Reter na fonte significa descontar determinado valor de um pagamento a ser realizado, onde o valor descontado deve ser recolhido aos cofres públicos. As normas atribuem ao tomador de serviço a responsabilidade tributária pela retenção e recolhimento das contribuições. Assim retenção são so valores dos tributos calculados na prestação de serviços de responsabilidade do tomador.

Apurar é o resultado do calculo dos tributos incidentes na operação de venda mercadorias ou prestação de serviços, subtraídos do calculo dos tributos na aquisição de mercadoria ou de serviços tomados, que são de responsabilidade do contribuinte direto.

O ato normativo é que descreverá em seu texto legal, qual a forma exigida e de quem será a responsabilidade pelo recolhimento deste tributo.

No documento fiscal eletrônico (seja ele NF-e, CT-e, CTe-Os, NFS-e) as informações sobre os tributos federais, apesar de informativas, são necessárias para a escrituração desses valores nas obrigações acessórias do projeto SPED.

No CTe-OS, (Conhecimento de Transporte eletrônico para outros serviços como transporte de pessoas, valores e bagagens), existe a previsão de se informar os valores dos tributos retidos na prestação do serviços documentado no conhecimento. como demonstrado no trecho do layout logo abaixo:

Estes valores deverão ser informados apenas quando a operação for:

de saída interestadual;

para consumidor final não contribuinte de ICMS.

Significa que o consumidor final da prestação de serviço, seja ele pessoa física ou jurídica, não poderá estar inscrito no Estado em que se encerrará a prestação. Pode ser uma empresa de serviços com incidência de ISS, IRRF, PCC retenção ou ainda uma pessoa física, cuja responsabilidade tributária da operação seja atribuída ao Tomador de serviços.

OBSERVAÇÃO: Nas INs RFB 475/04 e 1234/2012 fica estabelecido que as empresas publicas que prestam serviços em transportes de cargas e transporte marítimo, aéreo ou terrestre, e também as empresas privadas que prestam serviços às empresas públicas neste segmento, não terão retenção dos tributos federais de PCC e IRRF.