d) Cotação

O item Cotação é responsável pelo cadastro das cotações de preços no sistema.

Você pode inserir os dados, enquanto fala ao telefone com o fornecedor. Neste caso, é aconselhável que você utilize um tipo de telefone, que deixe suas mãos livres para digitar.

Outra possibilidade, é enviar um fax para o fornecedor com o formulário chamado Coleta de Preços, para que ele faça o preenchimento de suas condições e devolva a sua empresa, para que os dados sejam inseridos.

Se você trabalha com o sistema operacional Windows, utilize os recursos do WinFax, que permite o envio de fax diretamente do nosso sistema, sem a necessidade de impressão e envio do fax.

Para incluir os dados de uma cotação, siga os procedimentos abaixo:

• Acesse o item Compras - Cotação.

• Clique no botão Procurar , para localizar o processo de compras cujos dados (preço e demais condições) serão inseridos.

• Estabeleça os parâmetros de seleção do processo de compras e clique no botão Buscar , para o sistema exibir os processos que se enquadram nas condições estabelecidas.

• Selecione o produto do processo que você deseja atualizar, escolhendo o fornecedor, e clique no botão Ok.

• Em seguida, clique no botão Atualizar , para o sistema permitir a inclusão ou a atualização de dados.

• Os campos Processo Número e Fornecedor serão preenchidos, automaticamente, de acordo com o processo e o fornecedor selecionados.

• No quadro Itens em Cotação, selecione um a um, os itens que serão cotados e passe para os preenchimentos das guias da tela.

 As guias Preços ,Prazo de Entrega e Prazo de Pagamento são de preenchimento obrigatório.

No caso das guias Prazo de Entrega e Prazo de Pagamento, você só precisará preenchê-las uma vez, para cada fornecedor. O sistema entende que o prazo de entrega e de pagamento, concedidos pelo fornecedor para um item, será igual para os demais itens do processo. Mesmo assim, será possível alterar, se o prazo de pagamento ou de entrega for diferente, para cada um dos itens do processo.

Resumindo: Você deverá preencher o preço, o prazo de entrega e de pagamento, somente para o primeiro produto que será cotado. Para os demais produtos, indique apenas o preço.

O processo acima deverá ser repetido, para cada fornecedor.

• Utilize o botão Copiar Prazos , para que os prazos indicados sejam replicados para todos os outros produtos da OC.

• Utilize o botão Copiar Prazos (sobrescrevendo) - para sobrescrever o prazo existente pelo atual.

• Clique no botão Enviar e-mail para enviar ao fornecedor, por meio do Gerência de e-mail padrão, o formulário para coleta de preços. Ao marcar a opção Exibe os e-mails, o sistema gera o e-mail para que você o envie, manualmente. Caso o campo não seja marcado, o email é enviado diretamente ao fornecedor, pelo sistema. Já a opção Anexa Arquivo dos Dados da Cotação, se selecionada, permite que você salve a cotação em disco e a envie como arquivo anexado ao e-mail. Caso não seja marcada, o sistema disponibiliza a cotação apenas no corpo do email.

• Utilize o botão Pendentes, para visualizar todos os itens/fornecedores pendentes de cotação.

• Clique no botão Lista de Preço, para que a cotação seja preenchida automaticamente, com os dados definidos no cadastro da lista de preço.

• Utilize o botão Proposta, para que um mesmo fornecedor possa ter várias propostas para cada produto cotado.

• Utilize o quadro Últimas Compras para visualizar os dados referentes à ultima compra, que poderão ser por empresa logada ou por consolidação das empresas. Essa configuração é realizada no campo Exibição de valor da última compra, presente na guia Configuração dos parâmetros do sistema.

• Clique no botão Anexos, para incluir, excluir, visualizar e/ou salvar anexos.

• Clique no botão Conferência, para gerar o relatório onde o comprador poderá visualizar, de uma forma global, o que já foi cotado e o que está faltando para fechar a cotação.

DICA

Ao posicionar o mouse sobre a linha de insumos, será possível visualizar as informações de prazo de entrega e pagamento, facilitando a análise dos fornecedores em cotação.