Questão:

Considerando que os dados de colaboradores desligados devem ser mantidos por prazos legais que variam entre 5 e 30 anos, é possível desenvolver uma funcionalidade que permita a exclusão automática de registros de funcionários desligados, desde que respeitados esses prazos legais?

Resposta:

O expurgo de dados de ex-funcionários é o processo de remoção definitiva de registros de colaboradores inativos ou desligados da base de dados dos sistemas de gestão de pessoal. Essa prática é fundamental para garantir a integridade, organização e segurança das informações, além de contribuir para a otimização do desempenho dos sistemas utilizados pela área de Recursos Humanos.

É essencial que o processo de expurgo seja realizado em estrita conformidade com as legislações que regulam o tratamento de dados pessoais e informações trabalhistas. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais -LGPD - Lei nº 13.709/2018, estabelece diretrizes claras para a gestão de dados pessoais, incluindo a obrigação de eliminação ou anonimização desses dados quando a finalidade para a qual foram coletados já não é mais pertinente.

Além disso, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as normas fiscais impõem prazos específicos para a retenção de documentos relacionados ao vínculo empregatício, como contratos de trabalho, fichas de registro de empregados, folhas de pagamento e outros.

Prazos de Guarda e Eliminação de Dados

Os dados dos ex-funcionários devem ser mantidos por diferentes prazos, de acordo com o tipo de documento e a natureza da informação. Abaixo estão os prazos de guarda mais comuns:

• Contratos de Trabalho e CTPS: Devem ser armazenados por, no mínimo, 5 anos após o término do vínculo (conforme a CLT e a Súmula 362 do TST).

• Documentos relacionados ao FGTS devem ser mantidos por até 30 anos.

• Fichas de Registro de Empregado e Folhas de Ponto: Esses documentos devem ser preservados por 5 anos, conforme as disposições da legislação trabalhista e as normativas do Ministério do Trabalho.

• Dados Bancários e Endereço: Os dados bancários e de endereço dos ex-funcionários podem ser excluídos após 5 anos, salvo se houver alguma obrigação legal ou fiscal que justifique a retenção por um período maior.

• Documentos Relacionados à Previdência (INSS, FGTS, etc.): Devem ser mantidos por até 30 anos, em conformidade com a legislação previdenciária e as normas fiscais aplicáveis.

Normas Legais Relevantes

O processo de expurgo deve observar diferentes normas legais, incluindo:

• CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): Os documentos trabalhistas devem ser mantidos por até 5 anos para fins de fiscalização, embora alguns documentos possam exigir guarda por prazos mais longos.

• Leis nº 8.212/91 e 8.213/91 (Previdência Social): Estes documentos devem ser mantidos por até 30 anos, uma vez que são utilizados para fins de aposentadoria e outros benefícios previdenciários.

• Código Civil (Art. 206): Pode exigir a guarda de certos registros por até 10 anos, dependendo da natureza da obrigação.

• Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): A LGPD prevê a eliminação de dados pessoais quando a finalidade para a qual foram coletados já foi atingida, exceto quando houver uma obrigação legal de retenção.

Exceções e Dados Sensíveis

A LGPD também estabelece que dados sensíveis, como informações sobre saúde ou biometria, devem ser eliminados imediatamente após o término da finalidade para a qual foram coletados, salvo para cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Procedimentos para o Expurgo de Dados

O expurgo de dados deve seguir uma série de procedimentos para garantir que a eliminação seja feita de forma segura e em conformidade com os requisitos legais:

1. Identificação dos Dados a Serem Excluídos: A primeira etapa consiste em realizar uma análise detalhada da base de dados, identificando os registros de ex-funcionários que podem ser descartados com base nos prazos legais de retenção.

2. Verificação de Pendências Jurídicas: Antes de proceder com a exclusão, é imprescindível verificar se existem processos trabalhistas, fiscais ou previdenciários envolvendo o ex-funcionário. Em caso positivo, os prazos de guarda podem ser estendidos até a resolução definitiva dessas pendências.

3. Eliminação dos Dados: Após a verificação dos prazos e pendências, os dados pessoais devem ser eliminados de forma irreversível. Caso a exclusão completa não seja possível, a anonimização dos dados pode ser realizada, de modo que eles não possam ser associados a um indivíduo específico.

4. Registro do Processo de Expurgo: Para garantir a rastreabilidade e a conformidade, deve-se manter um registro interno detalhado de todas as exclusões realizadas, informando os dados excluídos, os prazos de retenção aplicáveis e os responsáveis pela execução do processo.

O não cumprimento das normas sobre retenção e expurgo de dados pode acarretar sérios riscos para a empresa, incluindo:

• Multas e Penalidades: A não conformidade com a LGPD pode resultar em sanções, como advertências e multas.

• Riscos Trabalhistas: A exclusão inadequada de documentos trabalhistas, como registros de ponto ou contratuais, pode prejudicar a empresa em ações judiciais, pois poderá ser incapaz de comprovar o cumprimento das obrigações legais.

• Proteção de Dados: A empresa deve garantir que todos os dados pessoais dos ex-funcionários sejam armazenados e processados de maneira segura, assegurando a privacidade e a proteção da informação, em conformidade com os princípios da LGPD.

O expurgo de dados de ex-funcionários é uma prática para garantir a segurança das informações e o cumprimento das obrigações legais da empresa. A conformidade com a LGPD, a CLT, as normativas fiscais e previdenciárias é crucial para evitar riscos legais e proteger a privacidade dos indivíduos. A adoção de um procedimento claro e bem definido para o expurgo contribui não apenas para a segurança da empresa, mas também para a eficiência e transparência na gestão de dados.

Chamado/Ticket:

PSCONSEG-17414

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8213cons.htm

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8212cons.htm

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm