4.5. Processo de admissão

O Processo de Admissão Digital é o conjunto de todas as etapas e tarefas realizadas pelos times de Recrutamento e Seleção, Recursos Humanos e Departamento Pessoal e pelo Funcionário durante a admissão dele como um novo colaborador dentro da ferramenta TOTVS RH Admissão Digital.

Início

O processo de admissão digital é iniciado após a abertura de uma nova solicitação.

Na etapa de início são informados alguns dados essenciais para a contratação do colaborador, como seu CPF e a filial qual ele fará parte, assim como a Jornada de Admissão.

Após o envio, o novo colaborador recebe um link via e-mail, SMS e whatsapp onde ele dará continuidade no processo de admissão.

O usuário responsável pela abertura da solicitação não precisará realizar nenhuma outra ação.

Boas Vindas e Aceite LGPD

O primeiro contato do colaborador com a ferramenta de admissão é através da etapa de boas vindas, onde ele pode fazer a leitura do Termo LGPD:

O candidato pode optar por recusar os termos do LGPD. Nesse cenário, o processo volta para as mãos do RH para avaliar a situação.
Se o candidato estiver de acordo e confirmar, ele pode avançar para as próximas etapas.

Envio de Documentos e Informações

O candidato passará por diversas etapas compostas pela solicitação de dados pessoais, envio de documentos, inclusão de dependentes, escolha de benefícios ou a leitura de termos adicionais.
As informações e documentos que serão solicitados são definidos através da jornada de admissão selecionada e variam de acordo com as necessidades de cada empresa.

Depois que o candidato passar por todas as etapas, a solicitação automaticamente será encaminhada para os usuários responsáveis pela continuidade do processo.
Nesse momento, o candidato deixará de ter contato com a solução até o momento de assinatura de contratos.

Validação de Documentos Entregues

Na etapa seguinte, é possível realizar a conferência de todos os documentos e informações que foram enviados pelo candidato.
É possível visualizar e baixar todos os arquivos anexados na solicitação para garantir que esteja tudo de acordo.

Validação de Dados da Folha de Pagamento

Nessa etapa, o usuário responsável fará o preenchimento de outros dados necessários para a integração com a folha de pagamento, como informações de sindicato, regime previdenciário etc.

Após o preenchimento desses dados sensíveis, o usuário deve movimentar a solicitação. 

Antes que essa movimentação ocorra de fato, a solução passará por um processo interno que garante que os dados do candidato sejam enviados para a folha de pagamento, que ocorre nas etapas abaixo:

• Executar Integração na Folha de Pagamento
• Tratar Erros da Integração com a Folha

Com a integração sendo bem sucedida, o processo avança para a próxima etapa.

Envio para Assinatura de Contratos

Uma vez que a integração for realizada, a solicitação ficará retida nessa etapa até ser movimentada novamente.
Nesse momento o usuário deve informar o grupo de tipos de contratos que será utilizado. Na movimentação, os contratos serão gerados com os dados daquela contratação e enviados para o colaborador assinar.

O colaborador receberá um link via e-mail, SMS e whatsapp onde ele pode ler e assinar os documentos.

Com todos os documentos assinados, o candidato finaliza suas atividades na ferramenta e a solicitação é movimentada automaticamente para a próxima etapa.

Validação de Documentos Assinados

Assim como a etapa de Validação de Documentos Entregues, também existe uma etapa para realizar a conferência da assinatura dos contratos.
É possível visualizar e baixar todos os contratos assinados para garantir que esteja tudo de acordo.

Após a validação, podemos finalizar o processo movimentando a solicitação.

Solicitação Finalizada

As solicitações finalizadas ainda estarão disponíveis na central de tarefas para incluir ou excluir anexos e alterar informações se houver a necessidade.

A solicitação poderá ser movimentada para etapas anteriores ou finalizada definitivamente.
Essa opção exclui a possibilidade de realizar qualquer alteração.