O processo de sincronização consiste nas interações entre quatro atores: Fornecedor, Governo, Transmite e o ERP. A figura a seguir ilustra, de maneira macro, o fluxo do processo:
Descrevendo as iterações temos:
- O Fornecedor irá emitir a nota fiscal e transmiti-la ao governo para devida validação;
- O Governo avalia as informações prestadas e autoriza o uso da nota, disponibilizando esta para a consulta dos interessados;
- A partir desse ponto, o Transmite interage com os serviços disponibilizados pelo governo para coletar a nota, esse processo pode levar até duas horas, devido a regras e restrições de consulta impostas por esse;
- Quando as notas são sincronizadas pelo Transmite, o ERP, por rotina agendada, busca por elas, interagindo com o Transmite para sinalizar se a nota foi exportada e posteriormente classificada.
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. Nota Técnica 2014.002 – Web Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou PJ).
Quer saber mais detalhes deste fluxo? Veja aqui.
Entrando em maiores detalhes, o sincronismo de NF-e e seus eventos associados, diz respeito a funcionalidade disponível na solução, que por meio de integração com o sistema da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), consegue consultar e receber as notas e eventos emitidos contra as empresas do cliente Transmite. O fluxo abaixo descreve de maneira abrangente este processo:
O fluxo inicia-se quando o emissor da NF-e envia o xml, correspondente a operação, para a SEFAZ de seu estado de origem, que realiza a validação das informações prestadas e em caso de conformidade, emite o protocolo de autorização de uso.
Após a NF-e estar autorizada, a SEFAZ Origem disponibiliza o xml para SEFAZ Nacional, que armazena a informação em servidor centralizado conhecido como Ambiente Nacional (AN). A partir daqui a SEFAZ Nacional cataloga o resumo da NF-e com um número sequencial único (NSU), disponibilizando este para os interessados consultarem.
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A emissão normal se dá seguindo o diagrama descrito abaixo:
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. MOC 7.0 Anexo V – Manual de contingência NF-e.
Nesse cenário, a etapa 2 é importante para o Transmite, pois é após esta que geralmente se dá a transição para a SEFAZ Nacional e por consequência fica-se disponível para consulta dos interessados.
Os planos para emissão de NF-e em contingência são (Para detalhes de cada uma destas modalidades, consulte o manual sobre contingências da SEFAZ):
- Os ambientes virtuais de contingência da SEFAZ (SVC);
- O Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA);
- O Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC).
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. MOC 7.0 Anexo V – Manual de contingência NF-e.
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. MOC 7.0 Anexo V – Manual de contingência NF-e.
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. MOC 7.0 Anexo V – Manual de contingência NF-e.
Entretanto, qualquer que seja a modalidade em que a nota é emitida, normal ou em contingência, em dado momento a transmissão, validação e autorização de uso, por meios digitais, irá ocorrer.
As contingências podem causar, porém, atrasos na disponibilização da NF-e para a SEFAZ Nacional, lembrando que o tráfego de informações só ocorre após a autorização da nota em sua SEFAZ Origem.
Após a emissão, autorização e transito da SEFAZ Origem para a SEFAZ Nacional, a NF-e está apta a ser sincronizada com o produto.
Esta ocorre através do consumo, de uma das funcionalidades, do serviço web disponibilizado pela SEFAZ Nacional, conhecido como Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos de Interesse aos Atores da NF-e ou simplesmente Distribuição DF-e (para detalhes desta e demais funcionalidades presentes neste, consulte a Nota Técnica 2014.002 da SEFAZ).
Na Nota Técnica 2014.002, que homologa o serviço, se tem premissas importantes ao processo, sendo essas:
- "Os documentos fiscais e resumos de eventos estarão disponíveis somente se o destinatário se manifestar dando 'Ciência da Operação', 'Operação não Realizada' ou 'Confirmação de Operação' para a NF-e, exceto para o Evento de Cancelamento, que será disponibilizado mesmo sem a manifestação do destinatário. Antes da manifestação ficará disponível para o destinatário somente a estrutura XML de 'Resumo de NF-e' e o cancelamento de NF-e".
- "A empresa deverá aguardar um tempo mínimo de uma hora para efetuar uma nova solicitação de distribuição caso receba o retorno cStat='137-Nenhum documento localizado', indicação que não existem mais documentos a serem pesquisados na base de dados do Ambiente Nacional. Se o NSU informado (tag: ultNSU) for igual ao maior NSU do Ambiente Nacional (tag: maxNSU), então não existem mais documentos a serem pesquisados no momento".
Logo o Transmite recebe inicialmente resumos de NF-e e necessita de uma manifestação do destinatário para receber a NF-e em si. Com o processo de ciência automática, o produto realiza essa manifestação pelo cliente e isso gera uma nova demanda na SEFAZ Nacional, para validar e aprovar o evento de 'Ciência da Operação', o que fará com que um NSU para a NF-e seja gerado, deixando-a disponível para a consulta.
Por causa do tempo até a ciência ser aprovada, a NF-e só estará disponível depois da sincronização atual, que recebeu o resumo, ter terminado, por isso, o prazo para um resumo converter-se em uma NF-e, com o processo de ciência automática ativo é de uma hora após o recebimento deste.
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Na Nota Técnica 2014.002, temos o seguinte quadro, que resume quais documentos estão disponíveis na SEFAZ Nacional, para cada um dos atores relacionados à NF-e:
Fonte: SEFAZ – Secretaria da Fazenda. Nota Técnica 2014.002 – Web Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou PJ).
No Transmite, da lista acima, são recebidos e considerados: resumos de NF-e (resNFe); NF-e completa; eventos de carta de correção e cancelamento, no contexto de NF-e Recebida; eventos de manifestação do destinatário no contexto de NF-e Emitida. Os demais eventos apesar de recebidos são desprezados.
Para os atores é possível configurar para receber documentos nas três modalidades: Destinatário; Transportador; Terceiro.
Sobre estes, a Nota Técnica 2014.002 nos diz:
- Os documentos fiscais e resumos de eventos estarão disponíveis somente se o destinatário se manifestar dando "Ciência da Operação", “Operação não Realizada” ou "Confirmação de Operação" para a NF-e, exceto para o Evento de Cancelamento, que será disponibilizado mesmo sem a manifestação do destinatário. Antes da manifestação ficará disponível para o destinatário somente a estrutura XML de “Resumo de NF-e” e o cancelamento de NF-e;
- A NF-e estará disponível somente para o transportador identificado no grupo X03 ou que tiver sido informado no evento “Ator Interessado na NF-e” (cod. 110150);
- A NF-e estará disponível para terceiros somente cujo CNPJ ou CPF estiver informado na tag autXML.
Com relação aos atores transportador e terceiro, há apenas uma definição de quais tags ou grupos do xml da NF-e são considerados para dizer quem são, mas no destinatário, porém, se tem algumas considerações importantes ao fluxo aqui descrito.
Ao destinatário, a princípio se disponibiliza apenas o resNFe, um resumo da NF-e. Para obtenção da NF-e completa por parte deste, é necessário uma ação, a realização da manifestação do destinatário (para mais detalhes sobre o processo de manifestação do destinatário, a SEFAZ disponibiliza a Nota Técnica 2012.002).
Para clientes que utilizem a integração com o módulo de Compras do ERP Protheus, após a recepção da NF-e completa o seguinte fluxo é realizado entre o Transmite e o ERP:
O Protheus tem processo agendado que requisita ao Transmite (o tempo deste é parametrizável), por todas as notas disponíveis do período. O Transmite por sua vez valida se existe algum pedido anterior, em caso negativo, há um retorno para o ERP de um recibo para ser consultado a posterior e é iniciado o processo de gerar o pacote de notas para atender ao recibo. Em uma execução futura, quando o recibo for consultado e o Transmite já tiver finalizado esta geração, ocorre a transferência do lote entre sistemas.
Após tratativas no modulo de Compras, caso esteja tudo certo com o recebimento da nota, o ERP deve sinalizar ao Transmite a finalização do processo. Nesse ponto, se o cliente configurou também a confirmação automática, o Transmite enviará a manifestação para a SEFAZ.
Com a chave da NF-e (fornecida pelo emissor da nota), o cliente pode consultar o site da SEFAZ se a NF-e já foi transmitida para o AN conforme exemplo abaixo ilustra:
A partir daqui, a solução permite ao cliente a configuração e acompanhamento do processo de sincronização desta. Abaixo estão listadas as funcionalidades que auxiliam nessa jornada:
A partir da tela inicial, acessando o menu Configurações → Empresas / Filiais (para exemplo, utilizaremos a empresa TOTVS SP):
Para o processo de sincronismo funcionar, para a filial para a qual se deseja sincronizar documentos, é necessário cadastrar um certificado digital válido, isso pode ser feito e validado neste mesmo menu:
Após o cadastro do certificado, a sincronização pode ser ativada:
Note que aqui, o exemplo mostra uma configuração ativando todos os paramêtros possíveis, como a ciência, integração e confirmação, bem como todos os atores disponíveis.
Durante as sincronizações é possível acompanhar o andamento, com a funcionalidade de histórico. Para acessá-la, no menu Configurações → Empresas / Filiais (para exemplo, utilizaremos a empresa TOTVS SP):
Na tabela, será carregado os dados das sincronizações dos últimos 30 dias, para a filial desejada Aqui temos o registro de início e final do processo, intervalo de NSU capturados e um descritivo informando o resultado da sincronização Desses retornos, é importante detalhar que::
- Sucesso no processo de sincronismo: Quando o processo consulta a SEFAZ e existem notas a sincronizar (cStat=138), após o consumo dessas, o Transmite sinaliza com essa mensagem o sucesso desta operação, ou seja, foram sincronizadas novas notas nesta sincronização;
- Nenhum documento localizado: Quando o processo consulta a SEFAZ e não existem notas novas a sincronizar (cStat=137), o Transmite sinaliza com essa mensagem que não novas notas Importante relembrar aqui que a Nota Técnica 2014.002, no item 3.11.4.1 diz "o usuário deve aguardar uma hora para realizar nova consulta. A realização de novas consultas em 1h, após receber a mensagem cStat137, gerará o uso indevido, retornando cStat=656". É por essa diretiva que o produto realiza consultas de uma em uma hora;
- Consumo indevido (Não foi aguardado o período de uma hora): Quando o processo consulta a SEFAZ sem respeitar o período de uma hora, o retorno será uma rejeição por consumo indevido.
- Consumo indevido (Não foi utilizado o ultNSU): Quando o processo consulta a SEFAZ sem respeitar a sequência de NSU informada na última consulta com sucesso, o retorno será uma rejeição por consumo indevido.
Nos cenários de Consumo indevido, o CNPJ da filial ficará temporariamente impedido de fazer nova requisições a SEFAZ, no período de uma hora, sendo desbloqueado automaticamente após isso. A rotina do Transmite, armazena o ultNSU recebido e o período de uma hora entre as consultas, logo, em um cenário onde apenas este esteja habilitado para sincronizar a filial, esses dois consumos não devem ocorrer.
Com a sincronização em funcionamento, o produto passará a receber os resumos de NF-e e aguardar uma manifestação, automática ou não, para receber o documento completo. No Transmite a visibilidade dos resumos de NF-e está atrelada ao cliente ter ou não habilitado o processo de CIência Automática, seguindo a seguinte regra:
- Ciência automática ativa: O cliente não visualliza resumos de NF-e quando esses estão aptos ao processo de Ciência. Esta depende da data de emissão (até 10 dias corridos da data de autorização da nota) e do status (não pode estar cancelada). Resumos fora dessa condição serão visualizados normalmente, permitindo .
- Ciência automática inativa: O cliente visualiza todos os resumos, sem restrições.
O prazo para captura dos resumos é de uma hora, posteriormente ao evento de manifestação ser aprovado, o prazo para o recebimento da nota completa é também de até uma hora, logo, em até duas horas a NF-e deve estar sincronizada. Após esse prazo, as notas estarão disponíveis no monitor:
Neste, utilizando a nota de chave 35250300657565000146550010000000371572741060, como exemplo, ainda é possível obter informações adicionais sobre a sincronização deste documento, filtrando por essa temos:
A primeira informação sobre o sincronismo que podemos obter no monitor é a data efetiva de entrada da NF-e completa, que consta na coluna Registrado Em. Essa pode ser habilitada no gerenciador de colunas:
Outro aspecto importante é a possibilidade de ver os eventos de manifestação do destinatário, lembrando que só a partir da aprovação de um deles é que a SEFAZ disponibiliza o documento completo para o destinatário, para analisar os eventos associados a nota temos:
Se fizermos um paralelo de receber o resumo e manifestar a ciência automaticamente, que está habilitado para essa filial, podemos dizer que o resumo entrou para o Transmite as 14:55 (pois a ciência automática ocorre imediatamente após o recebimento do resumo), e na próxima sincronização, as 16:00 a nota completa ingressou ao sistema, conforme esperado.
O produto ainda possui um histórico para a o registro, acessível coforme exemplo abaixo:
Com o uso da funcionalidade, fica comprovado que a nota de fato entrou no sincronismo ocorrido as 16:00, pois seu NSU está contido no intervalo contemplado por essa.
Agora que o fluxo e as funcionalidades do produto foram ilustradas, é possível discutir incidentes comuns e possíveis ações para identificá-los e resolvê-los:
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