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Hablando del usuario...

La página de gestión de usuarios permite al administrador de la empresa consultar los nombres, correos electrónicos, estatus, cantidad y la página de registro de cada usuario, además de asignar aplicaciones y asociar a los usuarios a grupos. Todos los cambios en los usuarios se registran en el informe de auditoría (documentación en idioma Portugués).

También es desde la página Administrar Usuarios que se inicia el procedimiento para incluir nuevos usuarios manualmente en el contexto.

Las situaciones posibles para las cuentas en TOTVS Identity son:

Las funciones disponibles para las cuentas en TOTVS Identity son:


Consultar usuarios

01. Accione el menú Usuarios.

Se presentará una lista con todos los usuarios registrados en el contexto de la empresa en TOTVS Identity, tanto los importados de un Active Directory como los creados manualmente. Al lado del nombre de cada usuario, es posible verificar el tipo de cuenta (Usuario común o Administrador) y el estatus en la empresa (Activado, Invitado, Desactivado o Bloqueado).


Buscar usuarios

01. Accione el menú Usuarios.

02. En el campo Buscar usuario, elija si la búsqueda será por correo electrónico, por nombre o apellido, o por nombre de usuario.

03. Informe el texto a buscar.


Filtrar usuarios

01. Accione el menú Usuarios.

02. Accione el botón Filtrar .

03. En el área Filtrar usuarios, modifique los filtros según sea necesario y accione el botón Aplicar filtro.

Las opciones disponibles son:

  • Filtrar por tipo: permite filtrar por usuarios comunes o administradores.
  • Filtrar por situación: permite filtrar por situación en la empresa (Activado, Invitado, Desactivado o Bloqueado).

04. Para eliminar los filtros utilizados y visualizar nuevamente la lista completa, accione Limpiar filtros.


Exportar usuarios

01. Accione el menú Usuarios.

02. Modifique los filtros según sea necesario.

03. Accione el botón Exportar .

04. En el mensaje de confirmación, accione la opción Exportar.

Los registros exhibidos en la página en el momento en que se acciona el botón Exportar serán exportados en un archivo CSV. Un enlace con validez de 48 horas se envía a la dirección de correo electrónico del administrador que solicitó el informe para que se realice la descarga del archivo exportado.

05. Acceda al correo electrónico y haga clic en el enlace para descargar el informe.

El navegador debe presentar automáticamente la opción para guardar un archivo en formato CSV. Si no ocurre, en la pestaña abierta, accione la opción Descargar.

El archivo CSV contiene el correo electrónico, el identificador, nombre completo, función (usuario común o administrador) y la situación en el momento actual de generación del informe.


Agregar usuario

Estos pasos se refieren a la inclusión manual de usuarios en una empresa del TOTVS Identity. Para conocer la importación de usuarios del Active Directory, consulte la documentación de Active Directory.

01. Accione el menú Usuarios.

02. Haga clic en el botón Agregar usuario.

03. Ingrese la información solicitada en la pestaña Datos de la cuenta.

La información solicitada es:

Nombre
Nombre del usuario

Apellido
Apellido del usuario

¿Desea habilitar el acceso con un nombre de usuario?
Este campo se presenta solo si el acceso con nombre de usuario está habilitado para la empresa.
Al habilitar esta opción, el usuario accederá al sistema a través de un nombre de usuario, sin usar un e-mail. Esta forma de acceso solo está disponible para usuarios comunes.

Nombre de usuario
Este campo se presenta solo si el acceso con nombre de usuario está habilitado.
Inicio de sesión utilizado para la autenticación en Identity y en las aplicaciones TOTVS. Este inicio de sesión debe cumplir con los siguientes requisitos: tener hasta 150 caracteres, no comenzar ni terminar con caracteres especiales y ser único en la empresa.

E-mail
Este campo se presenta solo si el acceso con nombre de usuario está deshabilitado.
Dirección de e-mail que se utilizará para la autenticación en Identity y en las aplicaciones TOTVS. La dirección de e-mail debe ser válida y única para cada cuenta del contexto.

¿Desea convertir a este usuario en administrador?
Al habilitar esta opción, se define que este usuario tendrá el rol de administrador, gestionando usuarios, grupos, aplicaciones y demás configuraciones del contexto de Identity.

En la sección Opciones de activación se realiza la selección de la forma de activación de la cuenta. Las opciones disponibles son:

  • E-mail de Invitación: Cuando está marcada, la activación de la cuenta se realiza a través de un enlace contenido en la invitación enviada al correo electrónico del usuario.
  • Contraseña Temporal: Cuando está marcada, la activación de la cuenta se realiza tan pronto como el registro es completado por el administrador. Para visualizar la contraseña temporal generada, el administrador debe acceder a la página de visualización del usuario. No se envía ninguna invitación por correo electrónico en esta modalidad de activación.

Ambas formas de activación exigen que el usuario cree una contraseña personal para tener acceso al contexto.

Es posible configurar cuál de las formas de autenticación vendrá preseleccionada en el registro de nuevo usuario en la página Nuevas cuentas (documentación en idioma Portugués).

La sección Campos personalizados solo se presenta si hay campos creados en el recurso de Personalización de Identity.

04. Haga clic en la pestaña Grupos y marque los grupos que deben ser asociados al usuario.

Por defecto, el usuario se asocia automáticamente al grupo Everyone, que concentra todos los usuarios de la empresa. Es posible utilizar la búsqueda para filtrar, en caso de que haya muchos grupos registrados.

Al asociar al usuario a los grupos, todas las aplicaciones vinculadas se asociarán automáticamente al usuario.

05. Haga clic en la pestaña Aplicaciones y marque las aplicaciones que deben ser asociadas al usuario.

El usuario se asocia automáticamente a las aplicaciones vinculadas al grupo Everyone y a los demás grupos a los que se le añada. Es posible utilizar la búsqueda para filtrar las aplicaciones deseadas.

06. Haga clic en Agregar usuario para completar la inclusión del usuario.


Visualizar usuario

La página de datos de usuario reúne información de registro y permite al administrador realizar una serie de acciones relacionadas con la cuenta del usuario, como reenviar la invitación por correo electrónico, restablecer la configuración de MFA, cambiar el tipo de usuario, asociar grupos, asignar aplicaciones, aprovisionar en Active Directory, desactivar la cuenta, entre otros.

01. Accione el menú Usuarios.

02. Localice el usuario deseado en la lista.

03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Visualizar para abrir la respectiva página con los datos.

Nombre
Campo único para el nombre y apellido del usuario.

Para usuarios sincronizados con Active Directory, el Primer Nombre se considerará hasta el primer espacio. Los términos siguientes se considerarán Apellido. Por ejemplo: Si el nombre ingresado en este campo es Luis Fernando da Silva, el primer nombre será Luis y Fernando da Silva se considerará el apellido.

E-mail o nombre de usuario
E-mail o nombre utilizado para el acceso del usuario al contexto de la empresa en Identity.

Tipo de usuario
Los tipos existentes son: administrador o usuario común.

  • Administrador: este tipo de cuenta garantiza el acceso a la gestión de usuarios, grupos, aplicaciones y demás configuraciones del contexto en Identity.
  • Usuario común: este tipo de cuenta permite el acceso a las aplicaciones navegables o asignadas al usuario por el administrador y al perfil personal del usuario.

Situación
El usuario puede estar Activado, Invitado, Desactivado o Bloqueado. Debajo de la situación se presenta la fecha en que ocurrió la última modificación en la situación del usuario.

Departamento
Departamento vinculado al usuario.

Contraseña temporal
La contraseña temporal se muestra solo si el usuario aún no ha cambiado la contraseña temporal generada por el administrador.

Campos personalizados
La sección Campos personalizados solo se presenta si hay campos creados en el recurso de Personalización de Identity.
Si hay campos personalizados, estos campos aparecen para consulta debajo de la información de registro del usuario.

Grupos
Cantidad de grupos a los que el usuario ha sido asociado.

Aplicativos
Cantidad de aplicaciones asignadas al usuario.

Aprovisionamiento Active Directory
Situación de los usuarios importados en Active Directory. Permite realizar el aprovisionamiento de la cuenta en Active Directory, si existe un directorio vinculado al contexto.

Autenticación MFA
Indica cómo está el acceso con autenticación multifactor de este usuario: Deshabilitado, Configurado y No configurado.


Editar usuario

01. Accione el menú Usuarios.

02. Localice el usuario deseado en la lista.

03. Accione el ícono Editar y modifique la información deseada.

La información que se puede modificar incluye: Nombre de usuario, Tipo de usuario, Departamento y campos personalizados (si los hay). El correo electrónico o nombre de usuario no puede ser modificado por el usuario administrador.

04. Accione Guardar para confirmar los cambios.


Exportar datos personales

01. Acceda al menú Usuarios.

02. Localice al usuario deseado en la lista.

03. Haga clic en el ícono Exportar .

04. Informe el e-mail del usuario como confirmación.

05. Haga clic en Exportar para confirmar.

Se descargará la información del respectivo usuario relacionada con la empresa actual en un archivo JSON. En este archivo, es posible consultar todo el historial de visualizaciones y cambios que hubo en los datos personales relacionados a este usuario.


Grupos del usuario

Asociar usuario a grupos

01. Acceda al menú Usuarios.

02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.

03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Asociar grupos.

Se presenta una lista con todos los grupos registrados en el contexto de la empresa en TOTVS Identity, tanto los importados del Active Directory como los creados manualmente.

04. Marque en el área correspondiente al grupo que debe ser incluido y haga clic en Asociar grupos para confirmar.


Gestionar grupos

01. Acceda al menú Usuarios.

02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.

03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Gestionar grupos.

Se presenta una lista con todos los grupos a los cuales el usuario ha sido asociado.

04. Localice los grupos de los cuales desea remover al usuario y haga clic en Remover grupo .


Aplicaciones del usuario

Agregar aplicaciones

01. Acceda al menú Usuarios.

02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.

03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Asociar aplicaciones.

Se presenta una lista con todas las aplicaciones registradas en el contexto de la empresa en TOTVS Identity.

04. Localice en la lista las aplicaciones deseadas o utilice el campo Buscar aplicaciones para encontrarlas.

05. Marque en el área correspondiente a la aplicación que desea asignar y luego haga clic en Asociar aplicaciones.


Gestionar aplicaciones

01. Acceda al menú Usuarios.

02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.

03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Gestionar aplicaciones.

Se listarán las aplicaciones asignadas directamente a la cuenta del usuario o asociadas a los grupos del usuario. Solo las aplicaciones asociadas al usuario pueden ser removidas a través de esta pantalla.

04. Localice las aplicaciones que desea remover, haga clic en Más opciones y luego en Remover aplicación.


Provisionamento do Active Directory

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

O quadro Provisionamento Active Directory apresenta a situação de provisionamento do usuário no Active Directory.

  • Provisionamento habilitado : Apresenta o AD no qual o usuário está provisionado e a opção Mais detalhes para consulta aos dados do Active Directory (Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID).
  • Provisionamento não configurado : A opção Provisionar é apresentada para que o usuário seja criado em um dos diretórios AD vinculados ao contexto do TOTVS Identity.
  • Provisionamento disponível para configuração : Caso não exista nenhum AD vinculado ao contexto da empresa no Identity, nenhuma informação será exibida no quadro e a cor de fundo apresentada será cinza.


Consultar detalhes

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Mais detalhes.

Serão listados para consulta o Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID do usuário sincronizado com o Active Directory.


Provisionar usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Provisionar Active Directory.

05. Preencha os campos de dados da conta para provisionar o usuário para o Active Directory.

Os dados necessários para o provisionamento são:

Active Directory
Selecione o diretório desejado dentre aqueles que foram vinculados no Identity.

DN Raiz e Domínio da Conta
Os campos DN Raiz e Domínio da Conta são preenchidos automaticamente com base no Active Directory selecionado, mas podem ser editados caso desejado.

Senha provisória e Redigite a senha
Informe a senha temporária e repita a senha para confirmação. Esta senha será atribuída apenas à conta do usuário criada no Active Directory.

06. Acione Salvar.

Será enviada uma requisição para o Active Directory através do SmartSync, para que o usuário seja criado no domínio escolhido. Após o provisionamento, o usuário poderá autenticar-se com a senha do Active Directory neste contexto do Identity, caso a administração da empresa tenha habilitado este recurso.


Autenticação MFA

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

O quadro Autenticação MFA apresenta a situação desse recurso de segurança para o usuário em questão.

  • Autenticação com MFA habilitada : A configuração foi realizada pelo usuário e a opção Desabilitar pode ser utilizada pelo administrador em caso de perda ou roubo do aparelho do usuário.
  • Autenticação com MFA desabilitada : O usuário ainda não configurou a autenticação multifator em sua conta.


Desativar acesso com MFA do usuário

Esta opção permite que a configuração da autenticação multifator seja feita novamente em caso de troca de aparelho ou remoção da conta previamente cadastrada no aplicativo My Safe id, por exemplo.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário. 

04. No quadro Autenticação MFA, acione o botão e então Desabilitar.

05. Insira uma justificativa e a senha para confirmar a ação.

A justificativa é obrigatória e fica registrada em histórico, posteriormente pode ser consultada no relatório de auditoria.

05. Acione o botão Desabilitar.

Caso o usuário faça parte de um grupo com MFA obrigatório, é necessário configurar novamente a autenticação multifator para que o acesso ao Identity seja liberado.


Reenviar convite

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Convidado.
01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Reenviar convite.

Uma nova mensagem de convite é enviada ao e-mail do usuário com um link para ativação da conta nesse contexto do TOTVS Identity.


Senha temporária

Essa senha é gerada para usuários criados a partir da opção de ativação por senha temporária, ou para reset de senha nos casos em que o usuário não tem e-mail cadastrado e, consequentemente, não consegue efetuar o reset de senha pela tela de login. 

Copiar senha temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Senha temporária e acione Copiar senha temporária .

Após acionar essa opção, a senha temporária é copiada para a área de transferência do usuário autenticado, e deve ser repassada ao usuário que necessita do acesso ao Identity. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha.


Resetar senha

Essa função só é permitida para usuário sem e-mail. Quando é gerada uma senha temporária para o usuário, ele automaticamente não consegue mais acessar com a senha anterior.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Resetar senha.

Após acionar essa opção, será apresentada ao administrador uma senha temporária. Essa senha deve ser informada ao usuário, para que ele possa efetuar o login normalmente. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha.


Desativação temporária

Esse recurso possibilita que o usuário seja desativado por um período predefinido e após esse período, seja automaticamente reativado no TOTVS Identity.


Planejar desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativação temporária.

05. Preencha as informações necessárias. 

Data Inicial
Data em que o usuário deve ser desativado. Caso a data inicial configurada seja a atual, a desativação pode levar algumas horas para ser executada.

Data Final
Data em que o usuário deve ser reativado.

Descrição
Campo opcional, para que sejam incluídas mais informações sobre a desativação.

06. Acione Desativar.

Após salvar, o período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário.

A desativação temporária não sincroniza a situação do usuário desativado no TOTVS Identity com o Active Directory.


Alterar período de desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Desativação temporária e acione Editar desativação.

05. Ajuste as informações necessárias.

06. Acione Desativar.

O período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário.


Remover período de desativação temporária

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Localize o campo Desativação temporária e acione Remover desativação .

O usuário não será desativado no período definido previamente.


Desativar usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativar usuário.

04. Confirme a desativação acionando Desativar.

Após confirmar, o usuário não terá mais acesso ao contexto em que foi desativado, a menos que seja reativado por um administrador.

Nos contextos em que a opção Sincronizar mudanças no estado do usuário do Identity para o Active Directory esteja ativada, o usuário também será desativado no Active Directory.


Reativar usuário

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Desativado.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Ativar usuário.

04. Confirme a ativação acionando Ativar.

O usuário volta a ter acesso completo à conta no contexto.


Excluir usuário

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Excluir usuário .

04. Para confirmar a exclusão, acione Excluir.

Após confirmar, a conta do usuário será totalmente removida da empresa e não poderá ser restaurada. O usuário não terá mais acesso ao contexto do TOTVS Identity do qual foi removido.

Caso o usuário excluído tenha sido importado a partir do Active Directory, sua conta será automaticamente incluída na lista de Rejeitados.

No processo para excluir um usuário existem etapas que são assíncronas e também destacamos que remover registros pode ser oneroso em relação ao tempo do processamento do banco de dados. Com isso, pode haver variação de tempo na exclusão para cada usuário do TOTVS Identity, por este motivo, recomendamos que após a confirmação da exclusão, o usuário atualize a página para validar de fato que o usuário em questão foi removido.


Desbloquear usuário

Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Bloqueado, ou seja, tenha sido bloqueado por excesso de tentativas de login.

01. Acione o menu Usuários.

02. Localize o usuário desejado na lista.

03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.

04. Em Ações, acione Mais opções e então Desbloquear.

05. Na janela de confirmação, acione Desbloquear.

Com isso, o usuário estará poderá voltar a tela de login para autenticar-se ou acionar a opção Esqueceu sua senha?.

Caso o usuário tenha um e-mail de reset de senha configurado, ele próprio consegue realizar o desbloqueio pela opção de recuperação de senha pessoal.



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