Contabilização de Ocorrências – Baixa

Responsável pela contabilização de Baixa (parcial e total) realizada nos patrimônios, este processo cria lançamentos contábeis de acordo com a parametrização definida no(s) evento(s) contábil (eis)  de forma que, posteriormente, sejam enviados para o sistema contábil.

A contabilização de Baixa em patrimônio(s) não será realizada nas seguintes situações:

• Patrimônios pertencentes a grupos de patrimônio que possuem cenários sem evento(s) contábil (eis) associado(s);
• Utilizar evento contábil que possui diferenças entre débitos e créditos. Está situação é definida nos itens do evento;
• Em patrimônios considerados títulos;
• Em patrimônios inativos;
• Alterar, diretamente na tela do processo de contabilização, a data do lançamento de forma que fique diferente à da Baixa;
• Alterar, diretamente na tela do processo de contabilização, o valor do lançamento de forma que fique diferente ao da ocorrência de Baixa;
• Ocorrência(s) já contabilizada(s) anteriormente;
• Ocorrência(s) definida(s) para não ser (em) contabilizada(s). Nesta situação o status da opção "Status da contabilização" deverá estar como "Não contabilizar". 

Passos para realização da contabilização da ocorrência de Baixa (Parcial e Total)

Antes de contabilizar a Baixa (Parcial e Total) em patrimônio(s) deve-se verificar a existência de evento contábil, devidamente parametrizado. Este evento deverá ser classificado em "Classificação de Evento Contábil" como de Baixa.

Após a classificação do evento deve-se associá-lo ao grupo de patrimônio, grupo este que será, posteriormente, associado ao patrimônio durante sua inclusão.

Observação

Os lançamentos contábeis serão criados respeitando as informações definidas no evento contábil associado ao cenário informado no grupo de patrimônio. Desta forma é fundamental que todos os passos citados até o momento sejam respeitados a fim de que a contabilização seja realizada corretamente.

A contabilização da ocorrência deverá ser definida durante o processo de Baixa. Para isto deve-se marcar a opção "Contabilizar Ocorrência". Lembre-se que a contabilização não será realizada neste momento. Somente a Baixa no patrimônio será executada.

Durante o processo de Baixa no patrimônio caso deseje não realizar a contabilização do mesmo deve-se desmarcar a opção "Contabilizar Ocorrência". Uma vez executado o processo com esta opção desmarcada o sistema não permitirá que, posteriormente, seja realizada a contabilização desta ocorrência.

Ao executar a Baixa, com a opção "Contabilizar Ocorrência" marcada, a ocorrência ficará com o status da contabilização como "Pendente". Desta forma a contabilização poderá ser executada a partir da tela de consulta de ocorrências realizadas em Operações Patrimoniais ou pela visão de ocorrências (em anexo) na tela de patrimônios cadastrados.

Na tela de contabilização de Baixa será exibido o código e descrição do patrimônio (não pode ser alterado), a descrição do lançamento contábil, o número do documento, o código do histórico (histórico do lançamento) e seu complemento. Por default, a descrição do lançamento e o número do documento serão preenchidos, respectivamente, pelo código do patrimônio e o seu número de documento ficando estes campos livres para serem alterados.

Após o preenchimento dos campos citados anteriormente será exibido detalhes dos lançamentos contábeis. Este passo é extremamente importante, pois pode-se verificar se todos os dados da contabilização (tais como contas contábeis, valores e distribuição gerencial) estão de acordo com o evento contábil.

Observação

Caso no evento contábil esteja definido que a "Origem da Conta" buscará o default em "Conta do Processo de Contabilização", antes de visualizar os lançamentos contábeis será exibida uma tela onde devem ser informadas as contas contábeis de acordo com cada item existente no evento.

Exemplo

Se no evento existem dois itens, um a débito que aplica o item na Baixa e outra a crédito que também aplica o item na Baixa e ambos com a opção "Buscar default em" "Conta do Processo de Contabilização", na tela de contabilização da baixa será exibida uma tela onde deverão ser informadas as contas contábeis (a débito e a crédito) referentes a cada item.

Caso deseje refazer a contabilização antes de finalizar o processo, definindo outros dados para os lançamentos, deve-se informar outro evento contábil (na tela de edição da contabilização) e clicar na opção "Refaz Contabilização". Neste momento o lançamento existente será excluído e será criado um novo lançamento de acordo com o novo evento contábil informado.

Observação Como medida de segurança exigida pelo sistema não será permitido que o valor e a data do lançamento sejam alterados.

Estando todos os dados corretos o processo deverá ser executado sendo que, ao seu final será exibido um log contendo todas as informações referentes a execução da contabilização da Baixa.

Visualizar contabilização da Baixa

Ao realizar a contabilização da Baixa no patrimônio com sucesso o status da contabilização da ocorrência será alterado para "Contabilizado". Os lançamentos contábeis poderão ser visualizados a partir da opção "Visualizar a Contabilização da ocorrência" editando a ocorrência existente em Operações Patrimoniais - Consulta/Cancela ou na visão de ocorrência (em anexos) da tela de patrimônios cadastrados.

Desfazer a contabilização de ocorrências

Caso seja necessário realizar a exclusão da contabilização da Baixa no patrimônio deve-se selecionar a(s) ocorrência(s) contabilizada(s) e escolher a opção "Desfazer Contabilização" em Processos.