Sumário

Aprovação

A Gestão de Mensagens tem como objetivo permitir que os usuários e os responsáveis por aprovações acompanhem e visualizem as mensagens processadas. Além disso, essa funcionalidade oferece recursos adicionais, como visualização dos detalhes da mensagem, edição, aprovação, reprovação, uso como modelo, exclusão, entre outros.

A Central de Comunicação disponibiliza o recurso de envio de mensagens mediante aprovação, permitindo que o processo de comunicação institucional seja mais seguro, padronizado e aderente às diretrizes da organização.

Isso significa que um usuário pode criar e submeter uma mensagem, porém essa mensagem somente será enviada após a aprovação de um responsável, previamente definido na Regra de Comunicação associada ao tipo de mensagem e usuário (autor da mensagem).

Quando o recurso de aprovação é aplicado?

• Sempre que a Regra de Comunicação vinculada ao usuário (autor) estiver configurado para requerer aprovação 

• O sistema identifica automaticamente, no momento do envio, se aquela mensagem exige ou não aprovação.

Fluxo do processo de aprovação:

1. O autor da mensagem cria e submete a mensagem.

2. A mensagem fica com o status “Pendente de aprovação”.

3. Os usuários aprovadores, configurados na regra de comunicação, recebem a notificação de que há uma mensagem aguardando análise.

4. O aprovador acessa a gestão de mensagens e utiliza a opção “Aprovar ou visualizar” para revisar os detalhes da mensagem.

   Demonstração

   

   Uma boa prática para usuários aprovadores é utilizar os filtros para localizar rapidamente mensagens que estão pendentes de aprovação, seja de um autor específico ou de todas as mensagens pendentes.

   Além disso, é possível realizar diversas combinações dos filtros para refinar ainda mais a busca.

5. Na tela de visualização da mensagem na etapa final, o aprovador pode:

✅ Aprovar: a mensagem segue para envio (imediato ou conforme agendamento configurado).

❌ Reprovar: a mensagem não será enviada e passará ao status “Reprovado”, sendo obrigatório informar uma justificativa de reprovação.

💡 Exemplo prático:

Imagine que um colaborador da secretaria acadêmica precise comunicar aos alunos sobre a renovação de matrícula. Ele elabora uma mensagem e, ao enviar, o sistema verifica que este tipo de comunicação exige aprovação do coordenador do curso.

• A mensagem então fica com status “Pendente de aprovação”.

• O coordenador acessa o Portal Gestão Educacional entra na  gestão de mensagens, localiza a mensagem e aciona a opção “Aprovar ou Visualizar” , revisa o texto, verifica se os filtros estão corretos (como público-alvo, filiais, cursos) e então aprova a mensagem.

• Caso o coordenador identifique que há um erro, como uma data incorreta ou informação equivocada, ele pode reprovar a mensagem e inserir uma justificativa, por exemplo:

“Mensagem reprovada devido a erro na data de início da renovação. Favor corrigir e reenviar.”

Reprovação

Durante o processo de análise e aprovação de mensagens, é permitido ao usuário reprovar qualquer mensagem que esteja com o status “Pendente de Aprovação”. Ao ser reprovada, a mensagem não será enviada e passará a ter o status “Reprovado”.

Ao selecionar a opção “Aprovar ou Visualizar”, será exibida a mensagem para que o aprovador possa realizar a devida conferência. Na etapa final desse fluxo, estará disponível a ação “Reprovar”.

Ao clicar em “Reprovar”, será apresentada uma tela (conforme a imagem abaixo), onde o usuário deverá obrigatoriamente informar uma justificativa para a reprovação e, em seguida, confirmar a ação clicando no botão “Reprovar”.