Falando de mecanismos de atribuição... Image Modified

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Os mecanismos de atribuição são instrumentos que permitem definir as possíveis pessoas que podem ser responsáveis pelas etapas de em um processo, de acordo com os critérios estabelecidos pelo próprio mecanismo escolhido.

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• definir os gestores do processo: configurado no próprio processo, permite definir quais são as pessoas que terão o poder de representar qualquer outra pessoa envolvida no processo, bem como receber notificações de acompanhamento das solicitações;

• definir quem pode abrir solicitações do processo: configurado na etapa inicial do processo – componente Início, permite definir quais são as pessoas que podem abrir solicitações do processo;

• definir os responsáveis por cada etapa do processo: configurado em cada etapa do processo – componente Atividade, permite definir quais são as pessoas que podem ser responsáveis por receber a solicitação quando ela chegar em cada uma das etapas do processo.

Objetivo dos mecanismos

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Os mecanismos de atribuição tem têm como principal objetivo direcionar as solicitações de processos de forma automatizada, agilizando o andamento e facilitando a atribuição de responsabilidades.

Eles visam agilizar o andamento das solicitações, atribuindo cada etapa aos respectivos responsáveis, evitando gargalos e podendo distribuir , distribuindo as etapas entre grupos de pessoas e definindo responsabilidades claras.

Tipos de mecanismos

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Por padrão, existem cinco tipos de mecanismos de atribuição disponíveis para uso atualmente: Qualquer pessoa, Grupo específico, Papel específico, Campo Por campo de formulário e Pessoa específica.

A seguir é detalhado o funcionamento de cada um dos mecanismos.

Qualquer pessoa

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Esse mecanismo permite definir que qualquer pessoa com cadastro ativo na plataforma pode ser a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, qualquer pessoa pode receber a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou qualquer pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

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Grupo específico

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Esse mecanismo permite definir:

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Individual

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A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa do grupo específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa do grupo deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:

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• Envio para todos do grupo (pool): quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas do grupo e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar essa etapa.

Conjunta

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A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa do grupo específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas do grupo devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:

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• Consenso para conclusão: percentual de consenso que é necessário atingir para que a etapa seja considerada concluída, ou seja, percentual de pessoas que devem assumir a etapa e tomar a mesma decisão para que a solicitação possa ser movimentada para a próxima. Por padrão, o consenso é definido em 100%.

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Papel específico

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Esse mecanismo permite definir:

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Individual

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A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa que exerce o papel específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa que exerce o papel deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:

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• Envio para todos do papel (pool): quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo e essa forma de execução configurados, ela será automaticamente enviada para todas as pessoas que exercem o papel e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar essa etapa.

Conjunta

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A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa que exercem o papel específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas que exercem o papel devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:

...

• Consenso para conclusão: percentual de consenso que é necessário atingir para que a etapa seja considerada concluída, ou seja, percentual de pessoas que devem assumir a etapa e tomar a mesma decisão para que a solicitação possa ser movimentada para a próxima. Por padrão, o consenso é definido em 100%.

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Campo de formulário

Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.

Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.

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Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do acesso – componente Atividade – como:

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→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso.

** gif **

Pessoa específica

Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.

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Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição da aprovação do contrato como:

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→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo.

** gif **

Por campo de formulário

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Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.

Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.

Pessoa específica

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Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.

Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.

Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.

Exemplos de uso

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Reunimos aqui vários cenários nos quais podem ser aplicados os diferentes mecanismos de atribuição. Os exemplos contam com o mecanismo, o cenário onde será aplicado e o que acontece quando a solicitação for movimentada para a etapa no qual foi configurado.

São demonstrados exemplos com alguns tipos de mecanismos de atribuição. Clique em cada cenário para ver seus detalhes.

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el) {
                var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                var $content = $(el).find('span.cloak');
                if (isExpand) {
                    $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
                    $content.show();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose');
                    $content.hide();
                }
            });
        }

        $(document).on('click', '#toggleAll-1', function(ev) {
            ev.preventDefault();
            var isExpand = $(this).data('expand');
            var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-1" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todos os exemplos</a>

Exemplos de uso

Reunimos aqui vários cenários nos quais podem ser aplicados os diferentes mecanismos de atribuição. Os exemplos contam com o mecanismo, o cenário onde será aplicado e o que acontece quando a solicitação for movimentada para a etapa no qual foi configurado.

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<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el) {
                var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                var $content = $(el).find('span.cloak');
                if (isExpand) {
                    $arrow.removeClass('cloakDefaultOpen').addClass('cloakDefaultClose');
                    $content.show();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose');
                    $content.hide();
                }
            });
        }

        $(document).on('click', '#toggleAll-1', function(ev) {
            ev.preventDefault();
            var isExpand = $(this).data('expand');
            var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-1" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todos os exemplos</a>

trueMecanismo

→ Papel específico

Em um processo de Compra de equipamento eletrônico, como notebooks, monitores, mouse, teclado, fones de ouvido, dentre outros, apenas algumas pessoas da área de Infraestrutura tem autorização para solicitar a compra para a área de Compras da empresa. Ou seja, o colaborador que tem alguma necessidade de equipamento, deve, primeiramente, entrar em contato com a área de infraestrutura para notificá-los sobre sua necessidade. Eles analisarão se já possuem o equipamento solicitado ou se será necessário comprá-lo. Sendo necessário comprá-lo, as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos – compra, troca, controle de inventário, descarte etc. – da área de Infraestrutura podem abrir uma solicitação de compra do equipamento necessário.

→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões.

Cloak
id @4@5
trueMecanismo → Xxxxxxx Por campo de formulário trueCenário Em um processo de Xxxxx, processo de Aprovação de orçamento, é necessário informar alguns dados, dentre eles, o valor total do orçamento a ser aprovado. O responsável por aprovar esse orçamento varia de acordo com o valor, visto que existem alçadas de aprovação para o gestor, para o gestor executivo e para o diretor. Ao ser informado o valor no formulário, o campo Responsável pela aprovação é automaticamente preenchido e a etapa Aprovação deve ser enviada para essa pessoa. Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Xxxxx do processo – como: Etapa Tipo de mecanismo Possíveis responsáveis pela etapa Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx → Significa que xxxxxxxxxxxxxx

Painel

borderColor	#ebecf0

Toggle Cloak
id @5

Xxxxxxxxxxx

trueMecanismo

→ Xxxxxxx

Em um processo de Xxxxx, 

Desta forma, podemos definir o mecanismo de atribuição dessa etapa – componente Xxxxx do processo – como:

→ Significa que xxxxxxxxxxxxxx

Dúvidas frequentes

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Dúvidas frequentes

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Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre os mecanismos de atribuição.

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
            var $items = $parent.find('.panel');

            $.each($items, function(idx, el

<script>
    (function() {
        function toggleAreas(isExpand, $parent) {
          var $arrow = $(el).find('span.cloakToggle').find('span');
                 var $items$content = $parent$(el).find('span.panelcloak');

                $.each($items, function(idx, elif (isExpand) {
                 var $arrow = $(el).find$arrow.removeClass('span.cloakTogglecloakDefaultOpen').findaddClass('spancloakDefaultClose');
                var  $content = $(el).find('span.cloak'$content.show();
                if} (isExpand)else {
                    $arrow.removeClassaddClass('cloakDefaultOpen').addClassremoveClass('cloakDefaultClose');
                    $content.showhide();
                } else {
                    $arrow.addClass('cloakDefaultOpen').removeClass('cloakDefaultClose')});
        }

        $(document).on('click',    $content.hide();'#toggleAll-2', function(ev) {
            ev.preventDefault();
    }
        var isExpand   }= $(this).data('expand');
        }

     var $parent = $(documentthis).onnextAll('click', '#toggleAll-2', function(ev) {.sectionColumnWrapper').first();
            ev.preventDefault(toggleAreas(isExpand, $parent);
            var isExpand = $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-2" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todas var $parent = $(this).nextAll('.sectionColumnWrapper').first();
            toggleAreas(isExpand, $parent);
            $(this).data('expand', !isExpand);
        });
    })();
</script>
<a id="toggleAll-2" href="#" data-expand="true">Abrir/fechar todas as dúvidas</a>as dúvidas</a>

Sim, é possível utilizar, mas não é recomendado. Etapas que lidam com dados confidenciais ou críticos devem ser encaminhadas para as pessoas autorizadas a ter acesso e a tomar alguma decisão com base neles.

<style type="text/css">
.confluenceTable .confluenceTd {
    vertical-align: middle !important;
}
</style>

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    (function(h,o,t,j,a,r){
        h.hj=h.hj||function(){(h.hj.q=h.hj.q||[]).push(arguments)};
        h._hjSettings={hjid:1280165,hjsv:6};
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    })(window,document,'https://static.hotjar.com/c/hotjar-','.js?sv=');
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