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La página de gestión de usuarios permite al administrador de la empresa consultar los nombres, correos electrónicos, estatus, cantidad y la página de registro de cada usuario, además de asignar aplicaciones y asociar a los usuarios a grupos. Todos los cambios en los usuarios se registran en el informe de auditoría (documentación en idioma Portugués).
También es desde la página Administrar Usuarios que se inicia el procedimiento para incluir nuevos usuarios manualmente en el contexto.
Las situaciones posibles para las cuentas en TOTVS Identity son:
Las funciones disponibles para las cuentas en TOTVS Identity son:
01. Accione el menú Usuarios.
Se presentará una lista con todos los usuarios registrados en el contexto de la empresa en TOTVS Identity, tanto los importados de un Active Directory como los creados manualmente. Al lado del nombre de cada usuario, es posible verificar el tipo de cuenta (Usuario común o Administrador) y el estatus en la empresa (Activado, Invitado, Desactivado o Bloqueado). |
01. Accione el menú Usuarios.
02. En el campo Buscar usuario, elija si la búsqueda será por correo electrónico, por nombre o apellido, o por nombre de usuario.
03. Informe el texto a buscar.
01. Accione el menú Usuarios.
02. Accione el botón Filtrar 
.
03. En el área Filtrar usuarios, modifique los filtros según sea necesario y accione el botón Aplicar filtro.
Las opciones disponibles son:
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04. Para eliminar los filtros utilizados y visualizar nuevamente la lista completa, accione Limpiar filtros.
01. Accione el menú Usuarios.
02. Modifique los filtros según sea necesario.
03. Accione el botón Exportar 
.
04. En el mensaje de confirmación, accione la opción Exportar.
Los registros exhibidos en la página en el momento en que se acciona el botón Exportar serán exportados en un archivo CSV. Un enlace con validez de 48 horas se envía a la dirección de correo electrónico del administrador que solicitó el informe para que se realice la descarga del archivo exportado. |
05. Acceda al correo electrónico y haga clic en el enlace para descargar el informe.
El navegador debe presentar automáticamente la opción para guardar un archivo en formato CSV. Si no ocurre, en la pestaña abierta, accione la opción Descargar. El archivo CSV contiene el correo electrónico, el identificador, nombre completo, función (usuario común o administrador) y la situación en el momento actual de generación del informe. |
Estos pasos se refieren a la inclusión manual de usuarios en una empresa del TOTVS Identity. Para conocer la importación de usuarios del Active Directory, consulte la documentación de Active Directory.
01. Accione el menú Usuarios.
02. Haga clic en el botón Agregar usuario.
03. Ingrese la información solicitada en la pestaña Datos de la cuenta.
La información solicitada es: Nombre Apellido En la sección Opciones de activación se realiza la selección de la forma de activación de la cuenta. Las opciones disponibles son:
La sección Campos personalizados solo se presenta si hay campos creados en el recurso de Personalización de Identity. |
04. Haga clic en la pestaña Grupos y marque los grupos que deben ser asociados al usuario.
Por defecto, el usuario se asocia automáticamente al grupo Everyone, que concentra todos los usuarios de la empresa. Es posible utilizar la búsqueda para filtrar, en caso de que haya muchos grupos registrados. Al asociar al usuario a los grupos, todas las aplicaciones vinculadas se asociarán automáticamente al usuario. |
05. Haga clic en la pestaña Aplicaciones y marque las aplicaciones que deben ser asociadas al usuario.
El usuario se asocia automáticamente a las aplicaciones vinculadas al grupo Everyone y a los demás grupos a los que se le añada. Es posible utilizar la búsqueda para filtrar las aplicaciones deseadas. |
06. Haga clic en Agregar usuario para completar la inclusión del usuario.
La página de datos de usuario reúne información de registro y permite al administrador realizar una serie de acciones relacionadas con la cuenta del usuario, como reenviar la invitación por correo electrónico, restablecer la configuración de MFA, cambiar el tipo de usuario, asociar grupos, asignar aplicaciones, aprovisionar en Active Directory, desactivar la cuenta, entre otros.
01. Accione el menú Usuarios.
02. Localice el usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Visualizar 
para abrir la respectiva página con los datos.
Nombre
E-mail o nombre de usuario Tipo de usuario
Situación Departamento Contraseña temporal Grupos Aplicativos Aprovisionamiento Active Directory Autenticación MFA |
01. Accione el menú Usuarios.
02. Localice el usuario deseado en la lista.
03. Accione el ícono Editar 
y modifique la información deseada.
La información que se puede modificar incluye: Nombre de usuario, Tipo de usuario, Departamento y campos personalizados (si los hay). El correo electrónico o nombre de usuario no puede ser modificado por el usuario administrador. |
04. Accione Guardar para confirmar los cambios.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el ícono Exportar .
04. Informe el e-mail del usuario como confirmación.
05. Haga clic en Exportar para confirmar.
Se descargará la información del respectivo usuario relacionada con la empresa actual en un archivo JSON. En este archivo, es posible consultar todo el historial de visualizaciones y cambios que hubo en los datos personales relacionados a este usuario. |
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.
03. Haga clic en Más opciones 
ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Asociar grupos.
Se presenta una lista con todos los grupos registrados en el contexto de la empresa en TOTVS Identity, tanto los importados del Active Directory como los creados manualmente. |
04. Marque en el área correspondiente al grupo que debe ser incluido y haga clic en Asociar grupos para confirmar.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.
03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Gestionar grupos.
Se presenta una lista con todos los grupos a los cuales el usuario ha sido asociado. |
04. Localice los grupos de los cuales desea remover al usuario y haga clic en Remover grupo 
.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.
03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Asociar aplicaciones.
Se presenta una lista con todas las aplicaciones registradas en el contexto de la empresa en TOTVS Identity. |
04. Localice en la lista las aplicaciones deseadas o utilice el campo Buscar aplicaciones para encontrarlas.
05. Marque en el área correspondiente a la aplicación que desea asignar y luego haga clic en Asociar aplicaciones.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista presentada.
03. Haga clic en Más opciones ubicado en la fila del usuario y seleccione la opción Gestionar aplicaciones.
Se listarán las aplicaciones asignadas directamente a la cuenta del usuario o asociadas a los grupos del usuario. Solo las aplicaciones asociadas al usuario pueden ser removidas a través de esta pantalla. |
04. Localice las aplicaciones que desea remover, haga clic en Más opciones y luego en Remover aplicación.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
El cuadro Provisionamiento de Active Directory presenta la situación de provisionamiento del usuario en Active Directory.
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01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En el cuadro Provisionamiento de Active Directory, haga clic en el botón y luego en Más detalles.
Se listarán para consulta el Dominio de la cuenta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID del usuario sincronizado con Active Directory. |
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En el cuadro Provisionamiento de Active Directory, haga clic en el botón y luego en Provisionar Active Directory.
05. Complete los campos de datos de la cuenta para provisionar al usuario para Active Directory.
Los datos necesarios para el provisionamiento son: |
06. Haga clic en Guardar.
Se enviará una solicitud a Active Directory a través de SmartSync para que el usuario sea creado en el dominio elegido. Después del provisionamiento, el usuario podrá autenticarse con la contraseña de Active Directory en este contexto de Identity, siempre que la administración de la empresa haya habilitado esta función. |
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
El cuadro Autenticación MFA presenta la situación de este recurso de seguridad para el usuario en cuestión.
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Esta opción permite que la configuración de la autenticación multifactor se realice nuevamente en caso de cambio de dispositivo o eliminación de la cuenta previamente registrada en la aplicación My Safe id, por ejemplo.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En el cuadro Autenticación MFA, haga clic en el botón y luego en Deshabilitar.
05. Ingrese una justificación y la contraseña para confirmar la acción.
La justificación es obligatoria y se registrará en el historial; posteriormente, se puede consultar en el informe de auditoría. |
06. Haga clic en el botón Deshabilitar.
Si el usuario forma parte de un grupo con MFA obligatorio, es necesario configurar nuevamente la autenticación multifactor para que se libere el acceso a Identity. |
Esta opción solo se presenta si el usuario está en la situación Invitado.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En Acciones, haga clic en Más opciones y luego en Reenviar invitación.
Se envía un nuevo mensaje de invitación al correo electrónico del usuario con un enlace para activar la cuenta en este contexto de TOTVS Identity. |
Esta contraseña es generada para usuarios creados a partir de la opción de activación por contraseña temporal, o para restablecimiento de contraseña en casos en que el usuario no tiene un correo electrónico registrado y, por lo tanto, no puede restablecer la contraseña a través de la pantalla de inicio de sesión.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. Localice el campo Contraseña temporal y haga clic en Copiar contraseña temporal 
.
Después de seleccionar esta opción, la contraseña temporal se copia al portapapeles del usuario autenticado y debe ser entregada al usuario que necesita acceso a Identity. En el primer inicio de sesión, el usuario está obligado a cambiar esta contraseña. |
Esta función solo está permitida para usuarios sin correo electrónico. Cuando se genera una contraseña temporal para el usuario, automáticamente ya no puede acceder con la contraseña anterior.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En Acciones, haga clic en Más opciones y luego en Restablecer contraseña.
Después de seleccionar esta opción, se presentará al administrador una contraseña temporal. Esta contraseña debe ser informada al usuario, para que pueda iniciar sesión normalmente. En el primer inicio de sesión, el usuario está obligado a cambiar esta contraseña. |
Este recurso permite que el usuario sea desactivado por un período predefinido y, después de este período, sea automáticamente reactivado en TOTVS Identity.
01. Acceda al menú Usuarios.
02. Localice al usuario deseado en la lista.
03. Haga clic en el nombre del usuario o en el ícono Ver para abrir la respectiva página con los datos del usuario.
04. En Acciones, haga clic en Más opciones y luego en Desactivación temporal.
05. Complete la información necesaria.
Fecha de Inicio |
06. Haga clic en Desactivar.
Después de guardar, el período de desactivación temporal se mostrará en la pantalla de datos del usuario. La desactivación temporal no sincroniza el estado del usuario desactivado en TOTVS Identity con Active Directory. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar 
para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Editar desativação
.
05. Ajuste as informações necessárias.
06. Acione Desativar.
O período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Remover desativação 
.
O usuário não será desativado no período definido previamente. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções 
e então Desativar usuário.
04. Confirme a desativação acionando Desativar.
Após confirmar, o usuário não terá mais acesso ao contexto em que foi desativado, a menos que seja reativado por um administrador. Nos contextos em que a opção Sincronizar mudanças no estado do usuário do Identity para o Active Directory esteja ativada, o usuário também será desativado no Active Directory. |
Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Desativado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Ativar usuário.
04. Confirme a ativação acionando Ativar.
O usuário volta a ter acesso completo à conta no contexto. |
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Excluir usuário 
.
04. Para confirmar a exclusão, acione Excluir.
Após confirmar, a conta do usuário será totalmente removida da empresa e não poderá ser restaurada. O usuário não terá mais acesso ao contexto do TOTVS Identity do qual foi removido. Caso o usuário excluído tenha sido importado a partir do Active Directory, sua conta será automaticamente incluída na lista de Rejeitados.
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Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Bloqueado, ou seja, tenha sido bloqueado por excesso de tentativas de login.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desbloquear.
05. Na janela de confirmação, acione Desbloquear.
Com isso, o usuário estará poderá voltar a tela de login para autenticar-se ou acionar a opção Esqueceu sua senha?. |
Caso o usuário tenha um e-mail de reset de senha configurado, ele próprio consegue realizar o desbloqueio pela opção de recuperação de senha pessoal. |
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: Presenta el AD en el cual el usuario está provisionado y la opción Más detalles para consultar los datos del Active Directory (Dominio de la cuenta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID).
: Si no existe ningún