Importador de Baixa - TOTVS Construção Gestão de Imóveis

Configurações e Funcionalidades.

Parâmetro → Utilitários → Importador de Baixa

Para utilizar o importador de baixa caso exista alguma divergência a ser ajustada, é necessário definir alguns parâmetros conforme imagem a seguir.

Caso contrário o importador irá exibir a seguinte mensagem de aviso: "ID Imp 1 Item Imp 1 tem divergência a ser ajustada e o parâmetro para lançar valores de divergência a menor e a maior não estão configurados. Favor ajustar em Utilitários => Importador de Baixa"

Importação de Baixa

Criada a funcionalidade de importação de baixas de lançamentos financeiros para contratos de Vendas, Aluguéis e Securitização. Podendo ainda realizar baixas de Parceiros e comparar os valores que compõe as parcelas de componente a componente.

As opções disponíveis para realizar as baixas e localizar os lançamentos financeiros correspondentes são as seguintes:

Código do Empreendimento
Código da Unidade
Código da Subunidade
CPF ou CNPJ
Data de Vencimento
Data da Baixa
Valor da Parcela
Valor Baixado
Número do contrato de venda
Número do contrato de aluguel
Número da venda
Número do documento
Nosso número
Referência do lançamento financeiro no RM
Coligada do lançamento financeiro RM
Valor original
Valor dos juros de contrato
Valor da correção monetária
Valor do seguro
Outros valores (taxas administrativas, etc.)
Valor do desconto
Valor da multa
Valor dos juros de mora

*Os campos que estão em negritos são obrigatórios o seu preenchimento no arquivo e devem ser combinados com outros campos para que o sistema possa encontrar a parcela a ser baixada.

**Caso seja usado o campo de código de empreendimento na chave, os campos de unidade e subunidades ficam sendo obrigatórios o seu preenchimento.

1º Liberar o Perfil do Usuário para utilização do Importador de Baixas

TCGI - Gestão de Imvóveis

Utilitários | Importador de Baixas

O cadastro de importador é utilizado para visualizar, alterar ou excluir os itens de baixas que foram importados pelo processo de Importador de Baixas através de arquivo CSV.

Podendo ainda cadastrar manualmente o lançamento a ser baixado

IDENTIFICADOR = Preenchido automaticamente

ID ITEM = Preenchido automaticamente

CNPJ/CPF = Campo obrigatório para preenchimento

DATA DE VENCIMENTO = Campo obrigatório para preenchimento

DATA DA BAIXA = Campo obrigatório para preenchimento

VALOR BAIXADO = Campo obrigatório para preenchimento

VR. PARCELA . IMP = Campo obrigatório para preenchimento (Valor Líquido, contém valores de multa, juros de atraso e valores do TIN)

Esta tela é preenchida conforme arquivo com extensão CSV

.

CONTRATO DE VENDA = Não é um campo obrigatório , pois tem contrato de Venda/Aluguel que este mesmo fica em branco, mas no caso acima que tem o código , pode ser incluído no Arquivo CSV de importação.

Processo para importar arquivo de baixas CSV

Selecionar – Importação de Baixas

Processos | Importação do Arquivo de Baixa

Ao habilitar as opções Validar itens do arquivo e Baixar itens validados,é possível informar a Conta Caixa e o Meio de Pagamento que serão utilizados na baixa.

O layout deve ser gravado, para que tenha a opção de escolher o layout ao entrar no importador. Isso irá possibilitar que o usuário tenha mais de um layout para importar baixas com objetivos diferentes.

Exemplo de configuração do Perfil no RM para Arquivo CSV Simples .

À direita o arquivo CSV com suas colunas na ordem :

Emprendimento (Formatar o campo para texto)
Bloco (Formatar o campo para texto)
Unidade (Formatar o campo para texto)
CPF (Formatar o campo para texto)
Vencimento (Formatar o campo para Data Abreviada)
Valor Parcela (Formatar o campo para número)
Data Baixa (Formatar o campo para Data Abreviada)
Data Movimento (Formatar o campo para Data Abreviada)
Valor Pago (Formatar o campo para número)

Nesta mesma ordem o RM tem que estar configurado , como mostra a imagem á esquerda que informa Empreendimento = 1 por ser o primeiro no arquivo CSV e assim sucessivamente. Não pode haver buraco na numeração, tem que ser sequencial.

Arquivo selecionado e em seguida : Avançar

Neste passo é mostrada uma pré visualização antes que seja executado o arquivo!! Em seguida : Executar

Processo executado

Importado arquivo

Dados importados conforme Layout ( Arquivo CSV )

Na imagem acima mostra os dados no Arquivo CSV e como ficam no RM após sua importação , cada campo com sua definição da posição do Layout pré definido do Perfil .

Exemplo de Importação do Arquivo Completo:

Alguns Campos de exemplo que são informados no Completo que são importados:

Número Contrato
Ref . Lançamento

Lembrando que não pode ser Importado ao mesmo tempo ( Venda / Securitização e Aluguel ) Só podendo ser feita a importação de Venda em separado para ai sim , efetuar a importação de Securitização e sucessivamente Aluguel.

Arquivo de Importação configurado ( Complicado )

Avançar

Pré visualização do Arquivo antes de executar

Processo executado

Importado para o RM o Arquivo

Nesta Importação complete é informado mais campos e Inclusive a Ref do Lançamento já é informado no mesmo.

Lembrando que , se tentar importar Arquivo Completo com Perfil Simples e vice versa ocorrerá erro como é mostrado a baixo :

Selecionado o Perfil SIMPLES e o arquivo COMPLETO ..

Pré – Visualização do Arquivo

Validando Itens após importação.

Fluxograma do Processo

Validando Itens Importados

Os campos validados :

Empreendimento
Contrato
CPF/CNPJ
Nosso Número
Número do Documento
Lançamento

Liberar Perfil do Usuário em Incorporação para que possa validar Itens de Baixa.

IMPORTAÇÃO COM OS DADOS CORRETOS

Arquivo CSV Importado e Validado pelo TOTVS Incorporação.

Comparativo dos campos do Arquivo CSV com o TOTVS Incorporação

Empreendimento - Bloco - Unidade

CPF/ CNPJ

Selecionar Compradores

Vencimento – ValorParcela – ValoPago – DataBaixa – Nro Doc - Idlan

Selecionar Lançamento Financeiro

Editar em seguida o Lançamento desejado

Vencimento – Número Documento e IdLan

Valor da Parcela (Valor Líquido)

Validações feitas – Importando arquivo novamente.

Validando itens de baixa .

Todos itens são verificados e estando todos de acordo ao processar , Lan. Associado TIN é preenchido.

Lançamento foi associado ao registro !

Ao clicar sobre o Lançamento Associado é aberto o Lançamento .

Podendo realizar todos processos referente ao Lançamento.

SOLUCIONANDO ERRO DE VALIDADOR!

Exemplos de erros ao validar os itens de baixas importados e solução para que possa ser validado o mesmo sem que possa se gerar um atraso para o Cliente.

Exemplo de erro de CPF inexistente.

Validador de Itens de Baixas Importados

Status encontra-se em : Aguardando Validação

Ao validar consta a mensagem : CPF/CNPJ não encontrado

Status passa para : Cadastro Inconsistente

Em Observação é informado o erro para que o Cliente possa efetuar as devidas correções necessárias para que possa validar o arquivo de baixa.

Enquanto não for validado, o Lanç. Associado TIN não fica preenchido.

Neste exemplo, o arquivo foi importado e o Empreendimento que foi informado não é o que consta no Contrato do Cliente , mas o empreendimento existe na base de dados.

Contrato do Cliente encontra-se:

Empreendimento = 2045

Código do Bloco = 1

Código da Unidade = 000004

Arquivo a ser importado com Código do Empreendimento incorreto = 2046 ( Vendo que no Cliente é 2045 )

Validando item de Baixa

Ocorre erro , se o Empreendimento não existisse na base de dados , o erro estaria informando ao Cliente o código errado do Empreendimento , Bloco e Unidade como mostra abaixo :

Empreendimento incorreto ( Não existe na base de dados )

O Log do Importador já avisa ao Cliente que ocorre um erro no Cadastro do Empreendimento , Bloco e Unidade.

Mas no nosso exemplo , o código do Empreendimento existe e o Log avisa erro de Lançamento de Baixa não encontrado , a possível solução para o caso é : Excluindo campos NÃO OBRIGATÓRIOS e fazer a validação até o mesmo ser validado.

Neste caso ,será excluído ( Empreendimento , Bloco e Unidade ) se persistir o erro , continuar exclusão até que o mesmo possa ser validado.

Editando o arquivo depois de importado e excluindo manualmente o Empreendimento 2046.

Refazendo o processo para validar

Validação realizada com sucesso !!

Validando Valores após importar arquivo.

VALIDANDO VALORES DO IMPORTADOR

Exemplo do Validador do Importador com VALORES

Ref do Lançamento = 11923

Data de Baixa = 12/06/2019

Neste exemplo temos o seguinte Cenário:

Valor Original do Título = R$ 3.000,00

Juros = R$ 10,89

Multa = R$ 10,89

CM Antes Entrega = R$ 5,87

Taxa Juros Antes Entrega = R 30,00

Valor Líquido = R$ 3.057,65

Exemplo do Arquivo CSV com valores que estão batendo no Lançamento do Cliente.

Valores dos Campos a esquerda = Estes campos pegam os valores do Arquivo CSV

Valores dos Campos a direita = Estes campos comparam os Valores importados com os Campos RM e mostram Diferenças de valores se existirem.

Após feita a validação dos Valores o Campo ( Campo Central ) Informa o Valor Original da base de Dados RM e se tive algum valor Divergente entre o ( Esquerdo com o Direito ) nos campos a Direita, são informados os valores da diferença.

Neste exemplo , não existia diferença de valores do RM com o Arquivo Importado , ficando zerado todos os campos á Direita do validador.

Exemplo com diferença de ( Campos á direita dos comparativos de valores ) com ( Campos á esquerda dos Comparativos de Valores )

Importado o arquivo CSV e será feita a Comparação com os Valores do RM.

Campo á Direita : pegando os mesmos valores do Arquivo CSV, porém , depois de validar os mesmos , os campos da Direita dos comparativos dos valores , informam as diferenças de valores caso existam.

VALOR TOLERÂNCIA DIFERENÇA DE BAIXA

Este campo serve para o cliente configurar uma determinada Tolerância nos valores para que possam ser baixados mesmo com divergência nos valores , desde que estejam dentro da Tolerância configurada neste Campo.

Exemplo abaixo:

Ambiente | Parâmetros | Totvs Incorporação

22.05 – Utilitários

Na versão 12.1.27, foi desenvolvido um novo parâmetro para definir a ação caso o valor da parcela importado seja diferente do valor baixado importado.

Antes a solução dessa ação era feita internamente, não ficando claro para o usuário a solução adotada pelo sistema

Exemplo do Validador dentro da Tolerância.

Baixa dia 12/06/2019 ( Baixa neste dia , os valores da Parcela e Baixa ficam dentro da Tolerância )

No processo de validar é informada a Tela do Valor de Tolerância já configurado nos parâmetros , mas podendo ser alterado. ( Executar )

Exemplo do Validador fora da Tolerância.

Alterando o campo de Data Baixa para 13/06/2019

Informado para o Cliente : Lançamento com Divergência de Valores Baixa.

Valor de Juros e Multa ( Alterados )

Valor ficando R$ 1,98 acima do Valor da Parcela ( Ultrapassou R$ 0,98 ) o valor da Tolerância )

Importando Valor Multa e Juros de Atraso do Financeiro

A parcela está vencida, o valor baixado é igual ao valor da parcela, o campos de multa e juros foram importados do arquivo de baixa e no financeiro foi configurado para calcular juros e multa de atraso. Ou seja, o valor de multa e juros serão baixados conforme configurado pelo financeiro.

Na Versão 12.1.27, precisará marcar o parâmetro para realizar a regra acima.

Importando Valor Multa e Juros de Atraso do Sistema Legado Configurado no Financeiro os Percentuais

A parcela está vencida, o valor baixado é maior que o valor da parcela, o campos de multa e juros foram importados do arquivo de baixa e no financeiro foi configurado para calcular juros e multa de atraso. Ou seja, o valor de multa e juros serão baixados conforme importado.

Após validado, o status muda para baixar com Juros e multa definido na importação

Na Versão 12.1.27, precisará marcar o parâmetro para realizar a regra acima.

Importando Valor Multa e Juros de Atraso do Sistema Legado sem Configurar no Financeiro os Percentuais

A parcela está vencida, o valor baixado é maior que o valor da parcela, o campos de multa e juros foram importados do arquivo de baixa e no financeiro não foi configurado para calcular juros e multa de atraso. Ou seja, o valor de multa e juros serão baixados conforme importado.

Após validado, o status muda para baixar com Juros e multa definido na importação

Na Versão 12.1.27, precisará marcar o parâmetro para realizar a regra acima.

Importando Valor de Desconto do Sistema Legado e Atribuindo ao Desconto Financeiro, somente a partir da 12.1.27

O valor da parcela é maior que o valor de baixa, mas a diferença é de desconto e não um baixa parcial, então a parametrização correta neste caso é jogar a diferença no desconto

Após a execução da baixa, os valores ficaram desta forma.

Baixa de Lançamentos - Importador

Habilitar o Perfil para que possa ser efetuada Baixa dos Itens Importados

05.01.04.07

EXEMPLO 01 : BAIXA TOTAL

Validado o arquivo

Baixando o valor importado .. Campo ( Valor Baixado ) Igual campo ( Vr Parcela ) Este será baixado totalmente.

Selecionar a Conta Caixa e em seguida : Executar

Lançamento Baixado

EXEMPLO 02: BAIXA PARCIAL

Valor que será baixado : R$ 3.000,00

Valor da Parcela : R$ 3.057,65

Vencimento : 12/06/2019

Processando a Baixa:

Lançamento passou para

Baixado Parcialmente

Para baixa no dia 17/06/2019 , ocorreu um acréscimo de R$ 0,10 Centavos para Juros e Multa , Ficando agora um valor restante de : R$ 57,85

Importado Segundo arquivo para o mesmo Lançamento ( 11923 ) no valor restante R$ 57,85

Baixa Total

Aditivo Global - Importador de Baixa

Registros com status “Divergência de Valores” na visão de auditoria, tem opção de corrigir o valor no Arquivo CSV , corrigir o valor de Tolerância e ou Rodar o processo para gerar um aditivo de alteração global de valores de parcelas com o valor da divergência. O Aditivo utilizará a mesma parametrização dos componentes para ajuste automático na baixa, (componentes a maior e a menor).Mudando o Status para Pronto para Baixa.