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Esta funcionalidad está en construcción y será liberada a partir del release 12.1.2310


01. VISIÓN GENERAL


La rutina Cierre contable facilitará los cierres de su entorno, esta funcionalidad permitirá que monitoree el estatus de las contabilidades provenientes de los módulos que se integran con la contabilidad en el período deseado y acompañar el progreso de su conciliación contable, garantizando que los saldos de la contabilidad estén correctos, al final del proceso será posible bloquear los calendarios y procesos contables del período seleccionado.


02. PRIMEROS PASOS

02.1. REQUISITOS MÍNIMOS

02.1.1. CAMPOS UUID (MSUIDT)

En el cierre contable se utilizarán los campos del tipo UUID que también son utilizados por el Conciliador Backoffice, si su entorno aún no tiene los campos del tipo UUID en las tablas que se acompañarán en el cierre, vea la siguiente documentación, siga el paso a paso e incluya los campos UUID en las tablas definidas previamente en el Conciliador en las configuraciones de conciliación estándar.

02.1.2. PROCEDURES 

Para garantizar la integridad de sus saldos contables, utilizaremos las procedures 01 y 29. Por lo tanto, antes de acceder al Cierre contable, acceda a la rutina Gestión de procedures en el menú del configurador e instale las procedures 01 (Reprocesamiento contable) y 29 (Grabar las inconsistencias de saldos en la tabla QLJ). 

02.1.3. DICCIONARIOS:

En el cierre utilizaremos las nuevas tablas QLF, QLJ, QLK y QLI, vea si el diccionario de datos de su entorno tiene estas tablas antes de acceder al Cierre contable.

02.1.4. PUERTO MULTIPROTOCOLO

Para a utilização do Fechamento Contábil, é necessária a ativação da porta multi protocolo no appserver.ini do seu ambiente Protheus.

        • En la sección GENERAL, debe incluirse la clave “App_Environment”, cuyo valor debe ser el nombre del entorno que los servicios ejecutarán. 
        • En la sección DRIVERS, debe habilitarse el puerto multiprotocolo en la clave “MultiProtocolPort” con el valor = 1.
        • Como estándar, la conexión SSL está activa en el puerto multiprotocolo, los detalles de las configuraciones están disponibles en la documentación Application Server - Puerto multiprotocolo. Para deshabilitar la conexión por SSL es necesario informar la clave “MultiProtocolPortSecure = 0”

Para más información sobre esta configuración, acceda a la página Application Server - Puerto multiprotocol.

Ejemplo:


02.1.5. POSTGRESQL

Si estuviera utilizando la base de dados Postgres, verifique si su fuente de datos ODBC está configurada correctamente de acuerdo con la documentación:


Es necesario habilitar la claave chave MemoInQuery en el DBAccess.ini


Estas configuraciones son esenciales para el correcto funcionamiento del Cierre contable en entornos que utilizan la base de datos PostgreSQL.


02.2. CONFIGURACIÓN DE SERVIDOR DE E-MAILS

El cierre contable tiene una etapa de verificación de integraciones con la contabilidad, donde es posible ver el progreso de integración de los asientos contables e incluso notificar por e-mail a los responsables por las áreas si existiera algún asunto pendiente. Si desea utilizar esta funcionalidad, configure el servidor de e-mails para el correcto funcionamiento de esta funcionalidad.



Si quisiera incluir una imagen al e-mail enviado, basta incluir una imagen en formato .bmp en el directorio "Protheus_data/system/" de su entorno con el nombre "cierre" + código del Grupo Empresa utilizado en el cierre.

Por ejemplo:En un entorno donde el código de grupo empresa es "T1", la imagen debe estar nombrada como "fechamentoT1.bmp", de acuerdo con el siguiente ejemplo:




S sugiere que utilicen la siguiente imagen, grábela en su directorio /system/

Imagen estándar para envío de e-mail:


03. DEFINICIONES DE CIERRE

En el menú de Definiciones de cierre se definirán los módulos y tablas que se integran con la contabilidad y serán acompañados en el proceso de cierre. Las definiciones quedarán grabadas, pero podrán modificarse si fuera necesario.



03.1. SELECCIÓN DE MÓDULOS Y TABLAS

En la primera etapa de las definiciones de cierre, se seleccionarán los módulos y tablas que se monitorearán durante el proceso. Puede optarse por la selección del módulo entero o de las tablas específicas pertenecientes al módulo.



03.2. ATRIBUCIÓN DE RESPONSABLES

En la segunda etapa se definirán los responsables por los módulos y tablas seleccionados en la etapa anterior. Los responsables pueden recibir notificaciones por e-mail en caso de algún asunto pendiente de contabilidad de los registros de la tabla de su responsabilidad.



Es posible incluir más de un responsable por módulo/tabla.



O un responsable específico para cada tabla del módulo.



03.3. MENSAJE DE SEÑALIZACIÓN ESTÁNDAR

En la última etapa de definición de cierre, se definirá el mensaje que se enviará a los responsables si fuera necesaria una notificación. Este mensaje solamente es un modelo que definido previamente por el usuario que podrá modificarse en el momento de enviar la notificación.



04. CIERRE CONTABLE

Después de configurar sus definiciones, accediendo a la funcionalidad de Cierre contable, se mostrará la siguiente pantalla si este fuera su primer cierre con la herramienta.


Si tuviera cierres contables realizados con la herramienta, se mostrará una tabla con la lista de los cierres realizados.

De cualquier manera, seleccione la opción 'Iniciar cierre contable' para comenzar el proceso.

04.1. PARÁMETROS DE CIERRE

En la opción de Cierre contable se iniciará el cierre de acuerdo con las definiciones seleccionadas anteriormente. En esta etapa se informará la moneda y el período que se cerrará.



04.2. VERIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS

En la etapa de verificación de movimientos es posible monitorear el progreso de la contabilidad de los movimientos de tablas seleccionadas en las Definiciones de cierre, considerando el período informado en el paso anterior.



Los datos se pondrán a disposición en un gráfico con tres leyendas:























        • Integrados - Movimientos que ya se contabilizaron.
        • Faltan integrar - Registros que aún no se contabilizaron.

        • No considerados - Registros que pasaron por la contabilidad pero no se contabilizaron por causa de la regla de asiento estándar configurada.

          Registros no considerados

          Para que una contabilidad sea no considerada, es necesario que exista un asiento estándar configurado para este movimiento y que el movimiento haya pasado por alguna contabilidad (Online u Offline).

          Su hubieran movimientos que no tenga configuración de asiento estándar, se considerarán como 'No contabilizados'.



04.2.1. VER ASUNTOS PENDIENTES

Para ver con más detalle lo que resta integrar con la contabilidad, basta hacer clic en la opción 'Ver asuntos pendientes' debajo de la tabla que desea verificar. Se mostrará una lista con los registros que aún no se contabilizaron.




04.2.2. SEÑALAR ÁREAS CON ASUNTOS PENDIENTES

La opción 'Señalar áreas con asunto pendiente' abre una opción para seleccionar las áreas que deben notificarse junto con el mensaje de señalización previamente definido. El mensaje queda a disposición para modificación, si fuera necesario.

Seleccione los módulos que deben recibir la señal, si fuera necesario modifique el mensaje y haga clic en enviar.
*Si el e-mail configurado para recibir el e-mail fuera el mismo para más de un módulo, al seleccionar uno de estos módulos, todos se seleccionarán.





Ejemplo de e-mail de señal recibido:


Para el correcto funcionamiento de esta funcionalidad, es necesaria la configuración de un servidor de e-mails por medio del Configurador.



04.3. CONCILIACIÓN CONTABLE

La rutina de cierre contable se integra con la rutina Conciliador Backoffice, en este paso del cierre se mostrará el progreso de las conciliaciones contables de las tablas seleccionadas para monitorearse en el proceso de cierre.

Los asientos contables conciliados recibirán una marca y si se identificaran asientos de integración sin conciliación, la rutina de cierre alertará que la conciliación del período aún está pendiente.



Al salir del Conciliador, el flujo regresa al cierre contable



04.4. VERIFICAR SALDOS

Es muy importante que los saldos contables estén de acuerdo con los movimientos, por lo tanto, después de verificar las conciliaciones el paso siguiente es verificar los saldos. En esta etapa se verificará si los saldos de los entes contables están correctos.


Si se identificara alguna divergencia, las divergencias se mostrarán para que sus saldos sean reprocesados.



Para corregirlas es muy simple, basta hacer clic sin "Actualizar saldos ahora' y solamente los entes con divergencia se reprocesarán, no será necesario reprocesar todos los entes.



04.5. BLOQUEAR CALENDARIO

Para finalizar el cierre, la última etapa es la de bloqueo de calendario contable, impidiendo que nuevos movimientos se realicen en un período que ya se cerró. En este paso el usuario tendrá dos opciones, bloquear por proceso o bloquear por calendario.

04.5.1. POR PROCESO

En el modo de bloqueo por proceso, se listarán todos los calendarios por proceso encontrados en el período que se cerrará, que pertenecen a los módulos que se seleccionaron para monitorear en las definiciones de cierre. Este modo de bloqueo está indicado para los usuarios que desean cerrar cada módulo individualmente.

Para realizar el bloqueo, seleccione los procesos y haga clic en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla "Bloquear".


04.5.2. POR CALENDARIO

En el modo de bloqueo por calendario se listarán todos los calendarios contables encontrados en el período que se cerrará. Este modo de bloqueo está indicado para los usuarios que desean bloquear todo el período en una única acción.

Para realizar el bloqueo, seleccione los períodos que se bloquearán y haga clic en la opción ubicada en la parte inferior de la pantalla "Bloquear".




04.6. FINALIZACIÓN DE CIERRE CONTABLE

Después de bloquear los calendarios/procesos, solamente queda finalizar el proceso haciendo clic en 'Avanzar'.

Los datos de los cierres realizados quedarán grabados en la tabla QLK.


04.7. CIERRES REALIZADOS


Después de la finalización del primer cierre contable, al acceder al menú Cierre, la pantalla mostrada será la tabla de cierres contables ya realizados. La opción 'Iniciar cierres contables' se moverá a la parte superior de la pantalla.


A la izquierda de cada línea de la tabla hay un ícono de expansión, al hacer clic en este ícono se mostrarán los bloqueos de calendarios y procesos realizados en el cierre.


05. TABLAS UTILIZADAS

  • QLF - Definiciones de cierre contable
  • QLK - Cierres contables
  • QLI - Registros no contabilizados 
  • QLJ - Registros con saldo divergente


06. ASUNTOS RELACIONADOS