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Hablando de obtener lista principal de la carpeta...
La lista principal de una carpeta es una lista que contiene todos sus documentos, y que puede enumerar también los documentos presentes en sus subcarpetas, si así se lo define.
Se pueden determinar cuáles características de los documentos se deben considerar cuando se genera una lista principal, como por ejemplo, solicitar que se muestren los documentos que tengan fecha de caducidad con el propósito de saber cuáles están caducos y cuáles están próximos a estarlo.
Este recurso también se puede utilizar como un informe que se presentará como requisito para obtener el certificado de la norma ISO. El usuario selecciona los campos de la lista generada, siempre que tenga el permiso necesario en las carpetas y, luego se presentan en la lista maestra. Si un campo en particular no está presente en las opciones de generación de lista maestra, también puede generar un informe personalizado que se pueda exportar al formato Excel.
La lista maestra solo puede ser generada por usuarios con permiso de administrador.
Obtener la lista maestra de la carpeta
01. Seleccionar las carpetas que se deben mostrar en la lista principal.
02. Activar la opción Lista maestra, en Más en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Defina los datos que deben ser considerados a la hora de generar la lista principal.
La información requerida es:
Muestra documentos en subcarpetas
Cuando está marcada, determina que los documentos que están en subcarpetas de la carpeta seleccionada, también aparecerán en la lista principal.
Muestra documentos caducados
Cuando está marcada, determina que los documentos que tiene fecha de vencimiento y están caducados, aparecerán en la lista principal.
Muestra documentos no liberados
Cuando está marcada, determina que los documentos que todavía no han sido liberados, es decir, que tienen fecha de vencimiento posterior a la fecha actual, aparecerán en la lista principal.
Muestra un historial de aprobación
Cuando está marcado, determina que en la lista principal aparecerá el historial de aprobación de documentos que exigen la aprobación.
Muestra log de copia controlada
Cuando está marcado, determina que se mostrará el log de copia controlada de documentos.
Muestra cuota consumida
Cuando está marcada, determina que se mostrarán los datos de consumo de la cuota de almacenamiento de la carpeta. Esta opción solo aparece cuando está habilitado el Control de cuotas.
Tipo de documento
Tipo de documento que debe mostrarse en la lista principal de la carpeta.
Estatus de aprobación
Estatus de aprobación en el cual se encuentran los documentos y que debe ser considerado cuando se muestran los documentos de la lista principal.
Publicado por
Usuario publicador que debe ser considerado cuando se muestran los documentos en la lista principal de la carpeta.
04. Active Crear lista.
Se abrirá una nueva pantalla que contiene los datos solicitados.
Se puede imprimir la lista principal de la carpeta activando Imprimir.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.6.5 - Liquid. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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