O recurso já existente deve ser ajustado para atender a demanda de mercado e para atender a legislação. Atualmente um contrato pode "nascer" por tempo determinado ou indeterminado, mas deve evoluir para ser criado por tempo determinado, mas se depois do período final de vigência não houver manifestação contraria das partes, ou seja, se não for criado um aditivo de Prorrogação o contrato passa a ser por tempo indeterminado.
Via de processo, a empresa ter um objetivo gerencial que indique todos os contratos que estão para vencer e que terão renovação automática. Não é obrigatório enviar qualquer aviso ao locatário sobre a renovação automática uma vez que este termo já está celebrado em contrato e previsto na lei do inquilinato
[...SEÇÃO I - Da locação residencial
Art. 46. Nas locações ajustadas por escrito e por prazo igual ou superior a trinta meses, a resolução do contrato ocorrerá findo o prazo estipulado, independentemente de notificação ou aviso.
§ 1º Findo o prazo ajustado, se o locatário continuar na posse do imóvel alugado por mais de trinta dias sem oposição do locador, presumir - se - á prorrogada a locação por prazo indeterminado, mantidas as demais cláusulas e condições do contrato. ...]
Fonte http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8245.htm
O processo de renovação por tempo indeterminado, deverá permitir o processamento em lote, ou seja, vários contratos de locação ao mesmo tempo e mutilcoligadas, além de de permitir um automatismo e agendamento e enviado.
Afim de evitar qualquer tipo de renovação indevida deve ser criado um parâmetro, minimamente no contrato de locação ou em seu tipo, para dizer que Permite Renovação Automático, e com seu default igual a Sim.
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