para a escolha do tipo de destino:
    • Usuários
      Nesta opção são informados: Filial, Usuário, Departamento, Número de Cópias, Recebe Documentos e Tipo Cópia.
    • Pastas
      Nesta opção são informados: Pasta, Número de Cópias, Tipo Cópia e Departamento.
      Ao selecionar a pasta desejada serão selecionados todos os departamentos a ela relacionados, conforme amarração definida no Cadastro de Pastas ou no Cadastro de Departamentos.
  4. Caso seja necessário alterar os dados do destinatário, clique em "Editar".
    Neste item o usuário poderá alterar o número de cópias, o tipo da cópia e se recebe documento.
  5. Para "Pesquisa Departamento", utilize a opção "Pesquisa", informe a filial e o departamento.
  6. Para "Excluir" destinatários, clique em "Excluir".
  7. Confirme a distribuição do documento.
    O sistema apresenta uma nova tela "Distribuição", nesta serão informados: a "Data de Vigência", a "Data de Implantação", "Dias de Validade" e a "Data de Validade".
  8. Preencha os dados conforme orientação dos helps de campo.
  9. Confirme.

Dica:

Ao confirmar, o sistema finaliza o documento mantendo-o em status de leitura, gerando os lançamentos de leitura de documento para os destinatários e comunicados através de e-mail, caso esteja assim configurado.

Para verificar as configurações necessárias para envio de e-mails, consulte o tópico E-mail.

Veja também

Para verificar o Protocolo dos Documentos Distribuídos, veja o impressão do Relatório de Protocolo de Entregas de Documentos e Registros da Qualidade.


  • Sem rótulos