Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN (Template Digital) sobre as funcionalidades que possibilitarão que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via de certificado solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis.
Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização da integração já existente FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o processo educacional mapeado durante o projeto seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do processo customizado da área Educacional através da customização existente – FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhes.
Este manual detalha as tratativas customizadas durante as solicitações de documentos feitos pelos alunos através do Portal Educacional, para possibilitar que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via dos documentos solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis.
A customização identificará os atendimentos de solicitação de documentos que estejam parametrizados e disponíveis na fila do módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos com o status igual a 'Em andamento' e analisará:
Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso;
Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Para liberar o acesso aos menus do TAE acesse o módulo Serviços Globais | Perfil em perfil selecione o sistema Educacional acesse o perfil que deseja realizar a liberação, na aba Acesso a Menus expanda os seguintes itens: Sistema Industria | Mais | TAE:
Para acessar os Parâmetros Gerais siga o caminho módulo Educacional | Sistema Indústria | Parâmetros Gerais;
Devem ser parametrizadas as seguintes informações:
Token Basic Auth
Token necessário para validar acesso aos Web Services da TOTVS nas customizações disponibilizadas pelo Departamento Nacional. Este Token é a informação de algum Usuário do SGE e sua senha criptografados de acordo com o modelo de autenticação disponível.
O código criptografado deve ser enviado toda vez que for acionado algum Web Service disponibilizado pela TOTVS para as Customizações do Departamento Nacional. A customização será capaz de descriptografar o código enviado para então realizar uma tentativa de login no SGE com o Usuário e Senha utilizados para a criptografia.
Para gerar o Token é necessário executar o processo "Gerar Token" acessível pela opção "Processos" da tela de Parâmetros.
Na primeira tela do processo o usuário visualiza as opções de autenticação disponíveis (até o momento é somente BasicAuth).
Na segunda etapa o usuário deve definir qual usuário e senha serão criptografados mediante o modelo de autenticação.
Em seguida o usuário deve clicar em Executar.
Por fim, é apresentado o log de execução do processo.
O Token gerado pode ser visualizado no parâmetro "Token Basic Auth".
Usuário deve determinar entre as Coligadas existentes na base de dados qual dela corresponde à Coligada IEL.
As customizações só funcionaram para coligada IEL, caso o Regional tenha implementado a coligada no sistema.
Solicitação de documentos do aluno feito através do Portal Educacional
O usuário deverá realizar a solicitação de documentos através da abertura de atendimentos via Portal do Aluno, de forma nativa. Não haverá interferência customizada neste processo.
Será necessário informar alguns dados para possibilitar as execução das funcionalidades da Assinatura Eletrônica. Para isso, foram acrescentados parâmetros customizados na interface já existente da Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica (FS008375 - AAAKH4).
A interface estará disponível em: disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Parâmetros | Parâmetros Educacionais | Modalidades | Anexos | Solicitações.
Na interface de Parâmetros o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:
Dica
Mais informações sobre parâmetros
Dentro da interface personalizada de Parâmetros Educacionais, será possível efetuar a integração dos relatórios de acordo com a modalidade do curso.
Para essa finalidade, foi desenvolvida uma configuração que engloba Modalidade, Relatórios e Assinaturas, permitindo que o usuário estabeleça os valores essenciais para a realização da integração.
Você pode acessar os Parâmetros Educacionais por meio do seguinte caminho:
TOTVS Educacional | Sistema Industria | TAE | Parâmetros Educacionais
A interface exibirá seis abas para serem configurados: Modalidade, Parâmetros da Filial, Relatórios, Situação de Matrícula, Resp. Assinatura e E-mail.
Será necessário informar todas as modalidades que farão parte da integração TAE.
Além de informar a modalidade, o usuário deverá informar qual o tipo de relatório de certificado que será utilizado em cada modalidade.
Esses parâmetros serão gravados por FILIAL Novo!.
Certificados:
Contrato de matrícula:
Observações
A tela de Parâmetros de Modalidade necessita que pelo menos um relatório seja parametrizado, ou seja, deve ser informado o Relatório de Certificado, o Relatório de Contrato ou ambos.
Aviso
O relatório de certificado, que não possuir filtro ou parâmetro SCERTIFICADO, não será enviado.
O relatório de contrato, que não possuir filtro ou parâmetro SCONTRATO, não será enviado.
Será necessário informar o Responsável pela Unidade Operacional. Essa parametrização é por filial.
Atualizado recentemente
A aba Parâmetro da Filial, recebeu um novo parâmetro, que quando marcado, gera um protocolo de assinatura simplificado ao certificado.
Maiores informações descritas no Manual Protocolo de assinatura Certificado.
Nesta aba será necessário informar quais relatórios de Diário de Classe que serão utilizados. Os relatórios serão parametrizados por coligada.
Nesta aba será necessário informar quais Status de Matrícula a customização deverá considerar para realizar a integração do Relatório do Contrato de Matrícula com o TAE.
Importante!
Na Aba Responsável Assinatura, será informado o responsável pela assinatura, por Estado. Essa parametrização será utilizada no certificado que esteja vinculado ao Template digital.
A interface fará o vínculo do responsável pela assinatura daquele Estado, como o Estado informado no cadastro do Aluno.
Importante
Nessa Aba, o usuário informará os dados do E-mail que será enviado ao aluno, junto ao Certificado.
Atualizado recentemente
A aba Parâmetro da Filial, recebeu um novo parâmetro, que quando marcado, gera um protocolo de assinatura simplificado ao certificado. Maiores informações descritas no Manual Protocolo de assinatura Certificado.
Importante
O Processo para envio de documentos para Assinaturas estará disponível para acesso no módulo: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria | TAE | Processo para envio de documentos para Assinaturas.
O processo poderá ser executado de forma manual e/ou agendado.
Toda vez que o processo for executado, a customização fará as seguintes ações:
Documento assinado no monitor de relatórios: O processo customizado irá identificar o registro de documento assinado no monitor de relatórios e irá enviar o PDF do documento para o e-mail do aluno.
Importante
Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:
A coluna STATUS e-mail do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado por e-mail.
Documento já assinado e FORA prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está FORA da validade. Sendo assim, o documento será enviado novamente para assinaturas. Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas').
Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.
O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.
Através do Monitor de Relatórios será possível realizar o acompanhamento dos status de assinatura dos relatórios enviados para assinatura.
A Interface Monitor de Relatórios está disponível em: TOTVS Educacional | TAE | Monitor de Relatórios.
Atenção
O Monitor de Relatórios não é um menu customizado, suas permissões e configurações seguem o definido pelo produto padrão. Para informações sobre sua utilização acesse o link abaixo:
https://tdn.totvs.com/x/xxg3J
A conclusão do atendimento será tratado pela área de serviços TOTVS e para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados conforme orientação descrita no documento Assinatura Eletrônica - MIT043 - Plano de Configuração.